2. Виды и источники информации на предприятиях ресторанного хозяйства

Вся информация, которая используется в системе управления делится:

1) по функциям управления – торгово-оперативная, планово-экономическая, бухгалтерская, финансовая, статистическая, кадровая, правовая, нормативная, справочная;

2) по характеру поступления информация делится на систематизированную и несистематизированную. Систематизированная информация поступает в управляющую систему регулярно, для нее четко определены показатели, периодичность и сроки. Несистематизированная информация – поступает при невыполнении запланированных поставок или других нарушений нормального хода торгово-производственного процесса на предприятии. Это листы, запросы и др.;

3) по отношению к системе управления информация может быть внешняя и внутренняя. Внешняя информация (входная и выходная) поступает на предприятие от более высоких органов управления в форме указов, приказов, писем, заданий и т.д. Внутренняя информация формируется на самом предприятии и передается в управленческую систему для обработки и принятия решений;

4) по содержанию и источникам поступления делят информацию на экономическую, социальную, научно-техническую. Экономическая информация включает данные экономического характера, финансового учета, изучения спроса. В зависимости от функций она делится на нормативную, учетную, статистическую, оперативную, справочную.

Нормативная информация является основой для формирования множества других видов информации, она включает показатели цен, наценок, торговых скидок, норм выхода полуфабрикатов, блюд и т.п.

Учетно-статистическая информация фиксирует фактические результаты процессов производства, обслуживания, поставок и другие условия, в которых они проходят. На ее основе разрабатываются плановые и оперативные решения, исполняются функции контроля.

Оперативная информация или информация оперативного управления отражает решения, которые принимаются для действия на объект управления на всех уровнях и на всех участках управлениях. Она включает приказы, письма, докладные записки, справки и т.д.

Справочная информация выполняется в виде прейскурантов, каталогов, справочников и т.д.

Социальная информация представляет собой совокупность социологических, социально-психологических и педагогических данных про трудовой коллектив. Эта информация кадровая, данные социологических исследований.

Научно-техническая информация в ресторанном хозяйстве – это данные про научные и технические достижения и разработки, а также правила эксплуатации оборудования, которые отображаются в документации;

5) по стабильности два вида информации: условно-постоянная и предметная. К условно-постоянной относят информацию, которая не изменяется длительное время и много раз используется в процессе обработки. Это нормативные и справочные данные, все виды объективной информации, статистические данные и др. Эта информация является основой в процессе управления предприятием общественного питания. Она определяет управленческой системе, как работает предприятие и какие меры необходимо принимать в разных ситуациях.

Переменная информация является оперативной и отражает данные, полученные в процессе функционирования управляемого объекта. Она формируется на основе данных первичного учета и отображает динамику торгово-производственного процесса;

6) по стадиям возникновения информация делится на первичную и вторичную. Первичная возникает на рабочем месте (накладные про поступление товаров, денежную выручку и т.д.).

Вторичная - это обработанная первичная информация в виде статистических, бухгалтерских отчетов, результаты анализа деятельности предприятия и т.п.;

7) по способу доставки делится на телефонную, телеграфную, почтовую, курьерскую.

Экономическая информация делится на достаточную, недостаточную и избыточную.

Недостаточная информация не имеет данных, необходимых для принятия решений, а избыточная – имеет такие данные, которые не нужны для управляющей системы. Необходимо знать, что недостаток или избыточная информация снижают эффективность управления.

При выявлении ценности информации необходимо понимать ее относительный характер, то есть, что одни и те же данные могут иметь неодинаковую ценность при использовании в различных системах. Функционирование такой динамичной системы, где ресторанное хозяйство напрямую связано с процессами сбора, переработки, хранения и передачи информации. Поэтому одним из источников повышения эффективности управления является оптимизация информационных процессов.

Необходимо выделить, что недостаток информационной базы, отсутствие унификации документов, ручная обработка документов. Их высокая трудоемкость, несвоевременное получение данных не дают возможности использования объективных данных для управления. Задача заключается в том, что учет и обработка данных осуществлялась на основе единых первичных источников – документов, которые отвечают требованиям всех направлений, по которым используется полученная информация.

Несоответствие между нарастающими объемами экономической информации и почти стабильной продуктивностью труда экономистов, бухгалтеров, оперативных и других работников, связанных с процессами производства и реализации продукции можно ликвидировать только путем механизации и автоматизации обработки информации.