4. Організація праці співробітників служби документального забезпечення управління (сдзу)

Організація праці містить у собі вирішення наступних питань :

1) Чітка організаційна побудова СДЗУ, вибір найбільш раціональної форми роботи з документами – всі установи діляться на 4 категорії залежно від обсягу документообігу (кількість документів оброблюваних установою за рік) в установі 1, 2, 3 категорії, робота з документами здійснює канцелярія, а в установах 4 категорії – секретаріат. Зазначене централізує роботу СДЗУ під єдиним керівництвом. Централізація дозволяє забезпечити оперативне виконання документаційних робіт, створює чіткі взаємодії між структурними підрозділами, що входять до СДЗУ, підвищує якість обробки документів.

2) Правильне розмежування функції між окремими виконавчими та кваліфікаційними підрозділами. Вирішення цього питання здійснюється шляхом впровадження таких нормативних документів: державних стандартів, інструкції з документування управлінської діяльності; посадової інструкції.

3) Нормування праці співробітників СДЗУ. Мають бути розроблені методичні рекомендації з нормування праці інженерно-технічних працівників і службовців, типові норми часу на роботи з документами, у тому числі й виконання машинописних робіт.

Нормування праці покликано забезпечити нормальне завантаження співробітників протягом дня, тижня, місяця, року.

4) Регламентація посадового та кількісного складу, складу персоналу СДЗУ, підвищення його кваліфікаційного рівня та культури праці. Чисельність працівників СДЗУ розраховується по службі в цілому та по її структурних підрозділах.

При формуванні СДЗУ слід виходити з мінімальної чисельності працівників, яких необхідно залучити до виконання кожної функції документаційного обслуговування. Ця чисельність повинна визначатися залежно від обсягу документообігу на основі типових норм часу на документаційні роботи.

5) Раціональна організація робочих місць і забезпечення сприятливих умов праці.

5. Розподіл функцій між підрозділами діловодства і виконавцями

Основою організації праці діловодного персоналу є глибокий і чіткий поділ функцій між підрозділами і виконавцями. Воно відбивається в нормативних документах – положеннях про діловодні підрозділи і посадові інструкції їх працівників.

Положення про відділ діловодства розробляє керівник відділу і затверджує керівник установи. Положення про структурний підрозділ відділу розробляє керівник цього підрозділу разом з керівником відділу, а затверджує керівник відділу, керуючий справами керівник іншого підрозділу, до складу якого входить відділ діловодства.

Положення про відділ чи його структурні підрозділи включає наступні розділи:

• загальні положення;

• основні функції і задачі;

• обов'язки, права і відповідальність керівника (цей пункт має місце в тому випадку, якщо не розробляється посадова інструкція керівника);

• організація роботи;

• керування підрозділом.

Положення повинне містити чіткі формулювання, що не допускають розбіжностей у питанні про те, хто і що повинен робити, хто кому підлеглий і т.д. Пункти положення, що визначають взаємини відділу діловодства з іншими підрозділами, повинні бути погоджені з цими підрозділами.

При розробці положення про відділ діловодства використовують типове положення. Його доповнюють (при необхідності — скорочують) і коректують відповідно до конкретних умов роботи даного апарату керування і його діловодної служби.

Питання для самоперевірки.

1. Проаналізуйте організаційну побудову служб діловодства.

2. Охарактеризуйте діяльність СДЗУ.

3. З’ясуйте функції структурних частин та операції СДЗУ.

Література.

1. Палеха Ю.І. Організація загального діловодства. – К.: 2009. – С. 33-39.

2. Скібіцька Л.І. Діловодство. – К.: 2006. – С. 164-175.

3. Беспянська Г.В. Діловодство. - К.: Університет «Україна», 2007. – С. 29-42.

4. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. – 2-ге вид. – Х.: Фактор, 2008. – С. 210-216.

ЛЕКЦІЯ 2. Функції працівників служби діловодства

План: