- •Теоретическая часть
- •1 Дайте определение понятия «документ». Охарактеризуйте функции документов
- •2 Охарактеризуйте документы по классификационным признакам
- •3 Дайте определение понятия «усорд». Охарактеризуйте состав усорд
- •4 Дайте определение понятия «реквизит документа». Охарактеризуйте виды реквизитов. Приведите примеры оформления реквизитов
- •6 Дайте определение понятия «служебное письмо». Назовите виды писем, охарактеризуйте особенности составления и оформления видов служебных писем
- •7 Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера
- •8 Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок
- •Госгерб рб
- •9 Дайте определение понятия «акт». Охарактеризуйте формуляр акта и особенности составления и оформления акта
- •10 Дайте определение понятия «протокол». Назовите виды протоколов. Раскройте особенности составления и оформления протоколов
- •Классификация протоколов
- •11 Охарактеризуйте особенности составления и оформления распорядительных документов издаваемых на основе единоначалия
- •13 Раскройте состав группы организационных документов. Охарактеризуйте формуляр и особенности составления и оформления организационных документов
- •16 Охарактеризуйте функции сдоу: контрольные, организационные, методические
- •17 Дайте определение понятия «документооборот». Охарактеризуйте принципы документооборота
- •Технологическая схема приема и первичной обработки поступающей корреспонденции
- •19 Дайте определение понятия «регистрация». Охарактеризуйте системы и формы регистрации, их достоинства и недостатки
- •Примерная форма журнала регистрации входящих документов
- •24 Опишите порядок исполнения документов
- •Лист согласования
- •25 Дайте определение понятия «контроль исполнения документов». Назовите подразделения и лица, осуществляющие контроль исполнения. Охарактеризуйте виды контроля
- •26 Опишите технику контрольных операций
- •27 Дайте определение понятия «Номенклатура дел». Охарактеризуйте назначение, виды и принципы построения номенклатуры дел
- •28 Опишите правила составления заголовков дел и их систематизации внутри разделов номенклатуры дел
- •29 Опишите порядок составления, согласования и оформления номенклатуры дел структурного подразделения
- •30 Опишите порядок составления, согласования, оформления и утверждения номенклатуры дел организации
- •31 Дайте определение понятия «формирование дел». Охарактеризуйте особенности формирования отдельных категорий документов в дела
- •32 Дайте определение понятия «оформление дел». Охарактеризуйте полное и частичное оформление дел. Назовите категории документов, подлежащие полному и частичному оформлению
- •Оформление дел
- •33 Дайте определение понятия «опись дел». Назовите виды описей. Опишите порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.
- •Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации
- •34 Дайте определение понятия «экспертиза ценности документов». Охарактеризуйте ее назначение. Опишите критерии, принципы и порядок проведения экспертизы ценности документов
- •Практическая часть
- •1 Составьте и оформите письмо-запрос
- •2 Составьте и оформите письмо-ответ
- •3 Составьте и оформите письмо-напоминание
- •4 Составьте и оформите гарантийное письмо
- •5 Составьте и оформите письмо-извещение
- •6 Составьте и оформите письмо-приглашение
- •7 Составьте и оформите распоряжение
- •8 Составьте и оформите инициативный приказ по основной деятельности
- •9 Составьте и оформите приказ по основной деятельности во исполнение
- •10 Составьте и оформите справку личного характера
- •11 Составьте и оформите справку служебного характера
- •12 Составьте и оформите внутреннюю докладную записку
- •13 Составьте и оформите сопроводительное письмо
- •14 Составьте и оформите указание
- •15 Составьте и оформите акт
- •16 Составьте и оформите протокол краткой формы
- •17 Составьте и оформите протокол сокращенной формы
- •18 Составьте и оформите протокол полной формы
- •19 Составьте и оформите выписку из приказа по основной деятельности
- •20 Составьте и оформите совместный распорядительный документ
2 Охарактеризуйте документы по классификационным признакам
1. Классификация документов – это распределение документов на классы, разделы по наиболее общим признакам сходства и различия.
По способу фиксации информации (технике воспроизведения) документы делятся на:
письменные (на бумажном носителе), графические, кино-, фото-, фонодокументы, машиночитаемые документы, электронные документы. Сюда же можно отнести технотронные документы (документы, созданные с помощью технических средств) и виртуальные документы.
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, расчетно-финансовые, снабженческие, сбытовые, по личному составу и др.
