58. История развития систем делопроизводства.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полу­ченные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов.

В Древнерусском государстве в период (XI-XY вв.) шло накопление традиций в сфере документирования,формировался круг профессиональ­ных специалистов в области создания и обработки документов, стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в доку­ментах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наибо­лее распространенных документов.

Однако несмотря на постоянное расширение практики документиро­вания управленческих действий и юридических актов, говорить о де­лопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преж­девременно.

Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защи­ты от несанкционированного доступа и подделки.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XY в.

Период 15-17 вв. именуют Приказным делопроизводством. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи и,соответственно, докумен­тооборот. Отдельные функции государственного управления по приказу великого князя передавались в введение опредеделенных лиц и созда­вались постоянный присутсвенные места-ПРИКАЗЫ(избы). Их деятель­ностью руководило высшее правительственное учреждение Баярская ду­ма.(разрядный,поместный,посольский,тайных дел,разбойный,пушкарский холопий,казанский,большой казны сибирский и др)

Однако государство, не создавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреж­дений и их делопроизводство. Только с середины XYII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появля­ются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

В результате петровских реформ вместо упраздненных приказв было создано 12 коллегий:Иностранных дел,Военная,Адмиралтейская,Коммерц­коллегия,Юстиц-коллегия и др.Законодательной основой реформы стал Генеральный регламент,предусматривающий единую систему делоприз­водства,получившую название "коллежской"(от коллегий).

59. Документооборот учреждения.

Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момен­та их создания или поступления и до завершения исполнения или отп­равки.

В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам; например, регистрируемые и не­регистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние доку­менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих ор­ганизаций, или документы, направляемые в или поступающие из подве­домственных организаций, и т.д.

Под документопотоком понимается совокупность документов, выпол­няющих определенное целевое назначение в процессе документооборо­та.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объ­емом документооборота понимается количество документов, поступив­ших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года.

Объем документооборота - важный показатель,используемый в ка­честве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штат­ного состава и других вопросов.

Одна из важнейших функций организации работы с документами - функция учета документов.

Учет документов обеспечивается их регистрацией - записью учет­ных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использова­ние в деятельности учреждения.

Система хранения документов - это совокупность средств, спосо­бов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Для системы хранения документов наиболее значимыми являются по­нятия "номенклатура дел" и "дело".

Под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, распо­ложенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения.

Под делом понимается совокупность документов по отдельному воп­росу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.