3 Дайте определение понятия «усорд». Охарактеризуйте состав усорд

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию, т.е. оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих комплекс или систему.

Стандартизация – это формально-юридическое закрепление результатов унификации в виде обязательных норм. Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой нормы – стандарта, требования которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, организации).

Объектом унификации и стандартизации является содержание и форма документа.

Основными задачами совершенствования содержания документа должны быть: при унификации – отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки; при стандартизации – установление единых требований к реквизитам, включаемых в документы.

Основными задачами совершенствования форм документов следует считать: при унификации – целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления; при стандартизации – формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Результатом проведения унификации форм документов являются унифицированные формы документов (УФД).

УФД – это совокупность реквизитов установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (обложка дел длительных сроков хранения), так и унифицированные системы документации УСД.

УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие виды УСД:

УСОРД;

УС банковской документации;

УС финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций и учреждений;

УС отчетно-статистической документации;

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

УС документации по труду;

УС внешнеторговой документации.

УСОРД – комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил, положений, устанавливающих требования к содержанию, построению документов, используемых для решения задач управления с учетом использования электронно-вычислительной техники.

2. В состав УСОРД входят:

- СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов;

- Унифицированные формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации и функциональной деятельности организаций и предприятий;

- Унифицированные формы документов по кадрам организаций и предприятий

- Альбом форм ОРД.

Обработка ОРД средствами ВТ осуществляется путем кодирования информации, заключенной в документах. Кодирование производится в соответствии с внутриведомственными классификаторами и классификаторами организаций и предприятий.

Подсистемы УФД, входящие в УСОРД, включены отдельным классом (020000000) в ОКРБ 010-95 (ОКУД).

Состав УФД включает: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.

УФД систематизированы по подсистемам:

документация по созданию организации, предприятия;

документация по реорганизации организации, предприятия;

документация по ликвидации организации, предприятия;

документация по приватизации государственных и коммунальных организаций, предприятий;

документация по распорядительной деятельности организации, предприятия;

документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

документация по оперативно-информационному деятельности организации, предприятия;

документация по приему на работу;

документация по переводу (перемещению) на другую работу;

документация по увольнению с работы;

документация по оформлению поощрений;

документация по оформлению дисциплинарных взысканий;

документация по оформлению отпусков.

УСОРД функционирует в любом аппарате управления сверху донизу независимо от отраслевой принадлежности, т.е. носит межведомственный характер.

Применение УСОРД регламентируется СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».