5.1. Подготовка и проведение совещаний.

Совещание - форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для группы проблемам.

Большинство проводимых совещаний не дают ожидаемого результата. Это происходит по следующим причинам:

• плохая подготовленность руководителя, помогающих ему экспертов или лиц, ответственных за подготовку;

• отсутствие связи между вопросами, включёнными в повестку дня совещания;

• многочисленность обсуждаемых вопросов;

• отсутствие желания найти общее решение, отстаивание узко групповых интересов;

• зажим конструктивных дискуссий лицом, ведущим совещание.

Подготовка.

Готовясь к совещанию, ответьте на вопросы:

• Что будете обсуждать?

• Что может способствовать успеху совещания?

• Какие могут возникнуть сложности при обсуждении проблемы?

• Нельзя ли эту проблему разбить на подпроблемы?

• Каковы варианты их решения?

• Нельзя ли в случае осложнений решить часть проблемы?

Учитывайте уровень подготовленности, информированности, настроения участников совещания.

Начало совещания.

Начинайте совещание с реплики, привлекающей внимание и интерес участников (иногда здесь помогает даже шутка).

Не следует начинать своё выступление со слов: «У меня было мало времени на подготовку…», «Я, к сожалению, не оратор…».

Правила выступлений.

• устанавливайте и придерживайтесь регламента выступлений. Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко, не увлекайтесь цитатами;

• старайтесь выступать убедительно и аргументировано;

• по возможности излагайте мысль своими словами, руководствуясь лишь планом выступления. Нежелательно читать заранее подготовленный текст;

• старайтесь сохранять контакт с участниками совещания, наблюдайте за их реакцией на ваши слова;

• обращайтесь к участникам совещания по имени и отчеству, по возможности, подчёркивайте их опыт и компетентность по соответствующему вопросу;

• выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.

Подведение итогов совещания.

В заключительной части можно использовать следующие варианты:

• призвать всех к выполнению планов, программ, к достижению целей, намеченных в результате дискуссии;

• положительно оценить наиболее деловые выступления и удачные предложения;

• привести подходящую цитату, изречение, шутку, которая может разрядить обстановку напряжения и скованности, если участники не пришли к желаемому результату;

• акцентировать внимание участников на самом важном, самом нестандартном подходе, решении, которое достигнуто на совещании.

Полезно, если фраза, мысль, с которой вы начали совещание, будет использована и при его завершении.

Следует поблагодарить участников за проведенную работу.

По окончании совещания ответьте себе на вопросы:

• Чего вы добились?

• Чего не достигли и почему?

• Каковы уроки на будущее?

5.2 Подготовка и проведение переговоров.

Различаются два вида переговоров: импровизированные и переговоры, к которым готовятся заранее. С импровизированными мы сталкиваемся ежедневно в ситуациях, когда к нам подходят люди с какой-то просьбой или обращаются по телефону. В этих случаях надо соглашаться на разговор, если вы видите его необходимость или полезность, или переносить его на другое время. В ходе подготовки следует соблюдать следующую последовательность обсуждения намеченных вопросов, которая может быть предложена партнёру в повестке дня:

• выяснение рамок переговоров;

• согласование тематической структуры;

• изложение точек зрения партнёров по переговорам;

• соглашение.