3. Организация информационного обеспечения предприятий ресторанного хозяйства в условиях рыночных отношений

Для эффективного управления предприятиями общественного питания в условиях рыночных отношений необходима четкая организация информационного обеспечения: массив информации; потоков информации; процессов и средств сбора, хранения, обновления, переработки и передачи информации, в том числе организацию нормативного хозяйства.

Постоянное увеличение объемов информации приводит к большим затратам времени на ее переработку, а принятие управленческих решений затягивается. Поэтому вся информация группируется по функциям управления в виде информационных потоков.

Организационно оформленная совокупность информационных потоков документов, каналов связи и технических средств управления составляют информационную систему. Она выступает в виде информационного обеспечения процесса управления. Информационные системы делятся на простые и сложные.

Простые информационные системы передают первичную информацию от места ее возникновения к потреблению без переработки. Например, разовые сообщения по телефону, указания руководителя предприятия своим подчиненным и т.д.

Сложные информационные системы предусматривают обработку первичной информации, анализ, сложные расчеты.

Организация массивов информации предусматривает использование унифицированных систем документации. Какой-либо управленческий цикл начинается сбором выходной информации и заканчивается выдачей управленческой информации в виде решений и команд. Поток информации независимо от содержания характеризуется: источником возникновения; направлением, периодичностью или частотой; степенью постоянства; структурой; видом носителя информации.

Организация потоков информации требует: определение источников и потребителей информации, состава информации, разработки документооборота на основе использования унифицированных форм документов, использования комплекса технических средств для организации потоков информации, разработки методов составления, регистрации, утверждения документов.

В основе управления ресторанным хозяйством положены процессы сбора, хранения, обновления, переработки и передачи экономичной информации, которая отображает условия, факторы и результаты организации торгово-производственной деятельности. Организация этих процессов требует разработки технологии обработки и прохождения информации, оснащения технологических процессов необходимыми средствами, подбора кадров для обработки информации.

Комплекс работ по организации движения и переработки экономической информации делится на такие основные процессы: сбор и регистрация первичных данных, копирования и передачи информации; обработка, хранение, обновление, поиск информации для управленческих целей.

Сбор и регистрация первичных данных проводится на предприятии, в цехах и представляет собой данные про объем переработки сырья, выпуска блюд и т.д.

Механизация процессов регистрации первичной информации проводится путем использования кассовых аппаратов, компьютеров, магнитных записей и т.д.

Собранная экономическая информация кодируется и передается от источников возникновения до места обработки в виде буквенно-цифровых знаков, зафиксированных на документе. При механизированной обработке она фиксируется на перфокартах, перфоленте, магнитной ленте. Если для обработки информация используется ЭВМ дистанционного действия, то она может передаваться в виде телеграфных знаков (точка-тире) или разных импульсов. Средствами передачи экономической информации могут быть селекторы, радиотелефоны, телефонная связь, телетайпы.

Так как информация может использоваться многократно и многими потребителями; для надежности ее размножают в необходимом количестве с помощью технических средств. Хранение информации проводится как после ее обработки, так и после регистрации. Долгосрочному хранению подлежит постоянная информация, а краткосрочному – условно-постоянная и переменная.

Хранится информация в документальных архивах, библиотеках, на тех материальных носителях, которые используются при ее передаче. Поэтому, если носитель будет храниться, то он является одновременно памятью информации. Память может быть также долгосрочной и краткосрочной.

Информация, которая сохраняется, используется для справок, отчетов и т.д. В процессе хранения информация может дополняться новыми данными, обновляться.

Операции поиска информации исполняются при обработке по частям, при частичном использовании данных.

Использование информации для управленческих целей заключается в ее разработке решений, которые представляют собой новую информацию.

При переходе к рынку информация является товаром. Возникает такой термин как информационные ресурсы, которые требуют управления. Термин «управление информационными ресурсами» ввел американский специалист Дж.Дайболд. Содержание и цель этого управления – получить все необходимые данные, высокого качества и вовремя при минимальных затратах.

Это возможно только тогда, если руководители будут относиться к информации, как к ценному товару (ресурсу).

К информационному ресурсу предприятий ресторанного хозяйства относится информация о:

• товарных запасах и динамики их изменений;

• поставке товаров, полуфабрикатов, сырья;

• продукции (рецептуре), цене на сырье и полуфабрикаты затраты разных ресурсов на изготовление и продажу;

• динамике продаж продукции и услуг;

• транспортных тарифах;

• бухгалтерская информация;

• маркетинговая информация.

Вся эта информация нужна руководителю для принятия профессионального решения.