Не надейтесь на память, записывайте информацию, представляющуюся Вам полезной. Помните: мы забываем 90% того, что слышим, 50% того, что видим, и 10% того, что

делаем. Ваша большая информированность обернется, в частности, и выигрышем времени.

Используйте для работы и чтения время ожидания приема, в очереди и т.д.

Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для делового человека. Эта черта бросается в глаза особенно при наблюдении за американцами. Чтобы выполнить данный совет, нужно всегда иметь при себе какие-либо материалы для работы – на всякий случай (а случаев таких найдется сколько угодно).

(Совет А.Маккензи). Всегда носите с собой чистую карточку и карандаш для записи удачных мыслей. К сожалению, память наша такова, что мы забываем даже самые блестящие мысли (в том числе и свои). А они могут прийти в любое время суток в любой обстановке, так как мысль наша работает непрерывно (хотя и не всегда осознанно) над разрешением наших проблем.

Не тратьте время на сетования по поводу неудач.

Этим грешат многие – "поплакаться в жилетку" после досадного просчета, а особенно – в случае неудачного стечения обстоятельств. Эта пустая трата времени не поднимает Вашего престижа и не лечит рану, а только бередит ее.

Анализируйте свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных.

Этому весьма способствует:

а)изучение своих рабочих планов и отметок об их исполнении; б)обсуждение с близкими людьми своего стиля деятельности.

Не считайте, что методы и приемы Вашей работы – самые лучшие. Постоянно ищите способы экономии своего времени и времени своих сотрудников.

Решив трудную задачу, наградите себя кратким отдыхом.

Насладитесь сознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в Вас новую энергию, которую Вы употребите не на текучку, а на решение следующей важной задачи.

5.3. О ПРИМЕНИМОСТИ РЕКОМЕНДУЕМЫХ ПРАВИЛ

Просмотрев перечень этих принципов и советов, Вы, думается, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные вопросы) применимы и вне работы, в повседневной жизни. В ней тоже не хватает времени, а отпущенное нам время мы часто расходуем бездарно.

Конечно, некоторые правила применительно к домашним условиям претерпевают изменения. Например, правило 5 может прозвучать так: "Как можно больше дел поручайте детям." Польза от этого (как и в случае с работой) двойная – и экономия времени, и воспитание.

Рекомендуемые принципы годятся как для управляющих, так и для исполнителей. Поскольку руководитель заинтересован в наибольшей отдаче своей команды, то целесообразно внедрить эти принципы в своем подразделении. К тому же и самому руководителю легче совершенствоваться в более организованной среде.

Пожелания

-» Время от времени просматривайте данные

рекомендации, освежайте их в памяти – до тех пор, пока они не станут для Вас постоянно действующими правилами.

-*■ Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, – это ускорит усвоение Вами приемов рационального использования

своего времени.

5.4. НЕ БУДЕМ МЕДЛИТЬ!

Одним из свойств человеческой психики является медлительность. Конечно, наиболее заметно она выражена у флегматиков. Однако трудно найти человека, который не помедлит, не пооткладывает на завтра, вместо того, чтобы сразу приступить к труДноМУ или неприятному делу ("вправить мозги" нерадивому и склочному работнику, заняться конфликтом подчиненных, подготовить докладную по запутанному вопросу и т.п.).

Специальные исследования показывают, что на счету этой нашей слабости – медлительности – больше потерянного, растраченного на мелочи времени, чем у любого другого фактора, снижающего эффективность труда руководителя.

Надежным противодействием медлительности служит неукоснительное следование изложенному выше правилу рекомендаций: "Беритесь прежде всего за важнейшие и за срочные дела". Однако чтобы облегчить преодоление барьера отрицательных эмоций при переходе к неприятному делу, мы не ограничимся лишь формулированием этого правила, а рассмотрим эту ситуацию подробнее.

У медлительности есть две главные союзницы: а)привычки и 6) инерция.

Привычки управляют нами

Изменить свои привычки трудно. Но если попытаться это сделать, то начать надо, конечно, с их описания. Это можно сделать, например, записав дела и обязанности, которые мы привыкли делать сразу, не задумываясь, и делаем это легко, как бы между прочим.

Конечно, такой список составляется не умозрительно (что очень трудно), а в процессе своей деятельности, как бы глядя на себя со стороны. Многие привычки подскажут Вам ваши близкие, друзья, сослуживцы, чем значительно облегчат Вашу задачу.

Особенно обратите внимание на привычку откладывать – какого сорта дела Вы стремитесь отложить?

