4 Ввод и редактирование данных Ввод в ячейку данных

Для ввода данных в ячейку необходимо выполнить следующее:

1. Активизируйте (выделите) ячейку, в которую необходимо ввести данные.

2. Наберите символы с клавиатуры. При вводе данные постепенно появляются в активной ячейке и строке формул.

3. Нажмите клавишу Еnter (или клавишу Tab (табуляции), или выделите любую другую ячейку), чтобы закончить ввод.

Типы данных

Excel разрешает вводить в ячейки следующие виды информации:

• числовые значения;

• текст;

• дату и время;

• формулы и функции;

• примечания;

• гиперссылки.

Каждый тип информации имеет свои собственные характеристики формата и выводится на экран (а также хранится) по-разному.

Ввод чисел

Числа вводятся: целые (32), десятичная дробь (49,76), обыкновенная дробь (⅜) или в экспоненциальной форме (4.01Е+20). В число могут включаться символы: + , – , % (знак процента), / (дробная черта), Е (экспонента), знак денежной единицы ($, р.).

Если число длиннее ширины ячейки, оно будет округлено, т.е. представлено в экспоненциальной форме (например, 7,89Е+08) или в ячейке появятся символы переполнения #### (рис. 4).

Рисунок 4 – Переполнение ячейки

В данном случае придется расширять столбец вручную. Однако Excel хранит значение этого числа независимо от формы представления в ячейке.

Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью до 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих знаков, то разряды после 15-го преобразуются в нули. Введенные числа выравниваются в ячейке по правому краю.

Ввод текста

Текстом является любая последовательность, состоящая из алфавитно-цифровых знаков верхнего или нижнего регистра, включая цифры и специальные символы (рис. 5).

Рисунок 5 – Отображение текста в ячейке

Для ввода произвольных чисел в текстовом формате необходимо перед числом набирать апостроф, например '356785. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.

Ввод даты и времени

Excel хранит дату и время суток в виде серийных чисел, значения которых основаны на использовании системы подсчета дат с начала 20-го в. (в этой системе числу 1 соответствует дата 1 января 1900 г.).

При вводе даты используйте точку или дефис в качестве разделителя, например, 09.05.96 или Янв-96. Внешнее представление времени или даты можно изменить в зависимости от числового формата, назначенного ячейке (рис. 6):

Рисунок 6 – Отображение даты, введенной в ячейку

Чтобы ввести время с использованием 12-часового формата, введите после значения времени отделенные пробелом буквы AM или РМ. В противном случае, время будет интерпретировано с использованием 24-часового формата. Время суток отсчитывается с 12 часов ночи (10:15, 9:30:17 РМ и т.д.).

Чтобы ввести дату и время суток в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени используйте пробел (10/01/99 22:15).

По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю.

Выделение ячеек и диапазонов

Команды Excel работают как с отдельными ячейками, так и с диапазонами. Диапазон может включать в себя две ячейки, целую строку или столбец либо целый лист. Для обозначения диапазона в Excel принимается особая форма записи, например А3:В4.

Для выделения строк или столбцов необходимо установить указатель мыши на номер строки или заголовок столбца и нажать левую клавишу мыши. Для выделения нескольких строк или столбцов необходимо выделить одну строку (столбец) и перетащить указатель в нужном направлении.

Выделение диапазона ячеек осуществляется двумя способами.