2.3.Загальні вимоги та характеристики організації аналітичного і синтетичного обліку

Запис у регістрах аналітичного обліку здійснюється лише на підставі відповідного санкціонованого первинного документа (паперового або електронного).

Контроль відповідності руху коштів на рахунках призначенню цих рахунків та первинним документам, на підставі яких здійснюється відображення операцій по цих рахунках, покладається на осіб, які здійснюють (супроводжують) відповідні операції.

Інформація, що міститься в первинних документах, систематизується в регістрах синтетичного та аналітичного обліку, які ведуться на паперових носіях або в електронній формі. Синтетичний облік операцій ведеться на рівні рахунків II, III, IV порядків Плану рахунків бухгалтерського обліку комерційних банків України, затверджених постановою Правління НБУ від 17 червня 2004 року N 280 (далі - Плану рахунків).

Аналітичний облік операцій з платіжними картками та операцій з необоротними активами і запасами товарно-матеріальних цінностей ведеться в інших локальних системах Банку, призначених для обліку цих операцій, зі здійсненням бухгалтерських записів синтетичного обліку за відповідними рахунками в ОДБ .

Суми, що відображені за рахунками аналітичного обліку, мають відповідати сумам, що відображені за рахунками синтетичного обліку. Перевірка тотожності даних (оборотів та залишків) за рахунками аналітичного обліку даним (оборотам і залишкам) за відповідними рахунками синтетичного обліку здійснюється за допомогою програмного забезпечення шляхом порівняння інформації за дебетом і кредитом цих рахунків.

У разі виявлення розбіжностей з'ясовуються їх причини та вживаються заходи щодо їх усунення.

Обов’язковою є перевірка умов та термінів обліку залишків за транзитними, розподільчими, кліринговими рахунками, рахунками з обліку дебіторської та кредиторської заборгованості, сум до з'ясування станом на перше число кожного місяця.

2.4. Порядок відкриття та закриття рахунків.

Всі поточні рахунки юридичних та фізичних осіб відкриваються на підставі заяви клієнта без оформлення розпорядження на відкриття рахунку.

Підставою для відкриття внутрішньобанківських рахунків (за винятком рахунків з обліку заборгованості за кредитами та нарахованими за ним доходами), рахунків з обліку депозитів юридичних осіб є розпорядження на відкриття/закриття рахунку, підписане керівником відповідного структурного підрозділу (не нижче начальника відділу) та виконавцем. Рахунки 6 та 7 класу потребують додаткового підпису посадових осіб управління податкового та фінансового обліку внутрішньобанківських операцій.

За наявності стандартних технологічних процедур у відповідних підсистемах ОДБ допускається автовідкриття/закриття рахунків ініціаторами операцій без оформлення розпорядження на відкриття/закриття рахунку, зокрема за рахунками з обліку застави та поруки за кредитними операціями, за транзитними рахунками погашення заборгованості юридичних та фізичних осіб, депозитними та поточними рахунками фізичних осіб, за міжбанківськими кредитами та депозитами.

Закриття рахунків контрагентів здійснюється :

• на підставі заяви контрагента про закриття рахунку;

• на підставі рішення Правління Банку/у філії – наказу керуючого чи розпорядження уповноваженого на це заступника керуючого філії за погодженням з начальником управління операційного супроводження філії та Головного бухгалтера філії - для рахунків з нульовими залишками, рух по яких не здійснювався протягом 3 років підряд та на момент прийняття рішення про закриття рахунків будь-які обмеження до рахунків відсутні (арешт);

• в інших випадках, передбачених чинним законодавством України або договором між Банком і контрагентом.

Закриття внутрішньобанківських рахунків здійснюється на підставі:

• розпорядження про закриття рахунку за ініціативою виконавця рахунку, завірене керівником структурного підрозділу;

• розпорядження Головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) Банку/філії при проведенні щорічної інвентаризації рахунків та в інших випадках.

Усі аналітичні (особові) рахунки (поточні, кредитні, депозитні та ін.), які відкриваються у Банку юридичним та фізичним особам, а також внутрішньобанківські рахунки підлягають реєстрації в Книзі реєстрації відкритих рахунків. Книга реєстрації відкритих рахунків ведеться у розрізі балансових рахунків, за якими обліковуються операції та включає такі основні позиції щодо рахунку - номер балансового рахунку, номер особового рахунку, код контрагента, резидентність, найменування контрагента, дата відкриття рахунка, дата закриття рахунку. 

Книга реєстрації відкритих рахунків роздруковується на вимогу органів банківського регулювання та нагляду або в інших випадках за необхідністю та за погодженням з Головним бухгалтером Банку.

У разі закриття рахунку в Книзі реєстрації відкритих рахунків проставляється дата закриття. Номери закритих рахунків не можуть бути присвоєні новим контрагентам Банку.

Книга реєстрації відкритих рахунків ведеться в електронному вигляді.

Відкриття аналітичних (особових) рахунків передбачає наявність параметрів, які деталізують інформацію про операції контрагентів та самих контрагентів.

Параметри аналітичного обліку є необхідними для формування фінансової, статистичної, податкової та управлінської звітності Банку. Параметри аналітичного обліку залежно від сфери застосування поділяються на:

• параметри контрагентів (контрагентів);

• параметри документів;

• параметри договорів;

• безпосередньо параметри аналітичних (особових) рахунків.

Усі параметри аналітичного обліку поділяються на дві групи - обов‘язкові та необов‘язкові.

Обов’язкові параметри запроваджуються з урахуванням вимог НБУ щодо звітності банків. Вони є обов’язковими при оформленні нового контрагента або при відкритті аналітичного рахунку. Загальні обов’язкові параметри дозволяють:

• отримати інформацію про усі відкриті контрагенту рахунки;

• вибрати сукупність рахунків, які мають задану характеристику, для складання звітності.

Необов’язкові параметри є рекомендованими для заповнення. Вони можуть використовуватись при організації управлінського і податкового обліку в Банку.

Спеціальні параметри є різновидом додаткових параметрів аналітичного обліку, які застосовуються до окремих груп аналітичних рахунків залежно від економічного змісту для автоматизованого ведення деяких операцій і надання спеціальної звітності НБУ.