Полезные советы
Чтобы качественно и быстро писать документы, не следует сразу хвататься за перо, необходимо сначала продумать план своей работы над документом. Последовательность этапов работы должна быть следующей:
Составление краткого плана-конспекта, включающего последовательность изложения, объем работы, учет всех необходимых материалов.
Сортировка материалов: на этой стадии идет уточнение всех имеющихся в Вашем распоряжении данных. Кое-что отбрасывается за ненадобностью, другое, наоборот, включается.
Определение последовательности подачи материала, то есть, грубо говоря, что за чем идет. По сути это подготовка оглавления, где Вы перечисляете названия всех глав с краткими пометками о том, что включает каждая из них.
Подготовка проекта документа, проще говоря – черновика, в котором уже в законченном виде просматривается готовый результат Вашей работы.
Редактирование: окончательная сверка документа с Вашим планом-конспектом. Не расстраивайтесь, если, работая над бумагами в первый раз, Вы получаете на стадии редактирования еще довольно сырой документ. Редактируйте его еще и еще. Чем больше времени Вы потратите на шлифовку документа, тем качественнее и весомее будет результат Вашей работы. Постепенно приходит опыт, и вот уже из-под Вашего пера выходят действительно совершенные документы и по стилю, и по форме, и по содержанию. Не сомневайтесь, эффект от таких документов будет соответствующий: нужные Вам договоры будут заключены, планы утверждены, программы одобрены.
Применение подобной системы работы над документами, несмотря на кажущуюся громоздкость и многочисленность пунктов, позволит существенно сократить время, которое Вы тратите на написание различных служебных бумаг.
Ваша цель – минимум документов
Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полегчают. Персидская поговорка
Мой кабинет буквально завален бумагами. Как мне с ними разобраться?
Как показывает статистика, из всего того моря бумаг, которые ежедневно подшиваются в сотнях и тысячах контор по всему миру, лишь 10% востребуются вторично. Так что более 90% всех бумаг, хранящихся в Вашей конторе, можно безболезненно уничтожить, и никто не заметит их отсутствия! Это вместо того, чтобы ломать себе голову над тем, где разместить Ваш гигантский архив, требующий “специальной температуры и влажности для хранения документов”.
Итак, в работе с бумагами у Вас есть три подхода:
Выбросить вон, не подшивая, с учетом приведенной выше мрачной статистики;
Подшить и забыть о них навсегда;
Подшить и конкретно указать, сколько должен храниться этот документ (или, хотя бы, когда он может быть затребован вторично).
Окиньте внимательным придирчивым взглядом свой стол. Ведь признайтесь, сколько в ящиках Вашего стола скопилось хлама, который Вы собираете так, на всякий случай: “А вдруг пригодится?”. От этих уже давно не нужных Вам документов пухнут папки, распираются ящики стола, бумаги не умещаются в Вашем портфеле. Разберитесь с ними, наконец! Принимайтесь за работу немедля, и беспощадной рукой выбрасывайте в корзину все, что Вам не нужно:
Старые циркуляры, вернувшиеся к Вам повторно;
Прошлогодние журналы (если Вам нужны одна-две статьи из них, аккуратно вырвите эти страницы и сохраните);
Так же безжалостно поступите с огромной массой безделушек, безвкусных сувениров и коробочек, которые годами накапливались на Вашем столе. Либо найдите им применения, либо – вон, в мусорную корзину.
Такие генеральные чистки очень помогают в работе, хотя большинство людей неохотно расстаются с вещами, даже ненужными. Лишь немногие могут похвастаться, что в их столе нет ничего такого, что можно без особого ущерба выбросить в корзину немедленно.
О том, что делать с оставшимися 10% документов Вы узнаете в разделе “Правила “парковки” документов”.
Как же можно решать служебные вопросы без бумаг?
Всякий раз, когда Вы беретесь за перо или приглашаете к себе секретаршу, чтобы продиктовать ей очередную бумагу, подумайте: а есть ли в нем вообще нужда? Вот Вам и наглядная экономия времени, кстати, не только своего, но и чужого. Ведь кому-то пришлось бы читать Ваше послание, потом отвечать на него или реагировать каким-то иным образом. К сожалению, не все это понимают, а потому бумаги идут к нам неиссякаемой чередой. Вы с тоской смотрите на пухлую папку с документами, забывая о том, что, вполне возможно, кто-то где-то в другом кабинете с таким же чувством взирает на бумагу, присланную Вами. Что же делать? Как остановить, или хотя бы уменьшить этот поток?
Во-первых, постарайтесь в разумных пределах заменить письменное общение телефоном: ведь проще снять трубку и набрать нужный номер, чем написать и отправить письмо. К тому же далеко не все дела нуждаются в их письменном воплощении. Итак, телефон – самый верный способ уменьшить количество бумажной работы.
Таким же незаменимым, как и телефон, стал в наши дни факс. И дело не только в обеспечиваемой им оперативности связи. Факсимильная форма связи породила совершенно новый стиль делового общения, где на первое место выдвигается краткость изложения, четкость мысли, конкретная проработка деталей.
В-третьих, прежде чем дать заявку на копирование какого-либо документа, подумайте, а действительно ли это необходимо? По данным статистики, большая часть потребляемой бумаги тратится на копирование и размножение одних и тех же циркуляров и прочих документов. В большинстве более или менее крупных компаний действует правило: выпускается документ, и тут же к нему прилагается сопроводительное письмо, кому и в какие отделы его следует разослать для ознакомления. Нужно это или нет, станут ли там читать бумагу или, не глядя, подошьют в одну из папок, это редко кого интересует. Таковы правила, так делают все и везде. Попробуйте воспользоваться доской объявлений или разошлите письмо по электронной почте намеченным адресатам. Однако будьте предельно осмотрительны, работая с секретными и конфиденциальными документами. Вашему соседу по комнате или посетителю совсем не обязательно видеть на экране компьютера какие-то данные о конкретной сделке, заключенной Вами на прошлой неделе.
Если Вы получаете от руководства задание провести анализ каких-либо событий, обязательно уточните, в какой форме необходимо представить результат. Может оказаться, что вместо объемистого доклада вполне подойдет краткое устное аналитическое заключение.