3.3. Приоритетность целей.

В результате значительного превышения объёма функций, возложенных на руководителей, над их возможностями реализовать эти функции, менеджерам приходится принимать решение о первоочерёдности дел и задач. В этом случае принятие решения означает определить приоритетность.

Определение приоритетности – означает принятие решения о том, каким из задач необходимо присвоить первоочередное, а каким второстепенное значение.

Определение приоритетности задач даёт возможность менеджеру:

• работать только над реально важными и необходимыми заданиями;

• концентрировать внимание на выполнении только одного задания;

• исключить дела, которые могут выполнить другие;

• перед окончанием планового периода завершить решение важнейших вопросов;

• не оставлять без исполнения посильные вопросы.

Итак, определение приоритетности способствует соблюдению запланированных сроков, мотивации руководителя и его подчинённых, уменьшению вероятности появления конфликтов и стрессовых ситуаций.

Выбор приоритетных дел может осуществляться с помощью:

• принципа Паретто;

• метода АБВ-анализа;

• метода Эйзенхауэра.

Принцип Паретто в общем виде состоит в том, что в пределах определённого множества отдельные малые части имеют большее значение, чем соответствие их удельного веса в этом множестве (соотношение 80:20).

Этот принцип нашёл множество подтверждений на практике, в частности, в хозяйственной деятельности предприятий. Так, по данным инвентаризации, 20% запасов сырья или товаров составляют 80% его стоимости; 20% посетителей в ресторане обеспечивают 80% выручки; 20% ошибок, предопределяют 80% потерь.

Принцип Паретто применяется и в управлении.

Этот принцип в рабочей ситуации менеджера означает, что 20% затрат труда на действительно важные проблемы обеспечивают 80% результата. На оставшиеся 80% затрат труда на второстепенные вопросы приходится только 20% результата. Таким образом, принцип Паретто указывает менеджерам на неодинаковую важность решаемых задач, нацеливает на первоочередное выполнение важных проблем.

Метод АБВ-анализа основывается на следующих закономерностях:

• важнейшие задания (категория А) составляют приблизительно 15% всего количества заданий, которые выполняет менеджер. Значимость же этих дел с позиции вклада в достижение цели составляет приблизительно 65%;

• на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего количества, а также 20% значимости задач и дел менеджера.

• менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего количества задач, но всего 15% значимости всех дел, которые должен выполнять менеджер.

Одной из самых сложных частей АБВ-анализа является процедура выбора приоритетов, то есть ранжирование задач по категориям. В такой ситуации многое зависит от профессионального уровня руководителя, его опыта, а также личных качеств, ситуации и т.п. Поэтому всегда есть угроза неверного определения приоритетов, когда, к примеру, реально важная задача будет отнесена к категории В, что, в свою очередь, не даст возможности решить её должным образом.

Для выбора задач категории А рекомендуется ответить на следующие вопросы-критерии:

• благодаря выполнению каких задач я наиболее приближусь к реализации моих главных целей (года, месяца, недели, дня)?

• могу ли я благодаря выполнению одного задания решить сразу несколько других?

• решением каких задач я могу сделать максимальный вклад для достижения целей предприятия, подразделения, группы?

• решение каких задач принесёт мне максимальную пользу, материальное вознаграждение?

• невыполнение каких задач может иметь негативные последствия?

Положительный ответ на один из этих вопросов-критериев позволяет отнести задачу к категории А.

Метод Эйзенхауэра.

В отличие от АБВ-анализа, который основывается на выборе приоритетных дел в зависимости от их важности, президент США Д. Эйзенхауэр распределял задачи по двум критериям: важность и срочность. В зависимости от срочности и важности задач существует четыре возможности их оценки и выполнения:

1. срочные и важные дела. Эти задачи требуют немедленного выполнения лично руководителем;

2. срочные, но менее важные дела. В такой ситуации необходимо остерегаться того, что под влиянием срочности дел руководитель полностью приступает к их выполнению, отложив все остальные, возможно более важные задачи. Так как здесь идёт речь о менее важных делах, их следует делегировать подчинённым;

3. менее срочные, но важные задачи. Несмотря на важность, такие дела не требуют немедленного выполнения. Однако ситуацию следует держать под контролем, так как в случае промедления задача может стать срочной и потребует немедленного выполнения руководителем. Поэтому выполнение таких задач рекомендуется полностью либо частично поручать другим;

4. менее срочные и менее важные дела. Эйзенхауэр считал, что такие задания только засоряют стол и поэтому, их следует выбрасывать в корзину. От несущественных и несрочных задач лучше избавиться, их не должны выполнять даже подчинённые.

Применение принципа Эйзенхауэра имеет следующие преимущества для руководителя, который:

• начинает работу с наиболее важных дел и концентрирует своё внимание только на них;

• разгружает себя для действительно важных функций руководителя и мотивирует работу своих подчинённых, делегируя им часть своих задач;

• повышает требовательность к своим подчинённым, имеет возможность заинтересовывать тех, кто имеет соответствующие способности.