По наименованию вида документа различают большое количество документов. Это приказы, протоколы, акты, письма, справки и т.д.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный, примерный характер. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. В трафаретных документах постоянная часть текста отпечатана при изготовлении (на компьютере или в типографии), а для переменного текста оставлено место.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Рекомендуется составлять простые документы, т.к. их легче разграничивать, формировать в дела, обрабатывать.
По месту составления документы классифицируют на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создающиеся в учреждении в процессе документирования для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция.
По срокам исполнения документы подразделяют на срочные и несрочные.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. При этом в свою очередь служебные документы делятся на: общие и специальные (плановые, учетные, денежно-расчетная документация).
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП).
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считают документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил. Подлинный – это документ, сведения о месте и времени создания которого, содержащиеся в нем самом соответствуют действительности. Подложными документы считаются документы, оформление или содержание которых не соответствует истине. Подлинные документы подразделяются в свою очередь на действительные и недействительные. Недействительным документ становится в том случае, если он утратил юридическую силу по каким-либо причинам, например, истечение срока действия.
По стадиям создания (способам удостоверения) документы подразделяют на подлинники (оригинал) и копии.
Оригинал – это самобытный, оригинальный, первоначальный документ., т.е это документ впервые созданный каким либо индивидуальным или коллективным автором. Оригинал может иметь несколько редакций, вариантов. Оригиналы могут быть в виде чернового, белового документа, машнописного экземпляра. Оригиналы, созданные в нескольких экземплярах называют умноженными. Иногда в качестве синонима к слову «оригинал» используют «подлинник», хотя «подлинник» имеет несколько другое значение, чем «оригинал». Подлинником считается первый или качественный эекземпляр официального документа. Подлинник – это оригинал, заверенный по установленной форме. Другими словами имеет реквизит «подпись». Чтобы оригинал стал подлинником он должен быть оформлен на бланке, иметь подпись, печать.
Копия – это множество. Различают следующие виды копий:
Выписка – это копия части документа (выписка из приказов, протоколов).
Отпуск служебного письма – копия отсылаемого документа, т.е. письма. Оформляется она под копирку на чистом листе бумаги и остается в организации. При этом он получает юридическую силу.
Кратные копии – копии с копии. Двукратные копии – это когда создают 2 документа: для передачи и собственно документ. Эти документы не одно и тоже по своей характеристике.
Появление новой техники воспроизведения (размножения ) привела к появлению автоматических (факсимильных) копий. Данные копии получают одновременно с подлинником. С данной копией тесно связанно понятие «факсимиле». Факсимиле – автоматически полученная подпись. Это значит, когда воспроизводится весь документ, включая и подпись. Такие копии еще называют факсимильными подлинниками. Здесь подпись признается на правах подлинника и ни в каком заверении не нуждается. Примером факсимильной копии является факс.
Существуют также такие виды копий как фотокопии и световые копии. Их отличительная черта – точное воспроизведение подлинника.
По способу заверения копии подразделяются на:
официально заверенные;
простые заверенные;
нотариально заверенные;
незаверенные.
Официально заверенная копия – когда соответствие полиннику подтверждается другим должностным лицом и сопровождается формальностями (ставится печать и подпись должностного лица).
Простая заверенные копия – когда соответствие подлиннику подвтерждается без соблюдения установленных формальностей (без печати).
Нотариально заверенная копия - когда соответствие подлиннику подтвеждено официальным лицом, нотариусом.
Незаверенная копия – это такие копии, которые не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.
По юридической силе копии делятся на:
дубликаты;
дипломатические копии.
Дубликат – это копия, которая имеет юридическую силу подлинника. Это не второй экземпляр подлинника, он может иметь отклонения от него.
Дипломатическая копия – копия, воспроизводящая документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуацию).
По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы:
постоянного срока хранения;
временного срока хранения свыше 10 лет;
временного срока хранения до 10 лет.
По форме документы делятся на:
определенной формы;
произвольной формы.
По определенной форме оформляются официальные документы, а по произвольной форме документы личного происхождения. Формы документы бывают объемными, площадными (чертежи, плакаты), линейными (фильм, свиток), карточными и кодексовыми.
По носителям документы подразделяют на бумажные и документы на специальных носителях.
По приемам записи документы бывают: простыми, стенографическими и шифрованными.
По видам деятельности документы делятся на: организационные, распорядительные и информационно-справочные.
По степени обязательности различают директивные и информативные. Директивные документы – это документы, которые издаются органами власти и выполняют управленческую функцию. К информативным документам относятся документы текущего характера.