7 Дайте определение понятия «справка». Охарактеризуйте особенности составления и оформления справок личного и служебного характера

Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содержит мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолжености по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учрждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.).

Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.)

Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и/или служебного характера и выдаваемый частному лицу (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной плате и др.).

Согласно указанным нормативным документам служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документов, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».

Наименование структурного подразделения	Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И.
СПРАВКА
________________№________________

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, управления и т.п.)

Начальник отдела

подпись

А.Е.Байкулов

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановх заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а их обязанности в составе комиссии (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке):

Председатель комиссии Члены комиссии:

подпись подпись подпись подпись подпись

А.Е.Байкулов О.А.Блискучий Э.Н.Бурлинова В.П.Гусаров С.Е.Докторов

Внутренние справки регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале исходящей документов.

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного. Например, «О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»; «О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»; «О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».

Важнейшим реквизитом справки является текст. В начале текста служебной справки излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого создается справка.

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, указываются причины, цели обследования. Далее в справке излагаются установленные факты, описываются события по существу, случаи нарушения законов, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения, исполнители, точные даты, либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.

Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008».

При составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации (если оно имеется);

• полное и сокращенное наименовании организации;

• название вида документа (СПРАВКА);

• дата;

• индекс;

• место составления;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• визы согласования и ознакомления;

• отметка об исполении и направлении документа в дело;

• подпись (подписи)

При необходимости справка может заверяться печатью.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Госгерб РБ

Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь	Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
Дзаржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС)	Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)
ДАВЕДКА	СПРАВКА
________________№________________
г.Мінск	г.Минск

Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Внешние справки могут адресоваться: руководителю вышестоящего органа; организации в целом; структурному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

При адресовании справки руководителю вышестоящего органа указывается наименование должности руководителя в дательном падеже, в которое включается наименование организации.

Министру информации

Республики Беларусь

Подгайскому М.В.

или:

Президенту Белорусского

государственного концерна

по нефти и химии

Бамбизе И.М.

При адресовании справки организации в целом указывается наименование этой организации в именительном падеже. Например:

Министерство информации

Республики Беларусь

или:

Белорусский государственный

концерн по нефти и химии

При адресовании справки структурному подразделению организации в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структруного подразделения. Например:

Департамент по архивам

и делопроизводству

Министерства юстиции

Республики Беларусь

Отдел финансирования

и бухгалтерского учета

При направлении справки должностному лицу, но не руководителю, наименование организации указывается в им.п., а должность и фамилия адресата – в дат. Например:

Департамент по архивам

и делопроизводству

Министерства юстиции

Республики Беларусь

Начальнику отдела

финансирования

и бухгалтерского учета

Денежной Т.Г.

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.

Директор института В.В. Федоров

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:

Директор института В.В. Федоров

Главный бухгалтер М.И. Ткач

Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие документы (например, письма).

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.

Справка личного характера содержит следующие реквизиты:

• наименование организации,

• Название вида документа (СПРАВКА),

• дата;

• индекс;

• место составления;

• адресат;

• текст;

• подпись (подписи)

• печать.

Так как текст личных справок, как правило, не превышает 15 строк, заголовки к ним не составляются.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых напечатана постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.

Например:

________________________________________________________________является студентом (-кой)

Ф.И.О.

___________________________курса дневного (заочного) отделения _______________________ факультета Белорусского государственного университета.

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должность и часть личной подписи.

печать

Директор института подпись В.В. Федоров

Главный бухгалтер подпись М.И. Ткач

Личная справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником отдела кадров.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Наименование организации, в которую представляется справка, указывается в реквизите «Адресат», заканчивать текст лично справки этой информацией не рекомендуется.

Регистрируются личные справки на тех же основаниях, что и внешние справки служебного характера.