9.2 Организация личной работы руководителя

Использование рабочего времени. Проблема недостатка времени — одна из самых важных в деятельности менеджера. Работу по улучшению использования времени менеджера рекомендуется проводить в трех аспектах: изучение трудовых навыков, оценка рациональности использования времени, составление плана использования времени и выполнение его.

Изучение трудовых навыков. Чтобы получить ясную картину о трудовых навыках, надо вести учет использования времени. Прежде чем рассматривать рекомендации по организации рабочего времени, следует учесть основные виды его непроизводительного расходования. Они делятся:

• на присущие нам — недостаток опыта, уровня образования или квалификации, неорганизованность, нерациональный распорядок дня;

• не зависящие от нас — избыток совещаний, на которые мы приглашены, вызовы к руководству и ожидание приема; ненужная отчетность; исполнение несвойственных функций.

У управленцев среднего звена исполнение несвойственных функций составляет от 20 до 40 % рабочего времени. Совещания отнимают в среднем от 25 до 35 % времени. Значительно дезорганизуют работу непредвиденные дела: чем менее организован работник, тем больше у него непредвиденных дел.

В качестве первых шагов к повышению организованности полезно провести фотографию своего рабочего дня — записывать выполняемые дела с указанием затраченного на них времени. Накопив данные за неделю, можно будет знать структуру затрат времени и соотношение «затраты — результаты». Сравнение таких самофотографий, сделанных через некоторые промежутки времени, покажет рост эффективности использования времени.

Оценка рациональности использования времени. Когда собраны фактические данные об использовании рабочего времени, можно выделить различные виды работ (характерные для данной должности) и определить их удельный вес к общим затратам, например, сколько времени тратится:

- на получение необходимой информации;

- распределение заданий и передачу полномочий по контролю их выполнения;

- советы и помощь подчиненным;

- подготовку докладов (официальных и неофициальных) руководству;

- разрешение проблем, возникающих у подчиненных;

- прочие вопросы, не поддающиеся классификации.

Резервирование времени. При составлении плана дня следует придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60 % рабочего времени менеджера и приблизительно 40 % времени должно быть оставлено в качестве резервного для неожиданных дел. Таким образом, при 8-часовом рабочем дне запланированное время должно составлять примерно пять часов. Если выполнение всего списка заданий требует более 60 % рабочего времени, то следует довести список до указанных параметров, устанавливая приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное на них время. Остаток неперепорученных дел следует либо перенести на следующий день, либо вычеркнуть, либо завершить за счет сверхурочной работы.

Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.

Целью является сокращение времени, отведенного для выполнения заданий, до пяти-шести часов. Необходимо предпринять следующие шаги:

1. Выявление существенных и несущественных задач (дел) по временному принципу Парето (соотношение 80:20). Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию менеджера означает, что в процессе работы за первые 20 % расходуемого времени (затрат) достигается 80 % результатов (выпуска). Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % от общего результата. Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела, а нужно приступать к вопросам сообразно с их значением и важностью. Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей в итоговом результате и затем распреде­лить по категориям А, В и С (метод АВС).

2. Установление однозначных приоритетов для существенных задач (дел) с помощью метода анализа АВС и уточнение в соответствии с ними задач дня. Метод АВС основывается на трех закономерностях, подтвержденных опытом:

- важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15 % от всего количества задач и дел, которыми занят менеджер. Собственная значимость этих задач (в смысле достижения цели) составляет 65 %;

- важные задачи (категория В) составляют 20 % от всего объема задач, и их значимость составляет 20 %;

- менее важные, т. е. несрочные дела (категория С) составляют, напротив, 65 % от общего числа задач, и на их долю приходится 15 % значимости в достижении целей фирмы.

Согласно выводам метода анализа АВС, рекомендуется за самые важные дела (группы А) браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта выполнения задач. На следующие по значимости задачи (группы В) приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач (группы С) в целом дает небольшой итог.

3. Проверка скалькулированной потребности во времени и сокращение времени на выполнение всех дел (заданий) до необходимой величины.

4. Рассмотрение каждой задачи с точки зрения возможности ее перепоручения (делегирования)и рационализации.

Контроль и перенос несделанных дел. На практике не все задачи удается выполнить, не все телефонные разговоры могут состояться. Поэтому их приходится переносить на следующий день.

Если одно и то же дело переносится многократно, то оно становится для менеджера обузой, и тогда существуют две возможности:

- решительно взяться за него и довести до конца;

- отказаться от решения данного вопроса, так как в ряде случаев проблема разрешается сама собой.

Недельный план работы должен содержать ряд требований:

- обеспечение эффективного взаимодействия менеджера с персоналом данной и внешних организаций;

- достаточная конкретность, но без лишней детализации;

- сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности;

- достаточная гибкость, допускающая в необходимых случаях перестройку в зависимости от конкретных условий;

- обеспечение личного рабочего времени менеджера.

В реальной обстановке возникают ситуации, приводящие к тем или иным отклонениям от планового графика. Требование гибкости как раз и означает возможность его перестройки в зависимости от конкретных условий.

Контрольные вопросы

1. Что означает понятие «самоменеджмент»?

2. Каковы главные направления рационализации использования рабочего времени руководителя?

3. В чем состоит проблема соответствия прав и ответственности, каковы пути ее решения?

4. Как составлять планы работы?

5. Как оценить эффективность самоменеджмента?