3.2. Особенности планирования личной работы менеджера.

Как известно, любая деятельность должна иметь цель и реализовываться согласно ранее составленного плана. Это правило можно применить и к работе менеджера. Поэтому, процесс планирования труда руководителя необходимо начинать с выбора менеджером личных целей.

Цель – это то к чему стремятся, ориентир, который намечено достигнуть. Она определяет конечный результат. Необходимо осознавать, что здесь подразумевается не то, что мы делаем, а то, ради чего мы это делаем.

Цели менеджера должны отвечать следующим требованиям:

1. Цели должны быть достижимыми. Цели не должны быть слишком лёгкими для достижения, но они также не могут быть нереалистичными, такими, которые выходят за границы возможностей менеджера.

2. Конкретные и измеримые цели.

3. Цели должны иметь конкретный бюджет времени. Цели должны быть достигнуты строго в определённые сроки. Нарушение этих сроков может рассматриваться как невыполнение поставленных целей.

4. Противоречивость целей. ( Цели должны быть согласованы между собой).

Процесс формирования личных целей менеджера предполагает три этапа:

• Определение целей. В первую очередь, руководитель обязан определиться, чего он желает добиться в личном и профессиональном плане.

• Анализ возможностей достижения поставленных целей. На этом этапе необходимо проанализировать свои сильные и слабые стороны, которые могут облегчить или усложнить достижение целей, а также соответствие между целями и имеющимися ресурсами.

• Уточнение и конкретное формулирование целей. Для дальнейшего планирования необходимо оставить те цели, которые реально могут быть достигнуты. Они должны быть также чётко сформулированы, и иметь временную характеристику.

Процесс разработки плана личной работы менеджера предлагается осуществлять по схеме, приведённой на рис. 3.1.

1 этап: составление перечня работ, к-е необходимо выполнить в плановом периоде.

2 этап: Определение затрат времени на выполнение отдельных работ

3 этап: Определение резерва времени

4 этап: Определение фонда рабочего времени планового периода.

5 этап: Контроль: если времени недостаточно, необходимо пересмотреть перечень работ.

6 этап: Составление плана

7 этап: Внести изменения во время реализации

Рис. 3.1. – Схема процесса планирования личной работы менеджера.

На первом этапе менеджер составляет перечень дел, которые необходимо выполнить в течение планового периода. Например, в перечне могут быть обозначены такие вопросы: проведение совещаний, приёмов, работа с документами, поездки, контроль, телефонные переговоры и т.д. На этой стадии достаточно приблизительного ранжирования задач, то есть разделению их по степени важности или срочности.

Второй этап: после составления перечня работ на плановый период необходимо определить затраты времени, необходимого для выполнения каждого вида работ.

Третий этап: поскольку заранее невозможно предвидеть какие задания необходимо будет выполнить на протяжении планового периода, следует зарезервировать время для непредвиденных дел.

Рабочее время руководителя можно разделить на три части, следующим образом:

• запланированные встречи – 60%. Исходя, из 8-часового рабочего дня, запланированная активность не должна превышать 5-6 часов;

• резерв времени на непредвиденные работы – 20%;

• резерв времени на творческую деятельность руководителя – 20%.

Итак, соотношение между плановым временем и резервом должно составлять 60:40.

Четвёртый этап: необходимо определить фонд рабочего времени планового периода.

Пятый этап: прежде чем окончательно составить план личной работы, необходимо произвести контроль сопоставлением рассчитанных на втором этапе затрат времени на выполнение плановых работ с фондом рабочего времени. Если наблюдается превышение необходимых затрат времени над фондом планового периода, нужно пересмотреть перечень плановых работ. Менеджер должен проранжировать плановые работы с точки зрения их важности и безотлагательности и отделить второстепенные действия.

Шестой этап: менеджер составляет план личной работы к исполнению. Для удобства такие планы рекомендуется разрабатывать с помощью ежедневников, в которых отражаются задачи, необходимые действия, номера телефонов, адреса и другая информация.

Планирование рабочего времени менеджера должно реализовываться с учётом рациональной поочерёдности проблем, которые необходимо решить. Вначале следует планировать дела:

• с фиксированным термином исполнения;

• те, которые требует значительных затрат времени;

• неприятные дела, которые откладывать на потом нежелательно.

Дальше планируется рутинная работа и выполнение ежедневных обязанностей. Третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам (например, чтению текущей корреспонденции, обходу рабочих мест).

Планирование любой деятельности может быть:

• долгосрочным (3-5 лет и более). Распределяется время для достижения весомых жизненных целей: получение образование, карьера.

• среднесрочным (1-3 года). Фиксируется распределение времени на решение более конкретных задач, в первую очередь, производственного характера.

• оперативным (3 месяца, 1 месяц, декада, неделя, план «на сегодня», «на завтра»).

Возможно применение другой классификации планирования:

• текущее (до года);

• перспективное (свыше года);

• личное.

Личное планирование руководителя состоит из учёта и анализа затрат времени, а также составления личных планов работы на день, неделю, месяц.