Лабораторная работа №5 «План счетов»

1. Выберите «План счетов» в пункте «Операции» главного меню программы или кнопку панели инструментов главного меню.

2. Просмотрите основной план счетов, используя общие приёмы работы с табличной частью формы (п.1.5.3.)

3. Установите уровни подчинения (иерархию) плана счетов. Как правило, план счетов имеет двухуровневую структуру, соответствующую схеме «счет –субсчет».

Если режим «Иерархический список» отключен, то в окно просмотра плана счетов будут выведены все имеющиеся счета и подчиненные им субсчета в одном списке.

4. Введите новый счет и к нему новый субсчет. Для этого следует осуществить 1 из 3 действий:

• Нажать соответствующую кнопку на панели инструментов окна плана счетов

• Нажать клавишу Ins

• Выбрать пункт «Новый» меню «Действия» главного меню.

Новый счет или субсчет будет вводиться непосредственно в списке плана счетов. При вводе нового счета программа задает вопрос «Будут ли у счета субсчета?» Если ответить утвердительно, то счет становится группой, что видно по желтому цвету пиктограммы. Такой счет не может использоваться в проводках, где будут фигурировать его субсчета. Если ответить отрицательно, то счет не будет являться группой, его пиктограмма будет окрашена в синий цвет, и он может участвовать в проводках.

При вводе первого же субсчета данного счета в плане счетов будет создана автоматически группа с тем же кодом, а коду самого счета будет добавлен код субсчета «0», например, если в плане счетов был счет 20, не имеющий субсчетов, а затем ввели счет 20.1, то счет 20 будет представлен в виде 20.0 и будет создан счет 20, являющийся группой для счетов 20.0 и 20.1. Такой механизм позволяет сохранять существующие итоги по счету, не имевшему субсчетов, на созданном автоматически субсчете 20.0

Ввод субсчета принципиально не отличается от ввода счета. Если вводится новый субсчет для счета, который не был введен ранее, то в план счетов автоматически добавляется и сам счет.

При изменении настроек учета по субсчетам не могут быть отменены введенные настройки учета счета, а могут быть лишь включены дополнительные настройки, т.е. если по счету включено ведение валютного учета, т о нельзя его отменить у субсчета, а если ведение валютного учета по счету не включено, то его можно включить по счету.

5. Осуществите редактирование настройки аналитического учета, выбрав необходимый вид субконто. Например, для счета 51 "Расчетный счет" установите признак «Только обороты» и введите вид субконто «Направление поступлений и расходов», что позволит остатки средств по счету 51 по данному субконто не разворачивать, а анализировать движение денежных средств по счету 51 в разрезе отдельных поступлений и расходований.

6. Рассмотрите режим отключения какого-либо признака, например, для счета 10 «Материалы». По умолчанию для этого счёта возможны все признаки: учёт по сумме, учёт по валютной сумме, учёт по количеству, но для субконто «Место хранения» может использоваться только количественный учет, а признак "Учет по сумме" может быть отключен.

Для отключения ведения аналитического учета в предлагаемом диалоге выбора вида субконто следует нажать кнопку «Очистить».

При редактировании видов субконто действуют следующие правила:

1). Если для счета задается несколько видов субконто, то они должны указываться слева направо без пропусков.

2). Порядок выбора видов субконто влияет на быстроту обработки информации. Если для счета 10 «Материалы» в колонке «Субконто 1» выбрать вид субконто «Материалы», а в колонке «Субконто 2» выбрать вид субконто «Склады», то получение остатка по конкретному материалу в разрезе складов будут выполняться быстрее, чем при обратном порядке настройки видов субконто.

3) Если у счета задан один и более видов субконто, то у субсчета могут быть лишь добавлены виды субконто справа от уже введенных по счету.

7. Изучите порядок редактирования счета. Для этого проанализируйте какие счета из списка подлежат редакции пользователя, а которые имеют жесткую настройку, произведенную на этом конфигурировании.

