Полезные советы
ПЕРЕПРОВЕРЬТЕ СВОЙ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ РАБОЧИЙ СТИЛЬ И УСОВЕРШЕНСТВУЙТЕ ЕГО. ДЛЯ ЭТОГО ВКЛЮЧИТЕ В НЕГО НОВЫЕ ПОБУДИТЕЛЬНЫЕ МОТИВЫ, НАПРИМЕР, ДЛЯ ИЗБАВЛЕНИЯ ОТ МЕШАЮЩИХ ПРИВЫЧЕК.
Ваш ежедневный план дел
Завтра – всегда самый загруженный день недели. Джонатан Лейзер
Я обычно составляю список дел, которые мне нужно сделать в течение дня. Это и есть план?
Конечно, план – это не просто перечень дел, которые нужно обязательно выполнить. План – это перспектива Вашей работы. Он должен соответствовать определенным требованиям:
В перечне видов деятельности не должно быть места невыполнимым делам;
Учитывается сложность каждого конкретного задания, временные и прочие затраты на его выполнение;
Поправки на непредвиденный случай, а также обоснованный расчет времени на выполнение того или иного задания;
Четкое понимание приоритетов как один из решающих факторов рационального использования времени.
Что именно должно быть включено в ежедневный план помимо перечня дел?
Помимо перечня дел, при составлении плана обязательно нужно учесть следующие моменты:
Начало работы
График дневной продуктивности
Регулирование пауз
График дневных “помех”
Контроль за результатами дня
Предварительное планирование следующего дня
Включите в свой ежедневный план личные дела, а также решение вопросов, связанных с делами семьи, занятиями спортом, отдых, культурные мероприятия, хобби, общение с друзьями и т.д.
Существуют ли какие-либо правила или технические приемы составления ежедневного плана дел?
Управлять временем не научишься до тех пор, пока не станешь правильно и грамотно классифицировать виды своих занятий. Здесь у каждого менеджера может быть особая методика. Если она Вас устраивает, если дает оптимальные результаты, то, как бы она ни была громоздка, никаких возражений против нее быть не может.
Практика показывает, что важна не структура самой системы, а число входящих в нее элементов. Их должно быть не более трех-пяти, с большим количеством физически трудно справиться. Не имеет значения, как Вы их назовете. Например, так:
Приоритетно
Важно
Требует немедленного действия
Требует дополнительной информации
Чтение
Можете придумать также удобную для Вас систему дополнительных обозначений. Например: телефон, диктовка, необходимость писать, документы, предложения, мненияи т.д. Такой план может представлять собой миникартотеку. Подумайте, где ее лучше разместить на Вашем рабочем столе. Это может быть обычный картотечный ящик с яркими, заметными разделителями. Такой план имеет один существенный недостаток – из него явно выпадает одна группа дел, для которой больше подходит календарь-ежедневник, чем картотека: это личные и деловые встречи и пр. Поэтому помимо картотеки, Вам придется пользоваться и календарем-ежедневником.
Ваши ежедневные дела обязательно должны соотноситься с Вашими перспективными планами. Если не учитывать этого, то вся Ваша работа может превратиться в короткие промежутки между свиданиями и встречами. Чтобы этого не произошло, постарайтесь составить для себя перспективный рамочный план, например, на неделю. Выглядеть Ваш план, может, например, следующим образом:
|
Необходимые пометки (важно, срочно, диктовка, чтение и т.д.) могут быть помещены в графу “Примечания”.
И, наконец, последние рекомендации по составлению ежедневного плана дел:
Все записи должны быть достаточно подробными и понятными (если Вы делаете запись “Р.Б. – ланч”, то через 2-3 недели после этого Вы рискуете не вспомнить, по поводу чего устраивался этот ланч, а главное, кто такой Р.Б.!).
В вашем плане должно найтись место для некоторых важных для Вашего секретаря или коллег пометок, которые можно было бы расшифровать в Ваше отсутствие.
Записи целесообразно делать карандашом, чтобы при необходимости их можно было бы легко изменить.
Не перегружайте Ваш план лишними записями.