8 Документация и инвентаризация.

8.1-3 Бухгалтерские документы и их классификация.

1. Документация – элемент метода бухгалтерского учёта. Все хозяйственные операции, совершаемые в организации, формируются документами, которые, в свою очередь, являются основным источником первичной экономической информации.

Документ бухгалтерского учёта представляет собой надлежащим образом оформленную деловую бумагу, в которой письменно зафиксированы признаки и показатели одной или нескольких хозяйственных операций для отражения их в бухгалтерском учёте. Без надлежащего оформления документов записи не могут производиться в бухгалтерские книги, журналы и счета.

Первичные документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции. Если это не представляется возможным, то документирование следует производить сразу по окончанию хозяйственной операции, причём выписка первичных бухгалтерских документов должна осуществляться на русском языке (если необходимо составить документ на иностранном языке, то обязательно должен быть построчный перевод на русский).

В современном бухгалтерском учёте документы могут составляться как на бумажных носителях, так и на машинных.

3. Для того чтобы правильно обработать все поступающие документы, их необходимо классифицировать:

1) По назначению:

А) Распорядительные (например, банковский чек);

Б) Исполнительные (например, приходной кассовый ордер);

В) Бухгалтерского оформления (например, калькуляционный лист);

Г) Комбинированные (например, авансовый отчёт).

2) По объёму информации:

А) Первичные (например, счёт на проживание в гостинице);

Б) Сводные (например, реестр платёжных поручений).

3) По месту составления:

А) Внешние (например, счёт-фактура поставщика);

Б) Внутренние (например, акт на списание основных средств).

4) По количеству отражаемых операций:

А) Разовые (например, требования на выдачу материалов со склада);

Б) Накопительные (например, ведомость на выдачу продуктов на производство).

5) По содержанию:

А) По учёту материалов (например, приходный ордер склада);

Б) По учёту основных средств (например, акт ввода в эксплуатацию основных средств);

В) По учёту денежных средств (например, расходный кассовый ордер);

Г) По учёту заработной платы (например, табель учёта рабочего времени);

Д) По учёту расчётов (например, платёжное поручение).

2. Реквизиты документов и документооборот.

Документы являются основным источником первичной информации обо всех хозяйственных операциях, происходящих в организации. Именно поэтому документы должны содержать все необходимые сведения, характеризующие хозяйственные операции. Такие данные и называются реквизитами.

Состав и количество реквизитов зависит от характера учитываемого объекта. Тем не менее, ряд реквизитов является обязательным для всех реквизитов. К обязательным реквизитам относятся:

1) Наименование документа;

2) Наименование организации;

3) Дата составления документа;

4) Подписи ответственных лиц, составивших документ;

5) Краткое содержание хозяйственной операции.

Отсутствие какого-либо из обязательных реквизитов лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учёта, а также такие документы не могут быть представлены в арбитражные суды при рассмотрении спорных хозяйственных операций.

4. Документы, которые поступают в бухгалтерскую службу, проверяются и обрабатываются. Проверка может быть формальной, арифметической и по существу:

- При формальной проверке проверяют правильность заполнения документа и наличие обязательных реквизитов.

- При арифметической проверке устанавливают правильность произведенных расчётов;

- При проверке по существу определяют законность проведённой хозяйственной операции.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются обработке, которая состоит из следующих этапов: * Таксировка — это определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документе. * Группировка — это объединение документов по однородным признакам и за определенный период. Ее целью является подготовка сводных данных за какой либо период. * Контировка (проставление корреспонденции счетов) — это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

5. В процессе прохождения документов по инстанциям они прежде всего используются для оперативной работы. Путь движения документа от момента его создания и до сдачи его в архив организации называется документооборотом. В нём указываются маршрут документа, сроки составления, ответственные лица и другие аналогичные данные. График документооборота составляется ежегодно и является приложением к приказу об учётной политике. График содержит следующие сведения:

1) Наименование документа;

2) Количество экземпляров;

3) Отдел, ответственный за выписку;

4) Лицо, ответственное за оформление;

5) Срок исполнения документа;

6) Ответственный за проверку;

7) Срок предоставления документа;

8) Ответственный за сдачу в архив;

9) Срок сдачи в архив.

В архиве документы текущего порядка хранятся не менее 5 лет, и после этого, если была проведена налоговая проверка, уничтожаются в соответствии с действующим законодательством. Документы длительного пользования (например, лицевые счета сотрудников) хранятся в организации 75 лет, а годовые балансы, сметы, приказы по личному составу имеют срок постоянного хранения и по истечению определённого периода сдаются в государственный архив.