4. Организация делопроизводства в ресторанном хозяйстве

Делопроизводство – это деятельность аппарата управления по составлению деловой корреспонденции, ее приему, регистрации, учету, обработке и контролю за ее исполнением.

Наиболее важные вопросы делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях определяются основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, который представляют собой научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации делопроизводства в организациях и на предприятиях.

Положения ЕГСД – это единые правила составления и оформления документов, рациональные принципы документооборота, формы и методы контроля исполнения документов, их хранения, рекомендации по повышению эффективности работы в делопроизводстве, механизация и автоматизация процессов делопроизводства.

Основные направления усовершенствования делопроизводства:

• использование прогрессивных форм и методов работы с документами;

• унификация и стандартизация документов;

• механизация процессов делопроизводства.

Носителем информации в делопроизводстве является документ.

Документ – это материальный объект с информацией, которая закрепляется в установленной форме и используется для реализации процессов управления.

Классификация документов проводится по содержанию, возникновению, предназначению, названию документа, сроком исполнения и другим признакам.

По содержанию документы делятся по административным вопросам, материально-техничных и продовольственных поставок, оперативной деятельности, планирования, бухгалтерского учета, подготовки, воспитания и расстановки кадров и др.

По возникновению документы делятся на служебные и личные.

Служебные документы составляются предприятием или должностным лицом и оформляются в установленном порядке.

Личные документы делятся на те, которые фиксируют факты, события (акты, протоколы, отчеты и др.) для передачи информации на расстояние (листы, телеграммы, телефонограммы и др.).

По месту составления бывают внешние документы и внутренние. По срокам использования и хранения документы делят на две группы – постоянные и изменяющиеся.

По степени оригинальности документы делятся на две группы – оригинальные и копии. Оригинал документа – это первый или единственный его экземпляр. Копия документа точно отражает его содержание.

Административная документация отражает организационные методы управления и делится на служебно-информационную, распорядительную и по личностному составу.

Служебно-информационные документы являются наиболее распространенными носителями информации в системе управления предприятиями ресторанного хозяйства. По содержанию они отражают разные функции управления и имеют одинаковые формы независимо от содержания.

Деловое (служебное) письмо – наиболее распространенный вид документооборота предприятий ресторанного хозяйства. Письмо должно отражать один вопрос, быть лаконичным, изложено понятным языком, в котором не допускается различная трактовка. Текст письма должен составляться с двух частей: в первой части отражают факты, события, явления, которые послужили основой для написания письма, в другой – излагаются выводы, решения и т.д.

Деловые письма подписываются руководителем предприятия или его заместителем, а по финансовым вопросам – главным бухгалтером.

По содержанию и назначению деловые письма делятся на письма-запросы, письма-напоминания, распоряжения, подтверждения и т.д.

Информационные письма имеют разную информацию научно-технического, экономического, оперативного и административного характера.

Служебное письмо должно иметь реквизиты, которые придают документу юридическую силу.

Телеграмма – это контроль сообщения межгородского характера, которая направляется при невозможности передать информацию другим путем.

Телефонограмма – это сообщение, которое передается адресату по телефону при наличии регулярной телефонной связи между адресатом и тем, который дает телеграмму.

Служебная записка – форма оперативной связи должностных лиц при внутреннем документообороте.

Докладная записка – это дело, которое отображает одну из сторон деятельности предприятия.

Акт – это документ, который составляется одним или несколькими лицами, которые подтверждают установленные факты, или явления.

Распорядительные документы оформляются в виде управленческих решений.

Приказ – это правовой акт, который издается руководителем по всем вопросам его компетенции для решения разных задач, которые возникают в деятельности предприятия. Приказы издаются по личностному составу (кадровые) и по общим вопросам.

Распоряжения оформляются по отдельным вопросам деятельности предприятий общественного питания и могут подписываться заместителем руководителя.

Постановления – могут приниматься дирекцией и общественными организациями.

Организация делопроизводства влияет на оперативность, экономичность, надежность работы аппарата управления, организацию и культуру управленческого труда.

При организации делопроизводства специалисты и руководители предприятий освобождаются от выполнения операций, которые им не характерны, при этом повышается эффективность их работы.

Документооборот – это движение документов на предприятиях общественного питания, со времени их получения до выполнения и отправки. Документооборот характеризуется количеством инстанций, которые проходят разные документы в процессе оперативной работы с ними, а также временем, необходимым для прохождения документа.

Для уменьшения количества инстанций и ускорения прохождения документов планируют мероприятия по рационализации документооборота, разрабатывается четкий порядок движения документов в аппарате управления.

В зависимости от объемов роботы и структуры предприятия делопроизводство может быть централизованным. Децентрализованным и смешанным.

При централизованном делопроизводстве приемка, регистрация, контроль за выполнением и отправкой документов, а также формирование дел должны быть сосредоточены у лиц, которые отвечают за проведение делопроизводства.

При децентрализованном ведении делопроизводства выполняется в структурных подразделениях, при смешанном делопроизводстве осуществляется не только канцелярией, а и структурными подразделениями.

На предприятиях ресторанного хозяйства и в организациях делопроизводство ведет канцелярия (секретарь), в функции которой входят приемка, регистрация, распределение и доставка их исполнителям, оформление и отправка документов, контроль сроков их выполнения, формирование дела и сдача их в архив.

Работа секретаря отражается в инструкции по делопроизводству.