Для редактирования счета можно выбрать один из следующих вариантов действий: выбрать пункт «Изменить» меню «Действия», или нажать кнопку панели инструментов «Изменить», нажать клавиши shift+enter.

Если план счетов открыт для просмотра и редактирования, то изменение счета вызывается также нажатием клавиши ENTER или двойным щелчком мыши . При этом в зависимости от конфигурации режима «Редактировать в диалоге» изменение счета будет производиться в отдельном окне или в строке списка счетов. Выявите режим редактирования установленной конфигурации.

Для редактирования счетов используются общие приемы работы в формах (см. п. 1.5.)

При редактировании в отдельном окне для окончания редактирования следует нажать предназначенную для этого кнопку (обычно «ОК») или закрыть окно.

При редактировании в списке для окончания редактирования следует нажать клавишу ENTER или кнопку «Записать» панели инструментов.

Для счетов, созданных в типовой конфигурации, изменяться могут только дополнительные реквизиты, а код счета и настройка учета не подлежат изменениям. В других случаях при изменении кода счета, имеющего субсчета, изменяется соответствующая часть кода счета и его субсчетов, обратный порядок действий невозможен, т.е. не существует возможности переподчинить субсчет другому счету.

Следует помнить, что при изменении настроек счетов системе может потребоваться выполнить полный перерасчет итогов, который можно осуществить в режиме управление бухгалтерскими итогами (кнопка «Полный пересчет итогов»).

8. Проведите копирование счета.

Новый счет или субсчет может быть введен в план счетов путем копирования уже существующего счета или субсчета.

Для этого достаточно поместить курсор на строку со счетом или субсчетом, который подлежит копированию, и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу F9, нажать мышью на кнопку «Копировать» на панели инструментов, выбрать пункт «Копировать» в меню «Действия» главного меню программы.

При копировании данные нового счета автоматически заполняются данными копируемого счета. Далее действия системы совпадают с действиями при вводе нового счёта.

9. Изучите механизм удаления счета.

Счета или субсчета, введенные в план счетов в сеансе работы пользователя могут быть помечены на удаление. Для этого необходимо выполнить одно из следующих действий: поместить курсор мыши на выбранный счет (субсчет) и нажать клавишу DEL, нажать соответствующую кнопку панели инструментов окна плана счетов, выбрать пункт «Пометить на удаление» меню «Действия» главного меню программы. После ответа «Да» на запрос о пометке на удаление счет будет помечен и условный значок в крайней левой графе плана счетов перечеркивается.

Для отмены пометки на удаление счета (субсчета) следует поместить курсор на строку с ранее помеченным счетом (субсчетом) и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу DEL, нажать мышью на клавишу панели инструментов, выбрать пункт «Отменить пометку на удаление» в меню «Действия». После ответа «Да» на запрос об отмене пометки на удаление счет (субсчет будет восстановлен). Это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе плана счетов. Если удаленный счет является субсчетом, а счет - группа ,к которой он принадлежит, также помечен на удаление, то пометка на удаление у группы снимается.

10. Осуществите поиск счета.

Для поиска нужного счета в плане счетов существует два способа: быстрый и произвольный.

Наиболее широкими возможностями обладает произвольный поиск, позволяя осуществить поиск по любым значениям колонок в обоих направлениях. Произвольный поиск выполняется стандартным для всех списков образом (п. 1.3., 1.5.3.)

Для выполнения быстрого поиска необходимо поместить курсор в ту колонку списка счетов, в которой необходимо какое-либо значение, и набрать на клавиатуре искомое значение. В случае обнаружения первого введенного символа он отображается в рамке в нижней части колонки ,а курсор устанавливается в ту ячейку списка, первые символы значения которой совпадают с веденными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу BACKSPASE.

Наиболее целесообразно на практике применять быстрый поиск по коду счета, т.к. он использует свойство сортировки по коду и выполняется практически мгновенно. Поиск по другим колонкам не дает выигрыша по сравнению с произвольным поиском.