10 Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее – заседания).

Протокол часто относят к справочно-информационным документам, так как в нем фиксируется информация справочного характера., необходимая в первую очередь для принятия управленческих решений. Однако в протоколе фиксируется и само принятое решение, в связи с чем он приобретает черты распорядительного документа.

Еще одной особенностью протокола является то, что он используется для документирования деятельности коллегиальных органов: временных (собрания, конференции, совещания, комиссии и т.д.) или постоянных (коллегии министерств и госкомитетов, ученые советы научных учреждений, президиумы и т.д.). Протоколами оформляется также деятельность следственных, административных органов, органов охраны общественного порядка и т.д.

Протоколы, в которых фиксируются решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, проводятся в жизнь приказами (распоряжениями) руководителей организаций либо утверждаются ими и доводятся до исполнителей и заинтересованных путем рассылки размноженных экземпляров протокола заседания или выписок из протокола.

Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Обязанности по составлению и оформлению протокола возлагаются на секретарей соответствующих коллегиальных органов (штатных или избранных в ходе их работы). Секретарь коллегиального органа наряду с председателем несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации. Протокол составляется на основании рукописных, в том числе и стенографических или магнитофонных записей хода заседания, а также на основании документов, подготовленных к заседанию, повестки дня, текстов или тезисов докладов и выступлений, проектов решений и др.

Классификация протоколов

Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, они дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации целом. Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Кратко рекомендуется протоколировать также оперативные совещания.

Стремясь к сокращению документооборота, в том числе за счет уменьшения физического объема документов, в некоторых организациях вовсе отказываются от составления полных протоколов, заменяя их протоколами краткой и сокращенной формы. Это влечет за собой ряд негативных тенденций:

Исчезает документальная гласность;

Обедняется информация, необходимая для принятия управленческих решений;

Исчезает один из источников, без которого трудно судить о правильности принятого конкретного решения или определить, как в нем отражено коллективное мнение, как оно повлияло на конечный результат. Поэтому при выборе формы протокола необходимо учитывать значимость протоколируемого мероприятия, юридические последствия принимаемых решений, а также другие факторы, оказывающие влияние на процессы документообразования.

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы составления и оформления протокола является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее следует руководствоваться СТБ 6.38-2004 и УСОРД.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую полноценность. Она определяется наличием всех необходимых реквизитов, правильностью их оформления и строгой достоверностью изложенной в протоколе информации.

Реквизитами протокола являются:

• Наименование органа (организации);

• Название вида документа (ПРОТОКОЛ);

• Дата;

• Регистрационный индекс;

• Место составления;

• Заголовок;

• Текст;

• Подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения (утверждению подлежат решения по вопросам за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

Оформляют протоколы на общих бланках формата А4. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты:

• Государственный герб РБ (эмблема организации или знак обслуживания);

• Наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• Наименование организации-автора протокола;

• Ограничительные лини для реквизитов «Дата» и «Индекс документа»;

• Место издания или составления документа.

Датой протокола является дата заседания коллегиального органа

Регистрационным индексом протокола будет является порядковый номер в пределах делопроизводственного года.

Протоколы регистрируются отдельно по видам, т.е. отдельно регистрируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у руководителя организации и т.д. Протоколы совместного заседания имеют составной индекс (1/25).

Заголовком к тексту протокола является название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один.

Текст протокола делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке.

Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например:

Присутствовали – 17 человек (список прилагается).

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.

В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Например:

О ходе подготовки государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону.

Информация начальника отдела обеспечения сохранности документов О.А.Ледовской.

При вынесении на заседание двух и более вопросов, они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указывается фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка.

Например:

СЛУШАЛИ:

Иванова О.Л. – Текст выступления прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.

В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.

Протокол краткой формы строится по схеме: «СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» и не включает текстов выступлений. При возникновении разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

В протоколе сокращенной формы указываются только принятые решения по вопросам повестки дня. Сама повестка дня не указывается.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов, протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующая отметка.

РЕШИЛИ:

Одобрить прилагаемый проект Примерной инструкции пот делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органа управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы.

Подписывается протокол двумя лицами: председателем и секретарем коллегиального органа. Указываются не должности, а обязанности, исполняемые данными лицам в коллегиальном органе.

Датой протокола будет являться дата заседания, ход которого отражен в протоколе.

В ряде случаев в организациях, действующих на принципах единоначалия, протоколы подлежат утверждению руководителем организации. В наиболее важных случаях принятые решения оформляются приказами.