2. Основна частина службового листа

У службовому листуванні переважною є форма подання інфор­мації від першої особи множини (просимо, повідомляємо, направ­ляємо, нагадуємо тощо), адже посадова особа, яка підписує лист, виступає від імені організації.

Повідомлення інформації від першої особи однини (прошу, повідомляю, направляю, нагадую тощо) можливе у таких випадках:

- лист оформлюють на посадовому бланку;

- лист містить персональне звернення до адресата.

Для компо­зиційної побудови листа характерне членування тексту на абзаци.

З огляду на стислість та змістовність викладу у листах абзац скла­дається з одного - двох речень.

Службові листи з нескладних питань, що їх було обговорено заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

3. Основні реквізити службових листів та вимоги до їх оформлення

Постійні реквізити

Службові листи оформляють на бланку для службового листа, виготовленого типографським способом чи за до­помогою комп'ютерної техніки. Можливе проставлення відбитка ку­тового штампа, виготовленого з гуми чи спеціальних матеріалів.

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

• реквізити 01-03 (залежно від установчих документів);

• назва організації вищого рівня (06);

• повна чи скорочена назва організації - автора документа (07);

• назву структурного підрозділу або територіального відділен­ня філії (08);

• довідкові дані про організацію (09);

• код організації (04) проставляють після реквізиту «Довідкові дані про організацію» згідно з Єдиним державним реєстром під­приємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Змінні реквізити

Дату документа (11).

Реєстраційний індекс документа (12).

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на

який дають відповідь (13).

Адресат (16).

Резолюція (18) .

Заголовка до тексту (19).

Відмітку про контроль (20) проставляють у разі потреби.

Текст (21) службового листа має бути організовано лаконічно, послідовно, переконливо, коректно.

Відмітку про наявність додатка (22) оформлюють у разі надси­лання документів, об'єднаних спільною темою.

Підпис (23).

Гриф погодження (24).

4. Телеграма

Телеграма — вид документа, що визначається способом пере­дачі інформації каналами телеграфного зв'язку.

Службові телеграми надсилаються у найтерміновіших випад­ках для забезпечення своєчасного одержання інформації та пра­вильного прийняття управлінського рішення.

Реквізити службової телеграми:

• найменування документа (телеграма);

• примітка про категорію та вид телеграми;

• адреса;

• текст документа;

• номер посилання (якщо телеграма надсилається у відповідь);

• вихідний (підписний) номер;

• підпис;

• адреса відправника;

• дата відправлення.

Внутрішні службові телеграми діляться на вищі державні, тер­мінові, звичайні.

5. Телефонограма

Телефонограма — це документ, який передають адресатам по телефону. Вона фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження, інформацію вищих органів.

Застосовується телефонограма також для документаційного оформлення усних телефонних переговорів і є одним із видів ді­лової кореспонденції.

Особа, якій адресується телефонограма, після ознайомлення з текстом ставить свій підпис: таким чином підтверджує свою відповідальність за виконання переданих розпоряджень чи дове­дення інформації до відома. Реквізити телефонограм:

1. назва документа (заголовок);

2. номер і дата телефонограми (слово «телефонограма», її но­мер і дату надходження пишуть у першому рядку; датою те­лефонограми є дата її передачі);

3. назва організації і службової особи — одержувача телефо­нограми (кому);

4. текст телефонограми, який має бути таким самим стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, що важко вимов­ляються, складних зворотів. Слова записують повністю, без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;

5. підпис службової особи — керівника організації або його заступника (в окремих випадках — керівників відділів);

6. у графах «передано» і «прийнято» зазначають посаду, ініціа­ли, прізвище того, хто передає, того, хто приймає, та номе­ри їхніх телефонів.

На деяких підприємствах використовуються спеціальні блан­ки, на яких нотуються телефонограми.