Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

Наименование организации Наименование структурного подразделения (общественной организации) Опись № __________________ дел _______________________ (наименование категории дел) за _____________ год

УТВЕРЖДАЮ ___________________________________ (наименование должности руководителя ________________________ структурного подразделения (общественной ________________________ организации) Подпись Расшифровка подписи Дата

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Название раздела, заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)*	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ________________________________________

(цифрами и прописью)

дел с № __________________ по № _________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

(лица ответственного за ДОУ)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО** Протокол заседания ЭК _____________________________ (наименование структурного подразделения) _____________ № ______________

Передал ______________________ дел и ___________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности

работника, передавшего дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял _________________________ дел и ________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности

работника архива (лица,

ответственного за архив),

принявшего дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

34 Дайте определение понятия «экспертиза ценности документов». Охарактеризуйте ее назначение. Опишите критерии, принципы и порядок проведения экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов — это определение ценности документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

время и место образования документов.

К критериям содержания относятся:

значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;

значение содержащейся в документе информации, степень ее повторяемости в других документах;

целевое назначение, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей); наличие резолюций, помет; особенности передачи текста;

особенности материальной основы документа и его физического состояния.

Организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Департаментом по архивам и делопроизводству и нормативными документами.

Состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и сроки хранения документов определяются типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Типовой перечень (перечень типовых документов) включает документы, образующиеся при документировании однотипных управленческих функций, а также в результате научно-технической и производственной деятельности организации. Он составляется государственной архивной службой и утверждается Департаментом по архивам и делопроизводству. С использованием этого перечня центральные органы управления Республики Беларусь разрабатывают ведомственные (отраслевые) перечни документов с указанием сроков хранения.

Ведомственные перечни включают документы, отражающие специфические функции организаций, присущие определенной ведомственной системе. Ведомственные перечни утверждаются Департаментом по архивам и делопроизводству.

При отсутствии в действующих перечнях вида или разновидности какого-либо документа, срок его хранения устанавливается ЦЭМК Департамента по архивам и делопроизводству.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и их подготовке к последующему хранению;

в архиве в процессе приема дел на постоянное или временное хранение, при подготовке передачи дел в государственный архив.

В центральных органах государственной власти, управления и общественных объединений для проведения экспертизы ценности документов, осуществления контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организациях отрасли (системы, объединения) создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Для проведения экспертизы ценности документов в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, работающим в контакте с экспертно-методической комиссией (ЭМК) или экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архивного учреждения, соответствующим отделом госархива и (или) ЦЭМК Департамента по архивам и делопроизводству.

Государственный архив осуществляет методическое руководство и оказывает консультативную помощь ЦЭК (ЭК), службе ДОУ и архиву в проведении экспертизы ценности документов.

ЦЭК (ЭК) осуществляет свою деятельность на основании положения о ЦЭК (ЭК), которое утверждается руководителем организации по согласованию с соответствующим учреждением государственной архивной службы Республики Беларусь. Нормативно-методической основой для разработки положения о ЦЭК (ЭК) служит типовое положение о ЦЭК (ЭК), утвержденное Департаментом по архивам и делопроизводству.

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4—5 человек. Членами экспертной комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы ДОУ, заведующий архивом и главный бухгалтер, работник государственной архивной службы (если организация является источником комплектования государственного архива)⁴. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников организации (как правило, заместитель руководителя). Каждое заседание ЦЭК (ЭК) оформляется протоколом.

4.2.9. ЦЭК (ЭК) организации осуществляет следующие функции:

участие в подготовке и рассмотрение проектов номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов;

определение порядка ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение (совместно со службой ДОУ и архивом);

рассмотрение описей дел постоянного хранения и дел по личному составу, принятие решения о предоставлении описей на утверждение ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения;

рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, принятие решения о предоставлении их на утверждение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) государственного архивного учреждения;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭМК (ЭПК, ЦЭМК) предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, определенных действующими перечнями или установлении сроков хранения документов, отсутствующих в перечнях;

осуществление методического руководства и контроля за работой ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций;

принятие решений по совершенствованию делопроизводства и работы архива организации (организаций) в рамках своей компетенции.

