2.1. Організація документообігу, загальні правила обліку і контролю

Документообіг – це рух документів від моменту їх складання працівником Банку або одержання від контрагентів до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі до архіву для зберігання та подальшої утилізації.

Основні етапи документообігу:

• складання та оформлення документу;

• передача документу на контроль (в тому числі поточний, додатковий);

• передача документу для обробки системами оперативного обліку;

• передача документу у підрозділ/виконавцю, що здійснює формування документів дня;

• передача документів дня до архіву;

• знищення по закінченню строків зберігання на підставі акту відповідної комісії Банку.

Для обмеження ризику при виконанні банківських операцій Банк враховує:

-розподіл обов`язків та повноважень щодо здійснених операцій шляхом встановлення:

а) переліку операцій (готівкові, кредитні та інші);

б) зразків підписів працівників Банку, уповноважених на підписання документів;

в) обмеження щодо управління активами;

г) делегування повноважень.

- виконання операцій: технічна обробка; бухгалтерська обробка..

- контроль операцій: контроль повноважень; контроль технічної та бухгалтерської обробки даних (до використання коду доступу до обробки даних та після виявлення помилки).

Повноваження та відповідальність працівників Банку щодо виконання ними функціональних обов'язків визначаються внутрішніми документами Банку та посадовими інструкціями.

Облік операцій Банку здійснюється з використанням систем оперативного обліку. Категорично забороняється зміна даних, внесених до системи оперативного обліку, виконання дій та операцій вручну в ОДБ за умов наявності в програмному комплексі систем оперативного обліку з функціями автоматичного виконання та контролю таких операцій.

Організація автоматизованої реєстрації і обробки даних забезпечує суцільне і безперервне відображення всіх операцій, доказовість інформації, збереження узагальненої інформації на машинних носіях, а також можливість здійснення будь-якого подальшого контролю і одержання документів на паперових носіях.

Відповідальні за організацію та забезпечення бухгалтерського обліку

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх банківських операцій у первинних документах, збереження протягом установленого строку оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності несуть особи, які здійснюють керівництво Банком відповідно до законодавства, установчих документів та організаційної структури Банку.

Керівник Банку зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами та службами правомірних вимог служби бухгалтерського обліку щодо дотримання порядку оформлення та обліку первинних документів. Організаційна структура бухгалтерської служби Банку визначається та затверджується Правлінням Банку.

Головний бухгалтер Банку (філії) забезпечує дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, достовірність облікових даних, контроль за відображенням всіх операцій, які здійснюються Банком (філією), складання та надання у встановлений термін і встановленій формі фінансової звітності.

Головний бухгалтер Банку має право вимагати від всіх структурних підрозділів Банку забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку і контролю, подання необхідних документів щодо оформлення операцій, дотримання встановленого порядку приймання, оприбуткування, зберігання і витрат коштів, товарно-матеріальних і інших цінностей, а також має право вимагати від будь-якого підрозділу Банку надання пояснень, а при необхідності і безпосереднім втручанням в його робочі процедури, якщо отримані дані викликають сумнів.

На Головного бухгалтера, який виконує організаційні та контрольні функції, не можуть покладатися обов'язки керівника банку за тимчасової його відсутності, а також обов'язки щодо безпосереднього виконання бухгалтерських операцій.

Надання працівникам та посадовим особам прав на здійснення та відображення у бухгалтерському обліку операцій Банку

Бухгалтерський облік Банку організовано за принципом надання працівникам бэк-офісу прав відповідальних виконавців та контролерів.

На відповідальних виконавців покладаються обов’язки з оформлення, підписання та відображення в бухгалтерському обліку первинних документів за визначеним колом операцій згідно технологічних схем (карт) або за наявності підстав для формування первинного документу (акти, договори, рахунки-фактури, т.і.) з необхідними розпорядчими підписами.

На контролерів покладаються обов’язки контролю за наявністю правомірної підстави для проведення операції, контролю за відповідністю документу в електронній формі документу на паперовому носії, відповідністю підписів на ньому зразкам підписів, підписання документів та підтвердження електронних документів в ОДБ за визначеним колом операцій, в тому числі контроль за правильністю оформлення документів та відображенню їх в обліку за операціями, що виконуються не в рамках технологічних підсистем (таким чином без технологічного контролю).

Виконання функцій контролера не виключає можливості виконання цією особою (крім головного бухгалтера) функцій відповідального виконавця за певним колом операцій, але в цьому випадку ним контролюються документи по операціях, які виконуються іншими працівниками.

Співробітники структурних підрозділів Банку/філії, що виконують функції та операції, які входять до системи бухгалтерського обліку, незалежно від організаційного підпорядкування, в частині виконання бухгалтерських функцій підпорядковуються Головному бухгалтеру Банку / філії.

Передача функцій з бухгалтерського обліку від бухгалтерської служби до інших структурних підрозділів Банку здійснюється за таких умов:

• визначення Банком процедур бухгалтерського обліку шляхом розробки технологічних карт операцій;

• визначення документообігу, функціональних обов‘язків працівників, процедур контролю за їх виконанням.

Перелік функцій з ведення бухгалтерського обліку, закріплений за кожним підрозділом та за кожним співробітником окремо, визначається положеннями про підрозділ та посадовими інструкціями його співробітників відповідно до організаційної структури Банку. Зазначені документи затверджуються керівництвом Банку/філії за погодженням з Головним бухгалтером Банку/філії. Співробітники мають бути ознайомлені з посадовою інструкцією та положенням про підрозділ під розпис.

Право підпису договорів встановлюється наданням відповідної довіреності, а інших документів, в тому числі меморіальних та касових, визначається наказами по Банку/філії або наданням відповідної довіреності.

Право підпису договорів та інших документів, в тому числі меморіальних та касових, визначається наказами по Банку/філії або наданням відповідної довіреності.

Зразок підпису уповноваженої особи оформлюється у вигляді „Зразка підпису”, в якому вказується ПІБ, посада, зразок підпису та який затверджується керівником та Головним бухгалтером.

Копії зразків підписів мають подаватися технологічно пов'язаним структурним підрозділам для здійснення контролю повноважень.

Контроль за наявністю зразків підписів посадових осіб Банку покладається на Головного бухгалтера Банку/філії або його заступника.

Для розмежування повноважень щодо підписання документів Банк виділяє чотири категорії підпису –розпорядчий (перший), контрольний (другий), виконавчий та одноосібний підпис.

Право одноосібного підпису на підписання с боку Банку/філії договорів, рахунків – фактур та інших документів, надається посадовим особам, що мають відповідні повноваження.

Право розпорядчого (першого) підпису надається керівнику Банку/філії, його заступникам та особам, що мають відповідні повноваження. Право першого (додаткового контрольного підпису) за прибутково – видатковими касовими операціями на суму, що перевищує 50 000 грн. або еквівалент цієї суми у іноземній валюті/банківських металах (за винятком грошових чеків) надається у Головному Банку Голові Правління, його заступникам, директору Операційного операцію, не маючи на те права, несуть відповідальність за це згідно з чинним законодавством України. У такому ж порядку несуть відповідальність уповноважені особи у разі перевищення ними своїх повноважень.