4. Формирование отчётов.

Отчеты применяются для получения различной информации, содержащей бухгалтерские итоги или детальную информацию, отобранную по определенным критериям.

Они делятся на стандартные и регламентированные.

Стандартные отчеты встроены в конфигурацию.

Вывести на экран перечень стандартных отчетов, включенных в типовую конфигурацию, можно командой «Операции» - «Отчеты».

4.1.Виды отчётов и обработок.

Используются для получения итоговой, а также другой сводной или детальной информации.

Различают следующие виды отчётов:

Стандартные отчёты. К ним относятся: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, анализ счёта, карточка счёта, сводные проводки, оборотно-сальдовая ведомость по счёту, обороты счёта (Главная книга), журналы-ордера и ведомости по счетам, журнал-ордер счёта по субконто, анализ счёта по субконто, по датам, анализ субконто, карточка субконто, обороты между субконто, отчёт по проводкам, расширенный анализ субконто, диаграмма.

Таким образом, к стандартным отчётам относятся различные регистры ведения учёта.

Регламентированные отчёты. Это отчёты, предназначенные для передачи различным внешним пользователям, по своему содержанию представляют внешнюю финансовую отчётность. К ним относятся:

-форма № 1 "Баланс"

-форма № 2 "Отчёты о прибылях и убытках"

-форма № 3 "Отчёт об изменении капитала"

-форма № 4 "Отчёт о движении денежных средств"

-форма № 5 "Приложение к балансу"

Специализированные отчёты. Создаются специально для конкретной организации и решают более узкие задачи. Они ориентированны на конкретный раздел учёта и специфическую настройку счетов и аналитики. Создаются при необходимости получить специфические выборки информации или особый вид печатной формы. Несмотря на функциональные различия отчётов их создание, применение и использование в ПК имеют единый механизм.

4.2.Вызов отчётов.

По умолчанию для формирования отчёта необходимо выбрать пункт Отчёты или Обработки в меню Операции главного меню программы. На экран будет выдан список существующих в системе отчётов (обработок). Из списка клавишами или мышью следует выбрать нужное наименование и нажать кнопку ОК. Внешние отчёты в отличие от стандартных отчётов, хранящихся в конфигурации, находятся в особых файлах.

Для вызова внешнего отчёта (обработки) используется пункт Открыть меню Файл главного меню программы.

При обращении к этому пункту вызывается стандартный диалог открытия файлов. В нём следует выбрать требуемый файл. Файлы внешних отчётов (обработок) имеют расширение "ert". Они могут помещаться в каталоге ExtForms, подчинённом каталогу информационной базы, или в любом другом каталоге.

При повторном открытии файл может быть выбран из списка ранее использованных файлов в меню Файл главного меню программы. При выборе файла внешнего отчёта (обработки) его форма открывается также как и для стандартного отчёта. При вызове отчёта на экран будет выдана экранная форма отчёта (обработки), которая, как правило, представляет сбой запрос параметров предстоящего действия (период составления, полнота, глубина детализации и т.д.).

В выданной форме следует установить необходимые параметры, и нажать кнопку Сформировать. Для отказа от формирования отчёта следует нажать клавишу Esc, или закрыть окно запроса стандартным образом.