Время и место проведения совещания
Сначала выслушайте, а потом принимайте решение. Аллен Шеппард
Как правильно выбрать время для проведения совещания?
Очень важно, когдаВы проводите совещание. Допустим, Вы приурочили планерку к концу рабочего дня. Все пришли уставшие, обсуждение протекало вяло, и результат от такого совещания низкий. Еще хуже назначить совещание перед обедом. Люди начинают нервничать, все время поглядывают на часы. Все торопятся побыстрее “закруглиться”, чтобы успеть перекусить; и снова Вы имеете тот же результат. Никогда не устраивайте собрания утром в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Для людей это не самое продуктивное время.
Пожалуй, самое благоприятное время для деловых совещаний – утро, где-нибудь с 9 до 11. Впрочем, многое зависит от режима работы Вашего предприятия, от характера бизнеса, от графика работы участников совещания.
Как «не выпасть» из графика совещания?
Следите за тем, чтобы все совещания начинались строго в назначенное время. Нельзя допускать, чтобы участники совещания десять минут рассаживались по местам, потом еще десять минут ждали опоздавших, потом пять минут выслушивали их объяснения, потом начинали пить кофе и т.д.
Вначале это покажется Вам трудным, почти невозможным, но стоит лишь проявить твердость, не расслабляться, и очень скоро все усвоят, что приходить на совещания следует вовремя.
Начиная совещание, заранее сообщите время его окончания. Ни в коем случае нельзя затягивать обсуждение даже самого важного вопроса сверх установленного срока! По ходу ведения собрания помогают фразы типа: “У нас осталось не более 10 минут до конца дискуссии. Прошу высказываться только по существу вопроса!”
Что нужно учесть при выборе места проведения совещания?
Позаботьтесь о том, чтобы совещание проводилось в максимально удобном для всех участников месте. От аудитории, в которой намечено провести собрание, также зависит многое. При подготовке помещения надо предусмотреть все до мелочей. Например, могут ли во время перерыва люди выйти в фойе, обменяться мнениями, выпить чашечку кофе или стакан воды, зайти в туалет? Все, что может потребовать лишнего времени, должно быть учтено, и, по мере сил, устранено.
Допустим, Вы проводите деловой совещание у себя в кабинете. Можно ли там удобно разместить всех приглашенных людей? Может быть, лучше сразу назначить совещание в конференц-зале, где и места побольше, и столы удобнее? Можно ли курить прямо в помещении? Не задохнетесь ли Вы в таком случае от дыма?
Словом, вопросов возникает много, и все они должны быть учтены при выборе и подготовке помещения.
Каким основным требованиям должно отвечать помещение для проведения совещания?
Быть удобным, иметь достаточно места, чтобы участник совещания не упирался локтем в бок соседа, а коленями в стоящий впереди стул. Однако положение полулежа в мягком кресле тоже нежелательно – клонит в сон. Удобство предполагает также хорошее освещение, нормальную температуру, свежий воздух, ибо духота способна разморить любую, даже самую стойкую, аудиторию.
Ничто не должно отвлекать внимание участников: ни телефонные звонки, ни шум городского транспорта, ни слишком зрелищный пейзаж за окном.
Вам необходимо также определиться с тем, должно ли совещание быть выездным. Известно, что работа такого рода, хотя и требует больших затрат, является и более результативной. Ничто не отвлекает людей от обсуждения проблем, они целиком концентрируются на работе, чувствуют себя более раскрепощено и за два дня успевают обсудить и принять решения, для которых в обычных условиях потребовалось бы несколько недель, а то и месяцев. Однако не увлекайтесь и не думайте, что выездное совещание способно решить все накопившиеся в организации проблемы.
Что еще следует учесть при подготовке совещания?
Без необходимых вспомогательных средств хорошее собрание или совещание не организовать. Что нужно в первую очередь?
Чем писать и на чем писать. Вспомните вопрос, способный нарушить ход любого совещания: “Послушайте, есть у кого-нибудь ручка?”, или “листик бумаги” или что-то еще. Не забывайте о графине с водой, стаканах, пепельницах, если разрешено курить.
Наглядные пособия и другие материалы. Их широко используют сегодня даже на небольших совещаниях. Недаром говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Таблицы, схемы, диаграммы – все должно быть подготовлено заранее и своевременно роздано участникам. Если речь пойдет о слайдах, нужно заранее подготовить и проверить проектор и экран. То же самое касается показа видео.
Копировальное оборудование. Оно не обязательно должно находиться в данном помещении. Тем не менее, если возникнет необходимость срочно размножить и раздать участникам определенные документы, это должно быть сделано оперативно.
Прочее оборудование. Для больших залов используют микрофоны, трибуну или специально оборудованное место для выступающего. Для небольшой аудитории все это не существенно. Тем не менее, могут оказаться очень полезными настенная доска и мел, либо большие листы бумаги и фломастеры.