1. Положення про структурний підрозділ діловодства

2. Керування службою діловодства.

1. Положення про структурний підрозділ діловодства

1. Загальні положення

1. Документаційне забезпечення управління здійснює служба Документаційного забезпечення управління (СДЗУ), що діє на правах самостійного структурного підрозділу, підлеглого безпосередньо керівнику.

2. До складу СДЗУ, як правило, включаються відділ діловодства (приймальня, секретаріат керівника, секретаріати заступників керівника, секретаріат колегії, протокольне бюро), канцелярія (експедиція, машинописне бюро, копіювально-множне бюро, телетайпна й ін.), відділ листів громадян, відділ вдосконалювання роботи з документами і впровадження технічних засобів, центральний архів.

3. Робота служби ДЗУ регламентується положенням про неї, що розробляється на основі дійсного Положення. Діяльність працівників СДЗУ регламентується посадовими інструкціями, що закріплюють раціональний поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання і кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються СДЗУ і затверджуються її керівником чи його заступником. При зміні функцій і задач СДЗУ посадові інструкції переглядаються.

4. СДЗУ у своїй діяльності керується законодавчими та іншими нормативно-правовими актами органів державної власті і керування України, та іншими діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління.

5. Керівництво служби ДЗУ повинне заміщатися фахівцями з вищою чи середньою фаховою освітою відповідного профілю.

6. Служба ДЗУ має круглу печатку з позначенням свого найменування.

2. Цілі і задачі служби дзу

Основними цілями служби ДЗУ є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління. Служба ДЗУ вирішує наступні задачі:

• вдосконалення форм і методів роботи з документами;

• забезпечення єдиного порядку документування, організація роботи з документами, побудова пошукових систем;

• контроль виконання і підготовки документів до передачі в державний архів відповідно до діючих нормативів;

• скорочення документообігу, кількості форм документів;

• розробка і впровадження нормативних і методичних документів по вдосконалюванню документаційного забезпечення організації;

• участь у розробці і впровадженні прогресивних технологій документаційоного забезпечення керування на базі застосування обчислювальної й організаційної техніки, персональних комп'ютерів.

3. Функції служби дзу

Відповідно до покладених задач у функції служби ДЗУ входить наступне:

1. Розробка, впровадження і ведення табеля й альбому уніфікованих форм документів організації, внесення в них змін.

2. Здійснення обробки, реєстрації документів і учбово-довідкової роботи з документами.

3. Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що представляються на підпис керівництву.

4. Контроль за походженням, виконанням і оформленням документів у встановлений термін, узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань.

5. Організація машинописного виготовлення, копіювання й оперативного розмноження документів, розробка і проектування бланків документів.

6. Розробка номенклатури справ організації, забезпечення збереження справ і оперативного використання документів інформації.

7. Організація роботи по пропозиціях, заявам і скаргам громадян.

8. Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.

9. Розробка (разом з відповідними структурними підрозділами організації) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також по підвищенню виконавської дисципліни.

10. Здійснення контролю за правильністю оформлення і формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі в архів.

11. Організація роботи архіву відповідно до законодавства по архівній справі України.

12. Підвищення кваліфікації працівників служби ДЗУ, проведення нарад і консультування з питань, що відносяться до їх компетенції.

13. Організація робочих місць, в том числі автоматизація.