1. Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цін­ності для встановлення строків зберігання та відбору на держав­не зберігання.

Для організації і проведення експертизи цінності документів, а також контролю за діяльністю експертних служб підвідомчих установ у міністерствах і відомствах створюються постійно діючі центральні експертні комісії. В інших установах і структурних підрозділах міністерств і відомств створюються постійно діючі експертні комісії.

До складу експертих комісій входить не менше трьох кваліфі­кованих працівників, у тому числі працівник служби діловодства. До складу експертних комісій включаються працівники, які ма­ють безпосереднє відношення до документів і можуть правильно визначити значення документа.

Порядок підготовки і передачі справ для зберігання до архів­ного підрозділу, а також правила користування архівними доку­ментами регламентуються Інструкцією з архівної роботи в уста­нові, органі.

Експертиза цінності документів проводиться на підставі номен­клатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазна­ченням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тимчасово­го строків зберігання та акти виділення документів і справ для зни­щення.

Відбирання документів для знищення і складання на них акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривало­го зберігання за цей самий період. Акт про виділення документів для знищення розглядається на засіданнях експертної комісії од­ночасно з описами справ.

2. Оформлення справ

Документи установи формуються у справи, які підлягають оформленню при їх заведенні і після закінчення року. Справи постійного і тривалого зберігання підлягають повному офор­мленню, яке передбачає: брошурування в обкладинку з твердого картону; нумерацію аркушів у справі; складання (за потреби) внутрішнього опису документів; складання підсумкового напису; скріплення справи печаткою та взяття її на інвентарний облік; оформлення обкладинки справи.

Сформовані у справи документи тимчасового зберігання офор­мляються спрощено: вони не підшиваються, аркуші не нумерують­ся, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

При заведенні справи, яка підлягає зберіганню в архівному підрозділі на початку справи, перед внутрішнім описом докумен­тів підшивається аркуш використання справи, який до архівного підрозділу не заповнюється. Облік користування справою на ста­дії діловодства здійснюється в установленому порядку.

Окремі документи, які мають велику історичну цінність, а та­кож особисті документи, фотокартки тощо вкладаються в кон­верти, які потім підшиваються до справи.

Усі підшиті до справи документи нумеруються простим графі­товим олівцем або нумератором у правому верхньому краю арку­ша, не зачіпаючи тексту. Забороняється для нумерації застосу­вання чорнила, пасти чи кольорових олівців.

3. Оформлення обкладинки справи

Обкладинку справ постійного і тривалого зберігання офор­мляють за встановленою формою.

Оформлення обкладинки справ постійного терміну зберігання робиться чорним чорнилом або чорною тушшю; тимчасового збері­гання — синім чорнилом або за допомогою наклеєних на обкладин­ку паперових ярликів.

На обкладинці справи загального провадження зазначаються повна та офіційно прийнята скорочена назва органу структурно­го підрозділу, в якому заведена та закінчена справа, гриф секрет­ності, діловодний номер справи, номер тому, заголовок, крайні дати документів, кількість аркушів, термін зберігання справи, номер статті переліку та, за потреби, інші відомості.

На обкладинці справи, яка підлягає зберіганню в архіві, пе­редбачається місце для архівного шифру, який містить номер фонду, номер опису та номер справи.

Заголовок справи загального провадження, перенесений на обкладинку з номенклатури, наприкінці поточного року уточню­ється. У справах з наказами, протоколами засідань колегій та на­рад ставляться їх крайні номери. У разі потреби на окремі доку­менти, які мають важливе значення, складається анотація.