8 Дайте определение понятия «докладная записка». Раскройте особенности составления и оформления внутренних и внешних докладных записок

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5.

Внешние докладные записки адресуется руководителю вышестоящего органа и оформляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее подписания.

Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дисциплинарного взыскания и т.п.), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировок, проверки и т.п.).

Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.): заведующий канцелярией – «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров – «об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п. Внутренние докладные записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

• Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.

• Название вида документа (докладная записка).

• Дата.

• Индекс.

• Место составления.

• Адресат.

• Заголовок к тексту.

• Текст.

• Отметка о наличии приложения.

• Подпись.

Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно.