Тема 3. Нормы официально-делового стиля (как правильно оформлять документы)

Основная функция делового стиля заключается в том, что он придает изложению характер документа и, тем самым, переводит отраженные в этом документе человеческие отношения в ряд официально-деловых. Как видите, основное отличие этого стиля состоит в том, что чаще всего он функционирует именно в письменной речи, в виде документа.

В официально-деловом стиле можно выделить две разновидности:

1) официально-документальный подстиль включает язык дипломатии и язык законов. Его основной жанр – это выступления на приемах, доклады, законы, международные договоры, официальные сообщения;

2) обиходно-деловой (административно-канцелярский) подстиль включает служебную переписку и деловые бумаги (заявление, справка, приказ, акт и др.)

Общий отличительный признак официально-делового стиля – сдержанная, строгая, официальная окраска. Здесь широко используются стандартные языковые средства и выражения. К тому же стандартными в официально-деловом стиле являются не только языковые средства, элементы формы, а весь документ или письмо в целом, то есть часто определенному виду документа соответствует только одна верная форма.

Язык деловой документации характеризуется целым рядом предложений и словосочетаний, свойственных только для официально-делового стиля. Они называются клишированными, или клише. Что это такое?

Все документы обиходно-делового подстиля можно разделить на несколько групп.

Личные документы: заявление, доверенность, автобиография, жалоба, резюме.

Административно-организационные документы: положение, правило, инструкция; контракт; договор.

Распорядительные документы: постановление, распоряжение, приказ.

Информационно-справочные: справка, докладная.

Отдельно выделяются деловые письма.

Давайте рассмотрим особенности каждого вида деловой документации.

Распорядительные документы

Постановление – правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по основным вопросам, а именно: по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и др.

Информационно-справочные документы

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки обычно делят на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. п.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части: констатирующая, где излагаются факты или описывается ситуация, и вторая – где излагаются предложения, просьбы.

Деловое письмо является документом, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.