Полезные советы

• НИКОГДА НЕ ПРОВОДИТЕ СОВЕЩАНИЕ, ЕСЛИ ВЫ НЕ УБЕЖДЕНЫ В ТОМ, ЧТО ЭТО ЕДИНСТВЕННЫЙ И НАИБОЛЕЕ ЭФФЕКТИВНЫЙ СПОСОБ РЕШЕНИЯ СУЩЕСТВУЮЩИХ ВОПРОСОВ.

• ПРИНИМАЙТЕ УЧАСТИЕ ТОЛЬКО В ТЕХ СОВЕЩАНИЯХ, НА КОТОРЫХ НЕОБХОДИМО ИМЕННО ВАШЕ ЛИЧНОЕ ПРИСУТСТВИЕ, В ОСТАЛЬНЫХ СЛУЧАЯХ ПОСЫЛАЙТЕ СВОЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ.

• РЕГУЛЯРНЫЕ СОВЕЩАНИЯ ПРОВОДИТЕ ТОЛЬКО В ТЕХ СЛУЧАЯХ, КОГДА ОНИ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО НЕОБХОДИМЫ.

Правила проведения совещаний

Даже нетворческий ум в состоянии обнаружить неправильный ответ, но лишь творческому уму дано заметить неправильный вопрос. Энтони Джей

С чего следует начинать подготовку совещания?

Начиная подготовку совещания, прежде всего, спросите себя: “С какой целью проводится это совещание?”. Проводится ли оно для того, чтобы:

• Принять решение?

• Проанализировать или решить проблему?

• Ознакомить группу с новой информацией?

• Выяснить состояние дел по конкретному проекту?

Постарайтесь четко представить себе конкретный конечный результат, к которому Вы стремитесь. Сформулируйте конечную цель в виде краткого, желательно в одну строку, предложения, запишите его на листке бумаги, чтобы впоследствии поместить на виду у всех присутствующих на совещании.

Затем подготовьте повестку дня, определите персональный состав участников совещания, назначьте время и место его проведения.

Как повысить эффективность совещаний?

Прежде всего, сведите к минимуму число участников. Приглашайте на совещание только тех, чье присутствие действительно необходимо. Можете также попробовать использовать прием под названием “мячик выступающего”. Он заключается в передаче резинового мячика, при этом говорить разрешается только тому, у кого мячик находится в данный момент. Такой прием заметно экономит время, так как выступающего никто не перебивает.

Обязательно установите общую продолжительность совещания и старайтесь строго ее придерживаться. В начале совещания согласуйте с участниками правила совместной работы, например, об ограничении времени выступлений.

Поручите одному из участников ведение протокола совещания.

Регулярно проверяйте общее мнение путем предварительного неофициального голосования. Ведь иногда люди говорят скорее для того, чтобы обнародовать свою точку зрения, чем для решения обсуждаемых вопросов. Пресекайте подобные попытки, проводя время от времени неофициальные голосования для определения общего мнения. Если какой-то образ действий единодушно одобряется, то надо сразу же ставить вопрос на официальное голосование.

Попробуйте также использовать японский прием “ньюмаваши”. В Японии принято проводить совещания для подготовки совещаний. Хотя на первый взгляд может показаться, что это способствует росту количества совещаний, на самом деле “ньювамаши” в состоянии помочь Вам значительно сэкономить время.

Данный прием предполагает проведение предшествующих совещанию встреч небольших групп специалистов для кратких обсуждений. После этого один-два человека от каждой группы участвуют в самом совещании. Этот восточный прием в настоящее время достаточно широко практикуется, поскольку позволяет делегатам, представляющим различных специалистов или группы с различными интересами, быстро принимать решения.

Если двое участников совещания сталкиваются друг с другом и начинают обсуждать вопрос между собой, исключая из дискуссии остальных членов группы, немедленно прервите их, предложив им выяснить разногласия после совещания, а затем решительно верните общее внимание к цели настоящего заседания.

В конце совещания подведите его итоги. Обязательно заканчивайте совещание призывом к действию. Воодушевите всех присутствующих на какие-либо конкретные действия, вытекающие из решений совещания. Дайте понять присутствующим, что Вы намерены следовать принятым решениям (и, конечно, сделайте это впоследствии!).

Есть ли какие-либо специальные правила для проведения крупных совещаний?

Когда количество участников больше десяти человек, следуйте всем представленным выше советам, но кроме этого, чтобы избежать скуки и снижения внимания:

• Внесите разнообразие в голоса выступающих. Чередуйте докладчиков-мужчин с докладчиками-женщинами.

• Варьируйте форму, темп и стиль. Держите аудиторию в возбужденном состоянии, не позволяя совещанию стать предсказуемым.

• Больше практикуйте групповые доклады и обсуждения. Не позволяйте часами монотонно бубнить одному-двум докладчикам.

• Равномерно распределите пункты повестки дня. Избегайте, например, чтобы один мотивирующий выступающий следовал за другим, или чтобы два докладчика представляли трудную для усвоения статистику друг за другом.

• Вставляйте менее интересующие неспециалистов вопросы, например, такие, как финансовые отчеты, между темами, привлекающими более широкую аудиторию.

• Чтобы обеспечить участие каждого, разбейте большие группы на маленькие команды.

• Если предполагается наглядный материал, разнообразьте его видеозаписями, наглядными пособиями, слайдами.

• Используйте цветные слайды и заголовки, это увеличивает интерес и повышает внимание.

Каких правил следует придерживаться, если я присутствую на совещании у кого-либо другого?

• Будьте пунктуальны.

• Будьте хорошо подготовлены.

• Будьте там, только если Ваше присутствие действительно необходимо.

• Будьте активны.

• Будьте внимательны.

• Будьте уместны.

• Будьте немногословны.

• Будьте вежливы.

• Будьте сосредоточены. Обращайте внимание на выступления, а не на выступающих.

• Будьте ориентированы на действие – следуйте принятым решениям.