- •Организация труда менеджера.
- •Тема 1. Управленческий труд, как составляющая управленческой деятельности.
- •Тема 1.2. Управленческие роли менеджера.
- •Официальные полномочия и статус менеджера
- •Тема 2. Понятие, принципы и направления научной организации труда.
- •2.2. Основные принципы научной организации труда.
- •2.3. Направления научной организации труда.
- •Тема 3. Планирование личной работы менеджера.
- •3.2. Особенности планирования личной работы менеджера.
- •Конкретные и измеримые цели.
- •3.3. Приоритетность целей.
- •3.4. Делегирование полномочий.
- •Управленческая ответственность (не делегируется)
- •3.5. Телекомпьютинг.
- •Тема 4. Нормирование управленческого труда, учёт и анализ рабочего времени менеджера.
- •4.2. Учёт и анализ рабочего времени менеджера.
- •1. Коэффициент использования рабочего дня (Ки.Р.Д.):
- •2. Коэффициент потерь рабочего времени по вине работника (Кп.Р.В.):
- •3. Коэффициент потерь рабочего времени, которые не зависят от работника (Кп.Р.В.):
- •4. Коэффициент возможного повышения продуктивности труда в результате устранения потерь времени Кп.П.Т.:
- •Тема 5. Деловые контакты в деятельности менеджера.
- •5.1. Подготовка и проведение совещаний.
- •Подготовка.
- •Начало совещания.
- •Правила выступлений.
- •Подведение итогов совещания.
- •5.2 Подготовка и проведение переговоров.
- •Что следует выяснить до начала переговоров.
- •Приёмы, повышающие эффективность делового общения.
- •5.4. Телефон как средство рационализации.
- •Методы эффективной организации телефонных переговоров.
- •6. Документирование деятельности предприятия.
- •6.2. Организационные документы.
4.2. Учёт и анализ рабочего времени менеджера.
Нехватка времени не позволяет менеджеру успешно справляться со своими обязанностями, приводит к перегруженности в процессе работы. Выражение «у нас нет времени», которое часто повторяют многие руководители, является ярким примером недостаточного умения управлять своим рабочим временем и недостаточно эффективной организации труда. Исследования показали, что в связи с неумением правильно распределять время, полезная занятость менеджеров не превышает 70-80%.
Для усовершенствования организации управленческого труда необходимо проводить анализ затрат рабочего времени с помощью (выбор метода зависит от задач и их масштабности):
-
сравнения фактических затрат времени по каждому виду работ с нормативами (однако на многие виды управленческих работ нормативы отсутствуют, поэтому целесообразно применять другие методы);
-
метода сравнения фактических затрат времени данного менеджера со средними затратами времени других менеджеров того же уровня;
-
хронометража – наблюдение и измерение затрат рабочего времени на совершение отдельных элементов операции, которые повторяются, либо операции в целом, для анализа приёмов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм. Психологически хронометраж неприятен для работника, но играет очень важную роль в деле научной организации труда, в частности, управленческого.
При подготовке к хронометражу операцию, которую исследуют, разделяют на элементы – комплексы приёмов, действий, движений и устанавливают их пределы, которые обозначаются фиксированными точками – резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Наблюдения фиксируются на специальном наблюдательном листе. Затем данные обрабатываются, исключаются дефектные измерения, и устанавливается средняя продолжительность каждого элемента операции.
Непосредственным объектом хронометража выступает оперативное или подготовительно-заключительное время на машинно-ручных работах. В результате можно сделать расчёт средней продолжительности той или иной операции (Тср.оп.) по формуле:
Продолжительность всех операций
Тср.оп =
Количество операций
Знание средней продолжительности операции, её отдельных элементов помогает усовершенствовать их структуру, оптимизировать затраты времени.
-
метода упрощённых наблюдений (предполагает применение обычных часов);
-
фотографии рабочего времени (ФРВ) применяется для установления структуры его затрат в течение рабочего дня менеджера (используется, если отклонения затрат времени от средней величины превышают 10% и необходимо выяснить причину этого явления).
Если при хронометраже объектом изучения выступают элементы оперативного времени на конкретный вид работ, то ФРВ фиксирует затраты времени на все виды работ и перерывы, которые наблюдались на протяжении определённого периода.
ФРВ (индивидуальная и групповая; цельная и выборочная) целесообразна при обследовании большой группы исполнителей, которые выполняют идентичные работы, с учётом всей группы или большей части, как правило, на протяжении 10-15 дней по 5 дней в каждой декаде месяца в периоды с наиболее типичным составом работ.
Основными документами при этом являются: карта фотографий, которая содержит название подразделения, дату, сведения о тех, за кем наблюдают, характеристики рабочего места и оборудования; лист наблюдений, который отображает время начала и окончания отдельных операций, их продолжительность, результаты, примечания, которые презентуют работнику.
В результате этой работы составляются две таблицы, в одной из которых отображаются затраты времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй – потери времени, причины, период, когда они имели место. На основе этих данных проводится анализ, в пределах которого определяется величина и удельный вес полезных затрат; потери времени, которые зависят и не зависят от исполнителей; количество времени необходимое для выполнения определённых операций (творческих, логических, вспомогательных).
Разновидности фотографий:
-
метод моментальных наблюдений: фиксируются не затраты времени, а данные о том, чем работник занимался в определённые случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, который двигается по определённому маршруту, или за несколькими объектами, размещёнными далеко друг от друга). Метод моментальных наблюдений обеспечивает высокую точность результатов при относительно небольших затратах времени и средств, но его использование требует высокой квалификации, поэтому чаще всего он применяется руководителем в порядке контроля во время обхода рабочих мест подчинённых.
-
самофотография (основой которой выступает карта самофотографии). Карта самофотографии содержит следующие сведения: ФИО, должность, стаж работы по специальности, в частности, на данном предприятии, перечень элементов затрат рабочего времени, затраты времени по дням недели (две графы – количество наблюдений в день и суммарные затраты), анкету с пожеланиями.
Затраты рабочего времени, полученные в результате самофотографии, подсчитываются по отдельным видам (элементам) работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых определяются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств.
Выделив категории «работы» и «препятствий» в результате фотографии рабочего времени, следует выяснить, сколько времени израсходовано на каждую работу и каждое препятствие.
При распределении рабочего времени менеджеру необходимо определить временные периоды препятствий. Посредством самофотографии в течение нескольких типичных рабочих дней можно получить представление о том, где расположены наименее и наиболее подверженные препятствиям временные зоны. Исходя из этого, напряженную работу, связанную с решением важнейших задач, целесообразно планировать на периоды времени, наименее подверженные каким-либо препятствиям. Следует учитывать, что необходимо планировать не работы, а цели, потому что каждая из них может потребовать выполнения множества работ.
По данным самофотографий рабочего времени менеджеров, их рабочий день можно разделить на четыре основных части:
-
Обсуждение проблем и принятие решений в непосредственном контакте с сотрудниками (40% времени).
-
Принятие решений в результате обсуждения производственных проблем по телефону и на совещаниях (20% времени).
-
Решение вопросов с представителями других организаций (20% времени).
-
Самостоятельное принятие решений и анализ ситуаций в процессе работы с документацией, другими источниками информации (20% времени).
Самофотография экономичная, но не даёт точных результатов и связана с трудностями по обработке материала.
Формой самофотографии является ежедневник, дневник рабочего времени руководителя или специалиста. Работы в нём записываются в той последовательности, в которой они выполняются, и соответственно, записываются затраты времени на них.
На основе данных ФРВ можно получить несколько полезных показателей, в частности: