1. Умови праці працівників служби діловодства

Раціональна організація праці в службі діловодства по­винна відповідати сучасним вимогам НОП та можливостям техніки і технології виконання робіт. Для ефективної праці апарату управління в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства.

Правильна організація праці персоналу служби діловодст­ва установи передбачає:

• оптимальну організаційну побудову служби;

• вибір раціональної системи діловодства;

• чіткий розподіл функцій між співробітниками;

• нормування праці кожного;

• правильне визначення кількісного складу працівників;

• впровадження прогресивних методів управління персо­налом;

• застосування засобів сучасної обчислювальної та ор­ганізаційної техніки;

• раціональну організацію робочих місць;

• організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організо­ване так, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовували­ся на виконання службових обов'язків без перешкод та незручностей. Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати:

• письмові столи, конторські шафи звичайні та для доку­ментів;

• приставні столи, стільці;

• тумби для зберігання паперів;

• настільну картотеку;

• набір канцелярського обладнання;

• персональний комп'ютер;

• диктофони;

• зшивачі документів тощо.

Під час планування та обладнання робочих місць працівників служби діловодства необхідно:

• встановлювати обладнання, стелажі чи шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

• розставляти предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей;

• для матеріалів, які не потребують термінового оброб­лення, передбачити спеціальні шухляди чи відділення. Якщо документи потребують подальшого оброблення, розміщувати їх у місцях згідно з номенклатурою справ, щоб ними могли користуватися інші співробітники.

• розміщувати засоби оргтехніки необхідно так, щоб за­безпечити автоматичне виконання операцій. Викорис­тані матеріали складати так, щоб їх можна було безпе­решкодно знайти в разі потреби.

Робочий стіл працівника служби діловодства має бути об­ладнаний відповідними до його функціональних обов'язків за­собами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконан­ня окремих операцій.

Довідкові матеріали постійного використання (номенкла­тура справ, орфографічний словник та ін.) слід зручно розмістити вертикально в стелажі для книжок так, щоб було видно їх назви.

Телефон встановлюється ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою можна було взяти трубку, а пра­вою записувати необхідну інформацію.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо), якими кори­стуються всі співробітники, мають бути доступні кожному з них.

Встановлювати їх необхідно так, щоб перешкодити вібрації. Шухляди столу мають легко висуватися. В них розміщують папір для друкування, папір для копіювання, копіювальну стрічку та інші предмети, необхідні для роботи на машинці.

Для зручності роботи за письмовим столом користуються спеціальним стільцем з поворотним сидінням та спинкою.

Сейфи необхідні для зберігання службових документів, печаток та штампів. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти в нього документи. Після роботи працівник повинен запечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відбиток печатки.

Службові приміщення та робочі місця співробітників по­винні мати добре природне освітлення.

Освітлення робочих місць забезпечується за допомогою різних за виконанням пересувних або поворотних настільних ламп з дзеркальними відбивачами.