24 Опишите порядок исполнения документов

Зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции.

Документы рассматриваются, как правило, в день их поступления. Телеграммы и другие срочные документы передаются руководителю по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Она выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

Резолюция, как правило, оформляется на входящих документах., требующих исполнения, в первую очередь, поступающих от вышестоящий организаций, обращений граждан. Резолюция может оформляться на некоторых внутренних документах (докладных записках, заявления работников).

В состав резолюции входят следующие элементы:

Ф.И..О исполнителя (исполнителей);

Задание (содержание действий);

Срок его исполнения;

Подпись руководителя;

Дата резолюции.

В зависимости от содержания резолюции некоторые из этих элементов (задание, срок исполнения) могут отсутствовать.

Указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом: «К руководству», «К исполнению», «К сведению».

Линнику П.А.

К сведению

Подпись руководителя

00.00.0000

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция оформляется по упрощенной схеме:

Исполнитель;

Подпись руководителя;

00.00.0000

Резолюция с конкретными указаниями выражается в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам.

Байкулову А.Е.

Срочно примите меры по обеспечению...

Подпись руководителя

00.00.0000

Сидорчику В.Н.

Прошу подготовить ответ к 00.00.0000

Подпись руководителя

00.00.0000

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. Резолюции должны содержать исчерпывающие указания о порядке и характере исполнения документов и исполнителе. Недопустим такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили». Не допускаются так называемые предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зацти ко мне», «Для ответа после разговоар со мной».

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел.

Бурлиновой Э.Н.

Байкулову А.Е.

Прошу подготовить заключение до 00.00.0000

Подпсь руководителя

Считаю, что проект требует доработки в части,

Касающейся организации документооборота.

Если в резолюции определяются несколько исполнителей, должностное лицо, указанное первым, как правило, является ответственным за своевременное и качественное исполнение задания в целом.

Если документ ставится на контроль, в резолюции может быть указано должностное лицо, осущетсвляющее контроль исполнения (ответственный за контроль).

Матреловой Н.А.

Подгтовить предложения к 00.00.0000

Бурикову О.В.

Для контроля

Подпись руководителя

00.00.0000

Если на контроль ставится не весь документ, а его отдельные пункты, слудует укзать номера контролируемых пунктов.

Линнику П.А.

К исполнению

Бурикову О.В.

Для контроля пп.3,7

Подпись руководителя

00.00.0000

Документ, поставленный на контроль, должен иметь отметку о контроле. Она включает в себя букву «К» либо слово «Контроль» (проставляются штемпелем лили от руки красным цветом) и оформляются на левом поле документа на уровне заголовка или пункта, взятого на контроль.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируются порядок исполнения документа. Если на документе несколько резолюций, их содержание не должно дублироваться, каждая последующая резолюция необходима для конкретизации предыдущей.

Халимову Е.А.

Прошу подготовить бюджетную

заявку по науке до 00.00.0000

Подпись руководителя

00.00.0000

(первая резолюция)

Байкулову А.Е.

Подготовить проект сводного плана НИР

на 0000 год до 00.00.0000

Заговорной Т.Г.

Подготовить финансовые расчеты

к бюджетной заявке до 00.00.0000

Подпись Халимонова Е.А.

00.00.0000

(вторая резолюция)

Резолюция размещается в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах – между реквизитами «Адресат» и «Текст». При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции (содержащей два и более поручения), а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях). Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Допускается прилагать к документу отдельный лист резолюций с отметкой на документе о наличии такого листа. Такую резолюцию в разговорной речи называют «рефераткой».

А.Н.Михальченко

А.П.Моровой

Н.П. Корбуту

Прошу рассмотреть и решить вопрос.

При необходимости внести предложения в Совет Министров в установленном порядке.

Подпись И.О.Фамилия

00.00.0000

Резолюция на отдельном листе может быть написана от руки или напечатана.

Содержание резолюции с документа обязательно переносится в регистрационную форму.

Если исполнение поручения берется на контроль, один экз. РКК помещается в контрольную картотеку.

Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ.

Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов.

При необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Подлинник документа передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается.

Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях бумажные документы, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа не отменяет необходимости осуществления с поступившим бумажным документом делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе в части формирования его в дело и передачи в архив.

Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК.

Документы, зарегистрированные в службе ДОУ, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях.

Документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей.

Документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается.

На исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения-исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Ответственный за делопроизводство переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

В ходе исполнения документа можно выделить следующие этапы:

1. Получение задания на исполнение документа;

2. Сбор необходимой информации для решения вопроса;

3. Подготовка проекта документа

4. Согласование проекта

5. Печать документа

6. Подписание документа

Реквизит «Ссылка на дату и номер входящего документа» на бланке для писем оформляют на месте реквизита «Место составления или издания». В нем указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Для сокращения времени подготовки документа, его согласования целесообразно использовать ПК. Исполнитель готовит электронный вариант проекта документа, через локальную сеть представляет его на согласование. Лица, с которыми производится согласования, оформляют в электронном варианте отметку о согласовании и отсылают его назад исполнителю вместе с замечаниями. В случае, если имеются замечания по проекту, исполнитель вносит исправления в проект и вновь предоставляет на согласование. В случае отсутствия замечаний, выводится на печать окончательный вариант документа и предоставляется на подпись руководителю.

Много времени, как правило, отнимает операция согласования проекта. Нередки случаи, когда согласование является перестраховкой и не вызывается действительной деловой необходимостью. Для ускорения подготовки документа целесообразно совместить во времени согласование проекта документа. Для этого его размножают средствами оперативной полиграфии и копии передают одновременно всем инстанциям (должностным лицам), участвующим в согласовании. Затем исполнитель собирает завизированные копии, докладывает о внесенных в них поправках, уточнениях. Порядок согласования и визирования документов должен быть четко регламентирован в инструкции по делопроизводству.

Проекты внутренних распорядительных документов после подготовки и согласования их с соответствующими СП передаются в юридическую службу (юрисконсульту) для проверки правильности оформления и соответствия подготовленных документов действующему законодательству. При подготовке и оформлении протоколов отсутствует этап составления проекта и его согласования.

Согласование документа с должностными лицами других организаций называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профкомами, советами трудовых коллективов).

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования», который включает в себя следующие элементы:

Слово «СОГЛАСОВАНО»,

Наименование должности лица, с которым согласовывается документа (включая наименование учреждения),

Личная подпись,

Ее расшифорвка,

Дата согласования.

Слово «СОГЛАСОВАНО», следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности.

СОГЛАСОВАНО

Директор гормолзавода № 5

Подпись А.Г.Федоров

00.00.0000

Составные части реквизита «Гриф согласования2 отделяются друг от друга 1,5-2 инт.

СОГЛАСОВАНО

1,5

Директор

1

Депртамента

1

По архивам и делопроизводству

1

Министерства юстиции РБ

2

Подпись В.И.Адамушко

1,5

00.00.0000

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае реквизит «Гриф согласования» оформляют по следующей схеме

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Профкома

00.00.0000 № 00

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министрества

здравоохранения Республики Беларусь

00.00.0000 № 00-00/000

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вериткальными рядами

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Директор Директор

Национального архива Национального исторического

Республики Беларусь архива Беларуси

Подпись В.Д.Селеменев подпись А.К.Голубович

00.00.0000 00.00.0000

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

Лист согласования прилагается

Подпись

00.00.0000

Лист оформляется следующим образом