60. Системы документации.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе­ры деятельности, единых требований к их оформлению.

До настоящего времени в документоведении не существует непроти­воречивой научной классификации систем документации, видов и раз­новидностей документов.

При необходимости используется эмпирически сложившееся разделе­ние документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разде­ления всех документов на официальные и документы личного происхож­дения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, науч­ные, технические (конструкторские), технологические, произ­водственные и др.

Управленческие документы составляют ядро учрежденческой доку­ментации.

Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации.

Управленческие документы и составляют собственно объект делоп­роизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из ко­торых являются следующие системы документации:

организационно-правовая документация;

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечению;

договорная документация;

документация по документационному и информационному обеспечению

деятельности учреждения;

которые отражают основную деятельность учреждения, организации

или предприятия, например на производственном предприятии - это

производственная документация, в лечебном учреждении - система ме­дицинской документации.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают докумен­тирование той или иной управленческой функции или вида деятель­ности.

61. Функции документа

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ — это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве.[7] Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.