Сортировка

Сортировка – это упорядочение записей в базе данных по ряду признаков. Список можно отсортировать в алфавитном, числовом или хронологическом порядке не более чем по трем полям.

Для того чтобы отсортировать, выделите любую ячейку из списка. Выполните команду Данные / Сортировка, появляется окно Сортировка диапазона (рис. 42):

Рисунок 42 – Окно Сортировка диапазона

Выберите нужные столбцы из списка, назначив сортировку по возрастанию или по убыванию (в алфавитном или числовом порядке).

Если необходимо отсортировать список в особом, не алфавитном и не числовом, порядке, например, по месяцам (январь, февраль, март и т.д.), воспользуйтесь кнопкой Параметры, в появившемся диалоговом окне Параметры сортировки (рис. 43) в разделе Сортировка по первому ключу выберите соответствующий список, который определит порядок сортировки (собственный список для этой цели можно создать с помощью команды Сервис / Параметры / Списки).

Рисунок 43 – Выбор параметров сортировки

С помощью кнопок стандартной панели инструментов можно выполнить сортировку только по одному полю по возрастанию или по убыванию соответственно. Для этого нужно выделить любую ячейку в соответствующем столбце списка и нажать на кнопку сортировки.

Фильтрация с помощью автофильтра

Excel дает возможность выборочно работать с данными, удовлетворяющими условиям (критериям) поиска, которые задает пользователь. Процесс выбора данных называется фильтрацией. После фильтрации таблицы на экране остаются только те строки, которые отвечают заданным критериям, а остальные строки оказываются скрытыми.

В Excel данные можно отфильтровать с помощью Автофильтра и Расширенного фильтра.

С помощью функции Автофильтра выбор отдельных записей можно производить непосредственно в самой таблице. При этом для выбора данных можно задавать целый ряд различных критериев. Активизация функции Автофильтра происходит путем выбора команды Данные / Фильтр / Автофильтр. Фильтрация таблицы оставляет на экране для обработки только те записи, которые удовлетворяют критериям, остальные строки становятся скрытыми.

Пример. Создайте таблицу «Продажа автомобилей» как показано на рис. 44:

Рисунок 44 – Таблица «Продажа автомобилей»

С помощью Автофильтра оставьте в списке автомобили, цена которых больше 12000 у.е., но меньше или равна 17000 у.е.

Для выполнения задания:

1 Выделите любую ячейку из списка и выберите меню Данные / Фильтр / Автофильтр (в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков) (рис. 45).

Рисунок 45 – Выбор критериев фильтрации

2 Раскройте список в столбце Цена, у.е., выберите Условие. Заполните окно Пользовательский автофильтр (можно задать до двух критериев фильтрации одного и того же столбца, связав их логическими операторами И – ИЛИ) (рис. 46).

Рисунок 46 – Условия фильтрации, связанные логическим оператором «И»

В результате отбора в таблице остаются лишь отфильтрованные данные (рис. 47).

Рисунок 47 – Результат применения автофильтра

3 Отмените фильтрацию (Данные / Фильтр / Автофильтр – снять флажок).