27 Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел

Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов, и следовательно, содержащейся в них информации - одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

НД – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых организации в делопроизводственном году , с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. НД предназначена для обеспечения порядка группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел временного (до 10 лет включительно) в архиве организации (ведомственном архиве), индексации дел и определения срока их хранения.

Одной из функций НД является функция указателя основных направлений деятельности учреждения. НД является также схемой построения справочной картотеки на неисполненные документы в делопроизводстве и в архиве учреждения. НД составляется и для быстрого поиска документов по их видам и содержанию. От качества НД зависит оперативность работы с документами.

Виды НД.

Согласно «Правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений , организаций и предприятий республики Беларусь» различают три вида НД:

• Типовые;

• Примерные;

• Индивидуальные (конкретные).

Типовые и примерные НД составляются для определенной категории организаций, отличающихся однородным характером деятельности и составом документов. К ним относятся, в частности, областные Советы депутатов и их исполкомы, средние школы и т.д.

Типовая НД устанавливает единую индексацию, типовой состав и унифицированные заголовки дел для однородных по характеру деятельности и структуре организаций всей отрасли (системы, объединения). Она является нормативным документом и носит обязательный характер. Данная НД может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте. Конкретизируются только названия организации и структурных подразделений.

Примерная НД устанавливает примерный состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер. При применении данной НД можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения НД.

Типовые и примерные НД составляются службами ДОУ министерств, Госкомитетов и др. центральных органов управления, подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций и утверждается руководством отрасли (системы, объединения) после согласования с ЦЭК организации и Департаментом по архивам и делпроизводству.

Конкретная НД составляется (уточняется ежегодно) в каждой организации и включает систематизированные заголовки всех дел, которые будут заведены или продолжены делопроизводством в данной организации в текущем календарном году. Данный вид НД составляется на основе типовых и примерных НД.

Принципы построения НД

НД строится по структурному или структурно-функциональному принципу. НД может строиться и по функциональному принципу. Такой принцип построения НД используется, как правило, в учреждениях, где нет четкой структуры, а также в бесструктурных учреждениях.

Пример схемы НД, построенной по структурному принципу:

1. канцелярия;

2. отдел экономического прогнозирования;

3. производственно-технологический отдел;

4. отдел техники безопасности;

5. финансовый отдел;

6. бухгалтерия;

7. отдел труда и заработной платы;

8. отдел кадров;

9. токарный цех;

10. слесарный цех;

11. сборочный цех;

12. ...

....

15. профсоюзный комитет.

В основе данного принципа построения НД лежит структура организации. Отсюда и его название. В НД, построенной по структурному принципу, ее разделы соответствуют отделам (структурным подразделениям) организации.

Пример схемы НД, построенной по функциональному принципу:

1. руководство;

2. планирование;

3. организация производственной деятельности;

4. финансирование;

5. учет и отчетность;

6. кадры.

В основе данного принципа построения лежат функции, выполняемы данным учреждением или организацией. Они и являются разделами НД.

Однако существуют НД, построенные по смешанному принципу, т.е. структурно-функциональному. Например:

1. руководство;

2. планирование;

3. организация производственной деятельности;

4. бухгалтерия;

5. отдел кадров;

6. профсоюзный комитет.

Разделами данной НД являются как функции, выполняемые учреждением в своей деятельности, так и структурные подразделения.