Полезные советы
ПОВЕСТКА ДНЯ – ЭТО ВАШ НАДЕЖНЫЙ КОМПАС, ДОКУМЕНТ, ОТ КОТОРОГО НЕЛЬЗЯ ОТСТУПАТЬ НИ НА ШАГ, И ТОЛЬКО В ЭТОМ СЛУЧАЕ ПОСТАВЛЕННАЯ ВАМИ ЦЕЛЬ БУДЕТ ДОСТИГНУТА.
ГОТОВЯСЬ К СОВЕЩАНИЮ, КРИТИЧЕСКИ ОЦЕНИТЕ ЕГО ПОВЕСТКУ. НЕ СЛИШКОМ ЛИ ОНА ПЕРЕГРУЖЕНА? НЕ УСТАНУТ ЛИ УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ?
СТАРАЙТЕСЬ НЕ ВКЛЮЧАТЬ В ПОВЕСТКУ ДНЯ РАЗДЕЛ “РАЗНОЕ” - ЭТО ПОЗВОЛИТ ВАМ ДЕРЖАТЬ СИТУАЦИЮ ПОД КОНТРОЛЕМ.
Персональный состав присутствующих
Идеальные собрания те, на которых присутствуют двое при одном отсутствующем. Народная мудрость
Я стараюсь проводить совещания с максимальным составом участников, чтобы дать возможность высказаться всем желающим. Я прав?
Нет, не правы. В данном случае в основу должен быть положен принцип “чем меньше, тем лучше”. Помните, что, внося в список приглашенных новое лицо, Вы тем самым удлиняете продолжительность совещания. Присутствовать на совещании необходимо либо тем людям, чье выступление запланировано в повестке дня и чье мнение особенно важно для принятия решения, либо тем, кто собирается взять на себя выполнение каких-то действий по итогам совещания.
Не требуйте от людей досиживать все совещание до конца, если они задействованы только в одном или двух пунктах повестки дня. Подумайте о том, что восемь человек, отсидев час на совещании, потеряют целый рабочий день! Спланируйте повестку дня так, чтобы люди присутствовали при решении “своих” вопросов, после чего могли бы уйти.
Так кто же все-таки должен присутствовать на совещании?
Сужайте насколько возможно круг участников! Приглашать надо лишь тех, без кого действительно нельзя обойтись, т. е. работников:
непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
располагающих соответствующими специальными знаниями;
исполняющих решения;
имеющих опыт решения аналогичных проблем;
ответственных за надлежащее исполнение;
а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести собрания).
Что должно быть включено в приглашения на совещание, и когда их лучше рассылать?
Приглашение на совещание должно содержать:
ФИО и должность приглашаемого
основную тему совещания
дату и время проведения совещания
место проведения совещания
основные пункты повестки дня
состав участников
ФИО и контактный телефон организатора совещания
Приглашения рассылайте, по крайней мере, за неделю до совещания. Проинформируйте как можно конкретнее участников о темах и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах, если отдельные участники собираются появиться к обсуждению определенных пунктов).
Образец Приглашения на совещание Вы можете найти в соответствующем разделе нашего ПРАКТИКУМА.
Полезные советы
УДЕЛИТЕ ОСОБОЕ ВНИМАНИЕ ПОДГОТОВКЕ СПИСКА ПРИГЛАШЕННЫХ НА СОВЕЩАНИЕ. ПОМНИТЕ, ЧТО, ВНОСЯ В СПИСОК НОВОЕ ЛИЦО, ВЫ НЕ ТОЛЬКО УДЛИНЯЕТЕ СОВЕЩАНИЕ, НО И ОБРЕКАЕТЕ ЧЕЛОВЕКА НА ПОТЕРЮ НЕСКОЛЬКИХ ЧАСОВ СВОЕГО РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ.
ЗАРАНЕЕ РАССЫЛАЙТЕ ПРИГЛАШЕНИЯ БУДУЩИМ УЧАСТНИКАМ СОВЕЩАНИЯ. ПРИГЛАШЕНИЯ ДОЛЖНЫ СОДЕРЖАТЬ МИНИМАЛЬНУЮ ИНФОРМАЦИЮ, КОТОРАЯ ПОМОЖЕТ ИМ ПОДГОТОВИТЬСЯ К СОВЕЩАНИЮ.