Технологическая схема приема и первичной обработки поступающей корреспонденции

Возврат отправителю или отправка по назначению

Фиксация факта повреждения упаковки

да

да

Вскрытие конвертов

Да

Уничтожение конвертов

нет

Проставление регистрационного штампа на документе

Передача на регистрацию

Передача в структурные подразделения

да

Проставление регистрационного штампа на конверте

19 Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки

Регистрация документов – запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Из определения следует, что основная цель регистрации – придать документу юридическую силу, поскольку пока документ окончательно не оформлен (дата и номер проставляются после его подписи), он не может быть использован в управленческой деятельности. Целью регистрации является также организация учета и контроля исполнения документов, информационно-поисковой работы по документам.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов в различных учреждениях может имеет свои особенности. Тем не менее при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

Каждый документ регистрируется только один раз (принцип однократности);

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная система регистрации (в СДОУ, у секретаря), в средних и крупных – смешанная система, при которой важнейшие системы регистрируются в СДОУ, остальные в структурных подразделениях – местах создания или исполнения. Так, приказы по Л/С регистрируются в кадровой службе, бухгалтерская – в бухгалтерии. Выбранная система регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

В зависимости от структуры организации может применяться централизованный или смешанный принцип регистрации приказов. В первом случае регистрация осуществляется централизовано СДОУ организации. После регистрации СДОУ передает приказ и, при необходимости, его копии на исполнение в соответствующее СП. Смешанный принцип регистрации приказов предполагает регистрацию различных групп приказов в разных СП. Например, приказы по адм. могут регистрироваться в СДОУ, а приказы по ЛС – в отделе кадров.

Документы могут рестрироваться:

В журналах;

На РКК с помощью пишущих машин;

На экранных форматах РКК с помощью средств вычислительной техники.

В зависимости от этого выделяются карточная, журнальная формы регистрации и регистрация документов на ПК.

При карточной форме регистрации используются РКК формата А6 или А5. Не рекомендуется обрамлять карточки рамкой, так как это сокращает полезную площадь. Названия карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные с документов. Карточку можно заполнять на пишущей машине или от руки в необходимом количестве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой.

Календарная шкала карточки вверху должна использоваться для контроля за сроком исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой он должен быть исполнен. Если карточка формата А6, на ней отмечены нечетные цифры, если срок исполнения приходится на четное число, о в карточке отмечается число на день раньше.

В графе «корреспондент» пишется название организации, откуда поступил документ.

В графе «дата и индекс поступления» отмечаются дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в организации, куда он поступи Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по НД или другими индексами.

В графе «дата и индекс документа» проставляются дата документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором документа.

В графе «краткое содержание» указываются вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание, в эту графу записывается ключевой абзац.

При записи в карточку указываются также автор и дата.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

В графе «контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В этой графе может также проставляться отметка о передаче документа исполнителю под расписку.

Графы «фонд №», «опись №», «дело №» заполняются в архиве на документы постоянного срока хранения.

Допускается введение в карточку дополнительных граф «Расписка в получении», «исполнительи номер его телефона». Графы «дата и индекс поступления», «дата и индекс документа» можно разделить на составные.

РКК применяется для регистрации только служебных документов. Для регистрации обращений граждан форма РКК несколько отличается.

Форма карточки РКК для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов, только в графе «Корреспондент» указывается название организации, куда будет направлен документ.

РКК, как правило, изготавливается из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия групп регистрируемых документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветовые РКК используются редко. РКК заполняются машинописным способом в нужном количестве экз. (под копирку), чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное кол-во экз. РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное кол-во карточек, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные), разработать единую систему их построения, применяемую в СДОУ и других СП.

Преимущества регистрации на РКК:

позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации;

позволяет соблюдать принцип однократности регистрации;

построение эффективной ИПС по документам организации;

обеспечение контроля исполнения документов;

обеспечение учета документов;

возможность использования в организациях с любым объемом документооборота.

Недостатки:

1. трудоемкость проведения регистрации и оформления карточек,

2. высокая стоимость оборудования для картотек

Наиболее рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится форма РКК и ввод данных о регистрации в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель. Одновременно может изготавливаться 1 экз. РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку.

Достоинства регистрации на ПК:

позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации;

позволяет соблюдать принцип однократности регистрации;

построение эффективной ИПС по документам организации;

обеспечение контроля исполнения документов;

обеспечение учета документов;

возможность использования в организациях с любым объемом документооборота.

Недостатки:

Необходимость создания страховых копий карточек;

Высокая стоимость специального программного обеспечения для регистрации, контроля исполнения документов.

Журнальная форма регистрации документов допускается только в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Решение о форме регистрации в организации оформляется приказом руководителя.