Проведение экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации

Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно работниками службы ДОУ совместно с членами ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива. При этом определяется ценность документов в процессе их образования, устанавливаются сроки хранения различных категорий дел на основании действующих перечней документов и изучения документирования управленческих функций организации. В ходе экспертизы составляется и уточняется номенклатура дел; определяется правильность оформления документов, формирования и оформления дел; даются директивные указания и рекомендации структурным подразделениям по совершенствованию делопроизводства.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях организации в ходе формирования и оформления дел осуществляется отбор документов:

постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) для передачи в архив;

временного (до 10 лет включительно) хранения для дальнейшего хранения в структурных подразделениях;

временного хранения, сроки хранения которых истекли для выделения к уничтожению.

Экспертиза ценности документов осуществляется в обязательном порядке путем полистного просмотра дел. При этом изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными сроками хранения.

Из дел с отметкой ЭПК⁵, срок хранения которых истек, выделяются документы постоянного хранения. Они формируются в отдельные дела и включаются в опись дел постоянного хранения соответствующего структурного подразделения. Остальные документы в делах с отметкой ЭПК выделяются к уничтожению.

Проведение экспертизы ценности документов в архиве

При передаче документов на хранение в архив проводится контроль за качеством экспертизы ценности документов, проведенной в структурных подразделениях.

Поступившие в архив документы временного (свыше 10 лет) хранения по мере истечения сроков их практического использования выделяются к уничтожению. Осуществляется отбор документов и дел для передачи в государственный архив, а в негосударственных организациях, не передающих свои документальные фонды в госархивы, для их постоянного хранения в архиве.

Экспертиза ценности проводится постоянно по мере поступления дел от структурных подразделений, а также при необходимости упорядочения документов и дел, диктуемой их физическим состоянием.

При экспертизе ценности документов в архиве осуществляется комплексный анализ состава документов организации, начиная с ее руководящих структур. В результате изучения распорядительной и планово-отчетной документации выявляются документы с повторяющейся информацией для того, чтобы выделить их к уничтожению или обосновать хранение.

Экспертиза ценности документов в архиве предполагает полистный просмотр дел. Дела с отметкой ЭПК подлежат обязательному полистному просмотру, после истечения срока их хранения.

Проведение экспертизы ценности документов при отборе и передаче их на государственное хранение, выявление документов с повторяющейся информацией осуществляется под методическим руководством государственного архива.

Если в процессе проведения экспертизы ценности обнаруживается недостача документов, то должны быть приняты меры по их розыску.

С учетом экспертизы ценности документов составляются сводные описи дел временного (свыше 10 лет) и постоянного хранения, а также опись дел по личному составу.

35 Охарактеризуйте назначение СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформления документов». Опишите разделы СТБ 6.38-2004

Результатом унификации и стандартизации является стандарт, в котором закреплены нормы и требования, предъявляемые к объекту унификации и стандартизации. В случае унификации и стандартизации управленческой документации основным стандартом в РБ является СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система ОРД. Требования к оформлению документов», в котором и закреплены требования к оформлению ОРД.

Наряду с другими нормативными документами СТБ 6.38-2004 входит в состав УСОРД.

После распада СССР возникла необходимость создания собственных стандартов в области ДОУ, которые устанавливали требования к составлению, оформлению управленческой документации. Первым стандартом, устанавливающим требования к оформлению управленческой документации в РБ являлся СТБ 6.38-95. Данный стандарт был введен в действие 01.07.1996. В 1998 году в него были внесены изменения, касающиеся оформления почтового адреса.

