3.2.3. Контроль

Контроль – процесс, обеспечивающий достижение системой поставленных целей. Процесс контроля, в общем случае, состоит в следующих этапах:

1. Установление стандартов, т.е. конкретных целей, которые необходимо достичь в определенное время. Показатели устанавливаются в процессе планирования.

Классификация показателей:

• по степени их важности в достижении целей организации;

• по степени их влияния на жизнедеятельность организации (несоблюдение условий кредитного договора может привести к банкротству предприятия).

Требования к стандартам:

• реалистичность: стандарты должны быть жесткими, но достижимыми;

• измеримость и привязка к определенному времени;

• соответствие показателям результативности: показатели результативности устанавливают то, что должно быть получено для достижения поставленных организацией целей;

• воспринимаемость сотрудниками.

2. Получение информации о ходе реализации подконтрольного процесса.

Требование к информации:

• сопоставимость с установленными стандартами и показателями результативности;

• своевременность получения информации;

• достоверность информации.

3. Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

Очевидно, что для каждого стандарта необходимо установить масштаб (предел) допустимых отклонений. При нахождении значений показателей процесса в установленных пределах, процесс можно считать нормальным (рис.3.7).

Рис.3.7

Метод управления по принципу исключения – система контроля должна срабатывать лишь в том случае, если имеются значительные отклонения от стандартов.

4. Принятие решений.

В результате сопоставления менеджер может принять одну из альтернатив:

• Ничего не делать означает, что процесс протекает в рамках установленных планом пределах и не требуется оперативного вмешательства в ход его реализации. Это, однако, не исключает необходимости продолжения контроля.

• Устранить отклонения от хода реализации процесса. Для этого менеджер устанавливает причину негативных отклонений от стандартов и принимает необходимые, оперативные меры, направленные на устранение этих расхождений (рис.3.8).

Рис.3.8.

• Пересмотреть стандарты. Необходимость пересмотра может быть связана с существенными изменениями во внутренней и внешней среде организации, которые не были учтены в планировании процесса. В этом случае необходимо внести изменения в планы организации, может быть и существенные, скорректировать ее цели, и пересмотреть действующие стандарты.

Виды контроля

Основные виды контроля предтавлены на рис.3.9:

Рис.3.9.

1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала контролируемых процессов. В организациях ведется в трех ключевых областях:

• человеческие ресурсы

• материальные ресурсы

• финансовые ресурсы

Предварительный контроль персонала – анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения установленных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Включает процедуры:

• установление должностных инструкций (образование, стаж работы, рекомендации);

• материальное стимулирование (выплаты и компенсации), тестирование, собеседование;

• обучение.

Предварительный контроль поступающих материальных ресурсов (входной контроль). Производится на основе установленных стандартов минимально допустимых уровней качества и проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям. Предварительный контроль финансовых ресурсов – бюджетирование как метод установления предельных затрат по каждому подразделению организации.

2. Текущий, оперативный контроль производится в ходе реализации процесса (выполнения работ). Обратная связь как способ осуществления текущего контроля в биологических и организационных (социальных) системах. Все системы с обратной связью:

• имеют цели;

• используют внешние ресурсы;

• преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования;

• следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

• корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей.

В отличие от автоматических систем управления, организационные системы способны кардинально менять программу действий при существенных отклонениях при изменении внутренних и внешних факторов.

3. Заключительный контроль производится после выполнения работы.

Задачи заключительного контроля:

• получение исходной информации для планирования аналогичных работ в будущем;

• измерение результативности и принятие мотивирующих воздействий.