2.2.Класифікація первинних документів та документів, що є підставою для їх складання

Терміни.

Розрахунковий документ – первинний документ, який застосовується Банком для здійснення і відображення в обліку операцій Банку і його клієнтів за безготівковими та готівковими розрахунками та відображення фінансово-господарських операцій в бухгалтерському обліку Банку.

Меморіальний документ – документ для здійснення безготівкових розрахунків із банками, клієнтами, списання коштів з рахунків та відображення внутрішньобанківських операцій.

Касовий документ – документ, яким оформляються операції з готівкою та банківськими металами.

Операції, які здійснюються Банком за балансовими та/або позабалансовими рахунками, оформлюються меморіальними та касовими первинними документами, які одночасно підтверджують факт здійснення операції та несуть інформацію відображення операції в бухгалтерському обліку.

Документами, на підставі яких складаються первинні документи у паперовому та/або електронному вигляді та які вміщують інформацію про характер операції і підтверджують її законність, є такі первинні облікові документи:

• договори, угоди, контракти та додаткові угоди до них (за наявності);

• акредитиви;

• векселі;

• рахунок, рахунок-фактура, акт приймання-передачі, акт виконаних робіт або наданих послуг, засвідчені підписом уповноваженої особи Банку/філії;

• товарна чи податкова накладна;

• акти взаємозвірок, акти взаємозаліку;

• розрахунки певних сум до сплати чи нарахування по рахунках бухгалтерського обліку (наприклад відомість нарахованих процентів);

• тікети, тощо.

Залежно від виду операції та типу контрагентів розрахункові документи Банку (паперові та електронні) класифікують за такими ознаками:

- за місцем складання:

а) зовнішні, одержані від клієнтів, державних виконавців та інших банків,

б) внутрішні, оформлені в Банку;

- за змістом:

а) меморіальні (меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги-доручення, платіжні вимоги, розрахункові чеки, інші платіжні інструменти, що визначаються нормативно-правовими актами НБУ);

б) касові.

В Банку використовуються зведені меморіальні ордери з умови наявності заповнення всіх реквізитів, передбачених нормативними актами НБУ. Зведений меморіальний ордер може містить кілька номерів рахунків за дебетом та кредитом.

Внесення виправлень та змін до меморіальних (у тому числі зведених) та касових документів не допускається.

Вимоги до оформлення та реквізитів первинних документів

Первинні документи, як у паперовій так і в електронній формі, якими фіксується факт здійснення банківської операції, повинні бути оформлені згідно вимог НБУ щодо здійснення таких операцій. У разі відсутності всіх обов'язкових реквізитів такий документ є недійсним і не може бути прийнятий до виконання працівником Банку.

Первинні документи, які надаються контрагентами до Банку, повинні мати підписи уповноважених посадових осіб контрагента та відбиток його печатки, відповідними до заявленим в картах зі зразками підписів та печаток, за винятком розрахункових документів, наданих до Банку за системою електронних платежів „Клієнт-Банк” та подібних до неї (за наявності).

Під час використання систем дистанційного обслуговування ("Клієнт - банк", "Клієнт - Інтернет - банк", тощо) Банк щоденно архівує електронні розрахункові документи, які відправлені клієнтом, та зберігає їх протягом установленого законодавством України строку. Для зведення документів дня формується звітна форма дебетового обороту за початковими документами, сформованими через системи дистанційного обслуговування, сумарно в розрізі відповідних балансових рахунків.

Порядок підтвердження достовірності підпису на документах в електронному вигляді з боку клієнтів Банку обумовлюється в договорі про обслуговування з використанням системи дистанційного обслуговування.

Меморіальні ордери складаються Банком для оформлення наступних операцій:

• списання /зарахування на рахунки клієнтів відповідно до умов укладених договорів, у тому числі за операціями з надання кредитів та повернення депозитів;

• перерахування з банківських рахунків (2909, 2902) на користь клієнтів-отримувачів (фізичних та юридичних осіб) унесених юридичними або фізичними особами у касу банку коштів. У реквізиті "Призначення платежу" зазначаються найменування юридичної особи (прізвище, ім'я та по батькові фізичної особи), яка внесла готівку до каси банку, та номер і дата договору з отримувачем за його наявності;

• перерахування коштів, зарахованих на рахунок "Кредитові суми до з'ясування" та "Дебетові суми до з'ясування";

• перерахування коштів, зарахованих на відповідні рахунки до настання дати валютування;

• перерахування коштів, зарахованих на відповідні рахунки згідно з вказівкою банку - ініціатора щодо зупинення зарахування переказу на рахунок отримувача;

• часткова оплата платіжних вимог на примусове списання коштів з рахунку платника;

• перерахування коштів у разі закриття акредитива;

• розрахунків за внутрішньобанківськими операціями (в межах Банку);

• розрахунки в межах балансового структурного підрозділу за операціями, виконаними з використанням платіжних карток;

• перерахування покриття по еквайрінгу іншим банкам та торгівельним точкам;

• за операціями, що відображаються за позабалансовими рахунками.

Усі інші безготівкові операції за балансовими рахунками оформлюються платіжними дорученнями.

Відповідальність за своєчасно складання первинних документів та регістрів обліку, правильність та коректність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Внесення виправлень до первинних документів не допускається, крім випадків, встановлених нормативними актами НБУ.

Керівник Банку несе відповідальність за проведення документів, що суперечать чинному законодавству і які були виконані з його дозволу.