6. Факсограма

Факсограма — узагальнена назва різних за змістом документів, що передаються за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера.

Це електронний спосіб передавання графічної інформації. Обов'язкові реквізити факсограми такі:

1. Місце відправлення.

2. Адресат.

3. Телефон місця відправлення.

4. Дата відправлення.

Питання для самоперевірки.

1. Установіть співвідношення понять: «службовий лист», «офіційний лист», «офіційно-особовий лист».

2. З’ясуйте функціональне призначення службового листування.

3. Проаналізуйте типологію службових листів за функціональною ознакою.

4. Дайте характеристику відступам від межі лівого берега, які прийнято застосовувати під час оформлення службових листів.

5. Укажіть на специфіку вживання мовних зворотів у службових листах.

6. Дайте характеристику бланка для службового листа.

7. Назвіть склад обов’язкових реквізитів службового листа.

8. Укажіть на особливості адресувань службових листів.

9. Охарактеризуйте структуру текстової частини службових листів.

РОЗДІЛ 2. Оформлення машиночитаємих документів і машинограм

ЛЕКЦІЯ 1. Машиночитані документи

План:

1. Машиночитані документи. Класифікація.

2. Електронний документ та його специфічні характеристики.

3. Документи на перфорованих носіях.

4. Документи на магнітних носіях інформації. Документи на оптичних носіях.

5. Голографічні до­кументи.

6. Документи на флеш-накопичувачах пам'яті.

1. Машиночитані документи. Класифікація.

Носій інформації — матеріальний об'єкт, призначений для зберігання й передачі інформації.

Форма носія інформації — це спеціальна конструкція матеріального носія, яка забезпечує виконання докумен­том його першочергової функції, роблячи його при цьому зручним для зберігання й використання.

На сьогодні використовуються практично як синоніми поняття «електронний документ», «Машиночитаний доку­мент» та «технотронний документ».

Машиночитаний документ — це «документ, придатний для автоматичного зчитування інформації, що знаходиться в ньому» .

Усі види машиночитаних документів, до яких відно­сяться перфострічки, перфокарти, мікрофільми, мікрокарти, документи з магнітною матрицею й електронні, можна розділити на два класи:

А. Матриця документа існує в тій же знаковій системі (системі кодування), що і його відтворення. Прикладом служать кінофільми, микрофіші, фотографії й т.д.

Б. Матриця документа існує в системах кодувань, недо­ступних для безпосереднього людського сприйняття. До цих документів відносяться деякі види перфокарт, електронні документи, магнітні записи тощо.

Саме до другої групи слід застосувати поняття «техно­тронний документ», виділивши тим самим його головну відмінність від інших видів документів - матрицю, яка не сприймається людиною безпосередньо, внаслідок чого при «прочитанні» виникає необхідність перекодування реально існуючого документа (з погляду знакової форми) в його модифікацію.

Цей підхід дає можливість ще раз конкретизувати два класи машиночитаних документів. У репродукованих (ана­логових) текст сприймається людиною в такому ж виді (у тій же знаковій системі), у якому воно було записано на носії, хоча й із використанням технічних засобів. Прикла­дом аналогових документів є фотографії й кінофільми.

Під технотронними будемо розуміти документи, у яких знакова система матриці може бути переведена в знакову систему, яка безпосередньо сприймається людиною тільки за допомогою технічних засобів.

Види технотронних (технікокодованих) документів зве­дені в таблицю

Види технікокодованих документів

№	Назва виду	Приклади
	Документи на перфорованих носіях	Спеціальні види перфострічок, перфокарт і ін.
	Документи на магнітних носіях	Магнітні карти, магнітні стрічки, дискети і жорсткі диски, відеодиски
	Документи на оптичних носіях	Мікрографічні документи (мікро­фільми, мікродиски, мікрокарти) і оптичні диски, інформація, з яких прочитується за допомогою лазерного променя (CD-ROM, аудіокомпакт-диски, відеодиски, магнітооптичні диски); голограми
	Документи на напівпровідникових носіях	Мікросхеми, картки флеш-пам'яті

Машинограма – паперова стрічка із записом одержаних на ЕОМ даних.

До машиночитаних документів належать перфострічки, перфокарти, магнітні стрічки, картки та диски. Ці носії призначені для кодування інформації і управління роботою оргавтоматів, вони є засобами введення інформації до комп'ютерів. Перфострічки і перфокарти – носії для механічного запису кодів. Перфострічки виготовляють із цупкого паперу товщиною близько 0,1 мм і шириною 17,5; 20,5; 22,5; 25,4 мм. Машинні перфокарти – прямокутники (187,4 х 82,5) мм із тонкого цупкого картону. Для запису програми роботи друкарських автоматів застосовують спеціальні стрічкові перфокарти. Інформацію на перфострічках і стрічкових перфокартах записують у вигляді отворів із кроком перфорації 2,5 мм і діаметром 1,8 мм.