СТБ 6.38-95 устанавливал состав реквизитов (32), правила их оформления. В данном СТБ были также приведены в качестве приложения бланк для писем, общий бланк и формуляр-образец.

В связи с развитием информационных технологий, появлением новых средств создания и тиражирования документов, появлением организаций новых форм собственности и новых общегосударственных классификаторов был принят СТБ 6.38-2004, который был введен в действие постановлением Госстандарта РБ № 64 от 21.12.2004.

Стандарт основан на следущих нормативных актах:

ОКРБ 004-2001 Органы государственной власти и управления.

ОКРБ 018-2003 Юридические лица и индивидуальные предприниматели.

ОКРБ 010-95 Унифицированные документы.

ТКП 1.5-2004 Система технического нормирования и стандартизации РБ. Правила построения, изложения, оформления и содержания технических кодексов установившейся практики и госстандартов.

ГОСТ 3489.2-71 Шрифты типографские. Гарнитура Журнальная рубленая (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.6-71 Шрифты типографские. Гарнитура Плакатная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.10-71 Шрифты типографские. Гарнитура Обыкновенная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

ГОСТ 3489.33-71 Шрифты типографские. Гарнитура Литературная (для алфавитов на русской и латинской графических основах). Назначение. Рисунок. Линия шрифта. Емкость.

СТБ 6.38-2004 устанавливает область применения. Данный стандарт распространяется на УСОРД и все документы, входящие в нее. (п. 1)

СТБ 6.38-2004 устанавливает состав реквизитов и требования к оформлению реквизитов документов (пп. 3, 5), а также требования к бланкам и текстам документов (п. 4).

В составе реквизитов СТБ 6.38-2004 по сравнению с СТБ 6.38-95 есть некоторые отличия. Так, в связи с появлением новых классификаторов ОКРБ 004-2001, ОКРБ 018-2003 вместо реквизита «код организации по ОКПО» был введен реквизит «код организации по ОКОГУ и ОКЮЛП» (в зависимости от формы собственности). Также в связи более широким применением ПК вместо пишущих машин был исключен реквизит «Предупредительный знак». Вместо него был введен реквизит «Гриф приложения», которого в СТБ 6.38-95 не было.

СТБ устанавливает 2 вида бланка (общий и для писем).

Для оформления бланков используются формат А4 и А5 (для небольших по объему документов).

СТБ устанавливает также размеры полей:

Верхнее и нижнее – 20 мм;

Левое – 30 мм;

Правое – не менее 8 мм.

СТБ устанавливает также способы расположения и варианты оформления реквизитов и размеры шрифтов при изготовлении бланков типографским способом.

В связи с распространением информационных технологий в области изготовления документов СТБ устанавливает также требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств (п. 6). Так, текст на бланке формата А4 на ПК оформляется через1,5 интервал, а на бланке А5 – через 1 или точно 14 пт. Текст печатается гранитурой Times New Roman, размер шрифта – не менее 13 пт.

Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через интервал точно 14 пт.

В СТБ также установлены стандартные положения табулятора (отступы на ПК) в мм.

0 –граница левого поля;

1 – 12,5 мм на ПК;

2 – 40 мм;

3 – 60 мм;

4 – 80 мм;

5 – 100 мм;

6 – 120 мм;

7 – 140 мм.

В качестве приложения к СТБ приведен формуляр образец, на котором указаны размеры и площади расположения реквизитов, общий бланк (форма общего бланка с продольным расположением реквизитов на 2 языках, форма бланка с угловым расположением реквизитов на одном языке, общий бланк с продольным расположением реквизитов на одном языке), бланк для писем с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Т.о. исходя из всего вышесказанного можно определить, что СТБ 6.38-2004 как итог унификации и стандартизации в РБ в области ОРД, является основным нормативным документом при составлении и оформлении документов, т.к. устанавливает состав реквизитов, порядок их оформления, формы бланков, порядок их применения, и формуляр-образец для всех ОРД с учетом применения информационных технологий.