Полезные советы
СТАРАЙТЕСЬ ОБРАБАТЫВАТЬ ТОЛЬКО ВХОДЯЩУЮ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ, ИМЕЮЩУЮ ДЛЯ ВАС ЗНАЧЕНИЕ, ПЕРЕПОРУЧИТЕ ОБРАБОТКУ “РУТИННОЙ ПОЧТЫ” СЕКРЕТАРЮ.
ПОРУЧИТЕ СЕКРЕТАРЮ ДЕЛАТЬ ПРЕДВАРИТЕЛЬНУЮ РАССОРТИРОВКУ ВХОДЯЩЕЙ ПОЧТЫ (НАПРИМЕР, ПО ПРИОРИТЕТНОСТИ) И РАСКЛАДКУ ЕЕ В СПЕЦИАЛЬНЫЕ ПАПКИ.
ТРЕБУЙТЕ, ЧТОБЫ К ВХОДЯЩИМ ПИСЬМАМ ПРИКЛАДЫВАЛИСЬ НЕОБХОДИМЫЕ РАЗЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ МАТЕРИАЛЫ.
ВСЕ НЕСУЩЕСТВЕННОЕ НЕМЕДЛЯ ОТПРАВЛЯЙТЕ В КОРЗИНУ ДЛЯ БУМАГ.
ПРИ ЧТЕНИИ ПИСЬМА СРАЗУ ПОМЕЧАЙТЕ ВСЕ ВАЖНЫЕ МЕСТА В ТЕКСТЕ.
СНАБЖАЙТЕ ПИСЬМО УКАЗАНИЯМИ И ЗАМЕЧАНИЯМИ ПО ОБРАБОТКЕ (СРОК ИСПОЛНЕНИЯ, ИСПОЛНИТЕЛЯ, МЕСТО В АРХИВЕ И ПР.)
ВХОДЯЩУЮ ПОЧТУ, КОТОРАЯ ДОЛЖНА ОБРАБАТЫВАТЬСЯ В ДРУГОМ МЕСТЕ, НЕМЕДЛЕННО ОТПРАВЛЯЙТЕ ПО НАЗНАЧЕНИЮ.
ОБРАБАТЫВАЙТЕ ПИСЬМО СРАЗУ ПОСЛЕ ПОЛУЧЕНИЯ.
НИ ОДНО ПИСЬМО НЕ ДОЛЖНО ОСТАВАТЬСЯ БЕЗ ОБРАБОТКИ.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ СИСТЕМУ КАТАЛОГА ДЛЯ “ПАРКОВКИ” ДОКУМЕНТОВ.
СВОЕВРЕМЕННО И РЕГУЛЯРНО ИЗБАВЛЯЙТЕСЬ ОТ НЕНУЖНЫХ БУМАГ.
Компьютер – друг или враг?
Одно из самых распространенных современных заблуждений – полагать, что компьютер может все. Патрик Форсайт
Разве компьютер может быть врагом?
Трудно вообразить, как можно сегодня обходиться в работе без компьютера. Но, к сожалению, компьютер иногда способен разочаровывать. Иногда в работе каждого из нас нужна не столько оперативность, сколько осмотрительность. Представьте себе, что Вы приобрели электронную записную книжку. Целую неделю Вы тратили все вечера, внося в нее номера телефонов, необходимые адреса и фамилии. А потом случайно нажали не ту кнопку или Ваш ребенок вытащил из нее батарейки, чтобы поиграть, и … вся информация была уничтожена!
Или, к примеру, внимательно изучите обычный счет за гостиницу. Там порой таких закорючек наставят (увы! – далеко не все гостиницы компьютеризированы!), что ни один компьютер не разберется в этих сокращениях и обозначениях. И приходится бухгалтерии подшивать Ваши бумаги по старинке, без компьютера, или самим вводить в компьютер расшифрованную информацию, все равно подшивая оригинал счета в папку.
К тому же, для работы со многими программами Вам не обойтись без квалифицированного специалиста – компьютерщика. Оператор за машиной или администратор компьютерной сети – это дополнительные люди в штате со всеми вытекающими отсюда последствиями, не исключая и таких: “Извините, сегодня я сделать эту работу не смогу – машина вышла из строя”.
Нельзя также забывать и о конфиденциальной информации. Чтобы соблюсти принцип конфиденциальности, Вам обязательно придется обратиться за помощью к специалистам, чтобы Ваша информация не оказалась на всеобщем обозрении (развитие современных технологий позволяет “заглянуть” в Ваш компьютер, даже находясь на расстоянии нескольких сотен километров от Вас!).
Вот почему о компьютере как о помощнике номер один можно говорить лишь тогда, когда Вы сами умеете работать с ним и знаете его более или менее хорошо. Иначе эффект будет прямо противоположным тому, на который Вы рассчитываете. И Вам потом еще долго придется расхлебывать последствия попытки внедрить компьютер в собственную работу.
В каких областях делопроизводства целесообразно использовать компьютер?
В работе с базами данных, когда с помощью обычного персонального компьютера можно навести идеальный порядок в своем делопроизводстве;
В разработке графических и прочих иллюстративных материалов, будь то таблицы, чертежи, схемы и пр.;
В тиражировании документов, когда простым нажатием кнопки Вы можете распечатать необходимое Вам количество экземпляров того или иного документа;
В организации эффективной и быстрой коммуникации с использованием электронной почты. Таким образом Вы сможете оперативно знакомить своих сотрудников с необходимой информацией, давать им задания, получая столь же оперативный ответ; в течение нескольких минут отправлять информацию своим заокеанским партнерам, получая быстрый ответ и т.д.;
В обработке статистических материалов, редактировании, моделировании, не говоря уже о возможности в свободное время поиграть даже в “крестики-нолики”;
В осуществлении информационного обеспечения Вашей деятельности путем использования возможностей сети Интернет и т.д. и
При разумном подходе возможности компьютера могут быть поистине безграничны!