Что следует выяснить до начала переговоров.

Место проведения переговоров.

Если переговоры проходят в служебных помещениях партнёра, то нужно явиться на место их проведения своевременно и не быть утомленным. Нейтральное место, выбранное для ведения переговоров, не даёт преимущества партнёру и помогает устранить некоторые помехи. Инициаторам переговоров следует позаботиться о порядке размещения участников, внимательно отнесясь ко всем делегированным на переговоры.

Компетенция принятия решений.

• Важно своевременно получить информацию об имени, положении и компетенции партнёров по переговорам. Не выяснив компетенции участников переговоров, можно напрасно потратить время и усилия, если заранее не узнать, что решение принимается в другом месте и другими людьми. Уже на предварительном этапе следует задать партнёрам такие вопросы:

• Кто у вас принимает решение о …?

• Можете ли вы дать согласие, имеющее обязательную силу?

• Кто, кроме вас, уполномочен принимать по этому делу окончательное решение?

Настаивайте на том, чтобы вести переговоры именно с тем человеком, который назван вам в ответах на эти вопросы.

Срок / время.

Сроки ведения переговоров могут быть определены в том случае, если собраны все важные для решения вопроса факты, а также продуманы альтернативы.

В зависимости от целевой установки обсудите при согласовании времени ведения переговоров сроки обмена информацией, варианты улаживания спорных вопросов, которые могут возникнуть в ходе переговоров, чтобы все участники имели чёткое представление о порядке предстоящей работы.

Если время ведения переговоров заранее не обсуждается, то вполне возможно, что партнёр неожиданно принесёт извинения и назовёт другой срок для переговоров. Если он, по причинам, связанным с нехваткой времени, должен прекратить переговоры, то ответственность падает на вас, поскольку вы заранее не согласовали вопрос о времени проведения переговоров и представления об этом у вас оказались разные.

На переговоры целесообразно отводить около 1,5 часов. Люди могут, относительно не напрягаясь, сосредоточенно обсуждать вопросы в течение 90 минут. Если предполагается, что обсуждение темы займёт больше времени, нужно запланировать перерыв. Чёткие временные рамки помогают избежать поспешных выводов и высказываний.

При проведении некоторых переговоров противоположная сторона может застать вас врасплох, неожиданно явившись в сопровождении большого числа экспертов. Это может дать ей перевес уже в ходе предварительного обсуждения темы. Следует заранее узнать, кто будет принимать участие в переговорах в качестве советников и консультантов. Если другая сторона делегирует много участников, вы сами должны явиться в сопровождении тщательно подобранных экспертов.

Все важные пункты, а также предварительно достигнутые договорённости должны быть по возможности изложены в письменной форме.

Считается целесообразным, чтобы результаты переговоров подписывали обе стороны. Можно подстраховать себя и другим способом: придерживаться договорённости в зависимости от одобрения ещё одним лицом. Это лицо должно быть информировано о согласованном решении. В протоколе, отражающем результаты переговоров, фиксируются обсуждаемые вопросы, проблемы и их аспекты.

Немедленно реагируйте на все уступки и частичные успехи, равно как и отступления от достигнутых договорённостей. Кто не требует от партнёра исполнения данного им слова, тот не должен удивляться, что партнёр не придерживается того же при подписании соглашений.

Контрольный лист подготовки к переговорам.

1. Формулируете вашу цель переговоров.

2. Пункты, которые необходимо затронуть в разговоре.

3. Решения, которые должны быть приняты.

Затем, Вами должны быть определены:

• предложения для повестки дня;

• круг участников.

Организационные моменты:

• дата (согласование срока переговоров с участниками);

• продолжительность;

• место (резервирование помещения);

• отправка приглашений;

• обзванивание по телефону.

Технические вспомогательные средства.

• иллюстративные плакаты и таблицы;

• диктофон;

• блокнот;

• формуляр протокола, в котором отражены результаты переговоров.

Подготовка содержательной части переговоров.

• проблема/определение цели;

• выяснение причин, вызвавших проблему;

• анализ целей, которые ставят перед собой участники переговоров;

• разработка основных вопросов управления переговорами;

• вопросы, выносимые на дополнительное обсуждение.