Инерция проявляется в том, что продолжать дело легче, чем начинать новое

Помня это, можно рекомендовать облегчить подход к новому делу тем, что начинать его с самого легкого шага. (Кстати, многие с детства помнят, наверное, антипсихологическую рекомендацию – начинать уроки с самых трудных предметов). Думается, что не для одного школьника эта дополнительная трудность перетянула чашу весов в пользу футбола или кино. На традиционный вопрос родителей: "Почему до вечера не сел за уроки?", известен и ответ: "Не знал, как начать".

Наиболее распространенные случаи:

Неприятное дело

Такие дела чаще всего откладываются в надежде, что "о6ойдется"("образуется"). Однако чаще не обходится, а усугубляется. Например, промедление с повышением

оплаты труда приводит к конфликтам и потере наиболее ценных работников. Откладывание разрешения конфликта ведет к его разрастанию и углублению.

Порой достаточно задуматься об отрицательных последствиях не принятых своевременно должных мер, как сразу расхочется медлить.

Проанализировав свою работу, Вы, вероятно, получите подтверждение тому, что 80% конфликтных ситуаций дают 20% подчиненных, а 80% неприятностей Вы имеете от 20% дел. Именно этим подчиненным и этим делам необходимо больше внимания. Тем самым значительно уменьшится Ваша "служебная задолженность".

Полезно установить себе срок (реальный) исполнения неприятного дела, записать его так, чтобы запись эта в течение дня неоднократно попадала в поле Вашего зрения. Еще лучше сообщить об этом сроке окружающим.

Если дело особенно неприятное, можно в качестве "приманки" пообещать себе приз за его исполнение. Им может быть то, о чем Вы давно мечтаете, но все время отказываете себе в этом удовольствии (посвятить целый вечер чтению, побездельничать , купить наконец то, что очень хочется, но жалко денег, и т.п. – у каждого найдется приз для себя).

П Сложное дело•

Есть несколько приемов, облегчающих вхождение в дела, к которым не знаешь, как подступиться.

Один из них – разбить задачу на подзадачи. Это дробление значительно облегчает поиск первого шага, самого трудного.

Второй прием – начать с конца. Например, если дело должно завершиться подачей доклада руководству, то можно начать с попытки написать этот доклад. Сразу встанет десяток вопросов: кому адресовать, с кем согласовать, чьи интересы он заденет, какие возможны реакции различных служб на этот доклад, какие разделы он должен содержать, какие логически возможные варианты решения и т.д. Запишите все эти вопросы, сгруппируйте их – и первоначальный план действий готов.

Третий прием – "метод десятиминуток". Вы обязуетесь (перед собой) 2-3 раза в день уделять по 10 минут этому трудному делу. Ясно, что за столь краткое время Вы сможете лишь "отщипнуть кусочек" от стоящей перед Вами глыбы: заказать в архиве, отделе информации, других службах необходимые материалы; поручить сотрудникам подготовить ответы на отдельные вопросы; решить, у кого можно проконсультироваться, кого можно привлечь в помощь, "озадачить их", поочередно поработать с каждым и т.д. (В других случаях алгоритм может быть иной, но идея, по-видимому, ясна.)

Очень часто мы ждем вдохновения. Но, как известно, "вдохновение – это на 90% потение".

□ Неопределенная ситуация

Принятие решения часто откладывается из-за неполноты имеющейся информации и опасения, что решение может оказаться ошибочным.

Действительным подспорьем здесь может стать "список тревог". Последующие обращения к этому списку показывают, что большая часть тревог оказалась напрасной. Это, с одной стороны, способствует решительности, а с другой – выявляет действительные опасности.

5.5. ГДЕ ВЗЯТЬ НЕДОСТАЮЩЕЕ ВРЕМЯ

По вертикали:

Одна из главных союзниц медлительности – ... , проявляющаяся в том, что продолжать дело легче, чем начинать новое.

Делегируя полномочия подчиненному, руководитель должен оставить ему право на ... .

Обычно по ... процентов бумаг решение может быть принято с первого прочтения. Эффективный прием самоконтроля расходования времени – ... дня.

Один из приемов экономии времени – ... чтение. Составьте ... дня.

Мы забываем ... процентов того, что слышим. Не ... количества бумаг на столе.

16. Мы забываем ... процентов того, что делаем.

Множество малозначительных дел, мешающих производительному расходованию времени.

Дела маловажные занимают в среднем ... процентов рабочего дня.

22. Эффективный прием контроля расходования времени – ... рабочего дня.