При переходе к рыночной экономике делопроизводство должно быть поставлено на высокий уровень, чтобы не было никакой волокиты с решением всех вопросов, которые возникают в оперативной работе предприятий общественного питания.

.

ТЕМА 6

ОСНОВЫ НАУЧНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА

План:

1. Принципы и задачи научной организации управленческого труда.

2. Основные направления научной организации управленческого труда.

3. Культура управления и ее элементы.

1. Принципы и задачи научной организации

управленческого труда

Организация труда является мощным фактором повышения эффективности производства. Организацию труда можно рассматривать применительно к процессу труда или к труду вообще.

Управленческому труду присущи все признаки, характеризующие труд вообще, однако он имеет свои отличительные черты и особенности, обусловленные спецификой процесса управления. Они заключаются в следующем:

1. Непосредственным предметом труда работников управления выступают не матерально-вещественные элементы, а информация о социально-экономических, организационно-технических и других процессах.

2. Управленческий труд в основном является трудом творческим, умственным. Он требует высокой квалификации. Организаторских навыков и способностей.

3. Управленческий труд направлен на организацию и координацию работы коллектива предприятия.

4. Управленческий труд является специфически сложным трудом в силу сложности управленческих функций и степени самостоятельности их выполнения.

Высшей формой организации труда является научная организация труда (НОТ).

Под научной организацией управленческого труда (НОУТ) следует понимать проектирование, внедрение и непрерывное совершенствование всего процесса управления предприятием на базе достижений науки, техники, на основе передового опыта хозяйственного руководства.

НОУТ в аппарате управления предприятий и организаций ресторанного хозяйства направлена на обеспечение эффективного выполнения управленческих функций, взаимодействия с персоналом предприятия, а также между подразделениями аппарата управления.

Труд управленческих работников должен быть организован таким образом, чтобы исключить нерациональные потери рабочего времени в аппарате управления, обеспечить оптимальные условия работникам для их эффективной работы.

Высокая организация труда работников аппарата управления способствует принятию более обоснованных решений и создает предпосылки для эффективной работы предприятий ресторанного хозяйства.

Применительно к отдельным работникам аппарата управления научная организация труда призвана способствовать достижению ими максимальных результатов работы при высоком их качестве, обеспечить согласованность их действий и поддержание оптимальных условий труда.

Аппарат управления в современных условиях должен удовлетворять следующим требованиям:

- он должен быть экономичным, т.е. выполнять возложенные на него функции с минимально возможными затратами труда;

- он должен работать оперативно, т.е. обеспечивать своевременное выполнение возможных на него функций. Очень важно своевременно учитывать меняющуюся хозяйственную обстановку, быстро внедрять научно-технические достижения, своевременно реагировать на изменения ситуации на рынке, чтобы внести изменения в деятельность всех структурных подразделений;

- он должен работать надежно, т.е. обеспечивать правильное отображение фактического состояния работы и принимаемых решений;

- он должен работать оптимально, т.е. находить наилучшие решения экономических, организационных, технических, социальных и других вопросов.

Указанные требования характеризуют эффективность труда работников аппарата управления. Ведь от того, как будет организован труд работников аппарата управления, зависят результаты руководимого им коллектива.

Научная организация управленческого труда в предприятиях ресторанного хозяйства базируется на следующих основных принципах:

1. Принцип специализации труда в аппарате управления, которая обеспечивает четкое определение функций, прав и обязанностей каждого работника с учетом занимаемой должности и сложности выполняемых функций, а также квалификации, образования и индивидуальных способностей.

2. Принцип пропорциональности предусматривает обеспечение оптимального соотношения работников аппарата управления различных специальностей и квалификаций в соответствии с объемом и трудоемкостью управленческих работ.

3. Принцип синхронности – это выполнение управленческих работ в установленной последовательности, в объемах, строгой согласованности деятельности работников по видам, объемам и времени выполнения работ.

4. Принцип ритмичности – означает требования равномерной работы всех звеньев аппарата управления, подчинения их единому ритму, вытекающему из поставленных перед ним задач.

5. Принцип прямоточности – это устранение излишних операций в работе с документами, установлении кратчайших путей прохождения информации и управленческих решений.

6. Принцип непрерывности – это создание условий для бесперебойного выполнения каждой функции, устранения потерь и непроизводительных затрат рабочего времени работников управления.

7. Принцип экономичности – это сведение к минимуму затрат рабочего времени на осуществление данного процесса при минимальных затратах физической и нервной энергии работника и высоком качестве выполнения работ.

8. Гуманизация труда – это создание нормального психологического климата в коллективе предприятия.

Научная организация труда в аппарате управления направлена на решение экономических, социальных и психофизиологических задач.

Экономические задачи – это повышение производительности труда, наиболее эффективное использование материальных и трудовых ресурсов, использование наиболее прогрессивных методов и приемов труда, сокращение потерь рабочего времени в аппарате управления.

Социальные задачи – это всестороннее развитие личности в процессе труда, воспитания сознательного отношения к труду, развитие творческой инициативы, повышения образовательного уровня и деловой квалификации кадров и превращение труда в первую жизненную необходимости.

Психофизиологические задачи – это обеспечение условий для сохранения в процессе труда здоровья. Работоспособности человека, облегчения труда, повышения его содержательности и привлекательности.

Все задачи НОТ тесно связаны между собой. Внедрение НОТ дает наилучший результат только тогда, когда ее применение носит комплексный характер.