1.4.5. Учет командировочных в валюте

Командировочные расходы включаются в состав расходов по обычным видам деятельности после утверждения авансового отчета руководителем в рублях по курсу на дату выдачи валюты под отчет (п.п. 5,6 и 7 ПБУ 3/2006).

По общему правилу в учете валютный аванс работника , командированного за границу, учитывается в рублях по официальному курсу, установленному на дату выдачи денег из кассы. Дальнейший пересчет в рубли задолженности подотчетного лица не производится. Исключение составляют два случая:

• аванс израсходован не полностью;

• выявлен перерасход аванса.

Сумма утвержденного валютного перерасхода согласно авансовому отчету включается в состав расходов по обычным видам деятельности по курсу на дату утверждения авансового отчета. Ее необходимо принять на учет и возместить работнику.

Отдельного синтетического счета для учета наличной иностранной валюты не предусмотрено, поэтому в составе счета 50 "Касса" рекомендуется открывать субсчет счета 50 "Касса в иностранной валюте", учет по которому ведется в двух оценках: по видам валют и в рублях.

Приходные и расходные кассовые документы необходимо отражать как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.

В соответствии с п.23 "Порядка ведения кассовых операций на территории РФ", утв. решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40, организация должна вести только одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации.

Остатки кассовой наличности в иностранной валюте подвергаются переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся у организации иностранной валюте. Результат переоценки отражается в корреспонденции счета 50 со счетом 91 "Прочие доходы и расходы".

ПРИМЕР 1.8. Приказом руководителя организации работник командируется в Нью-Йорк сроком на семь дней с предварительным заездом в Москву на один день.

В расчет суммы аванса, выданного работнику, при составлении сметы расходов приняты следующие компенсационные выплаты:

• стоимость проезда железнодорожным транспортом из СПб в Москву и обратно – 5700, в т.ч. НДС 869 руб.,

• стоимость авиабилетов из Москвы в Нью-Йорк и обратно 36 000 руб.,

• суточные на территории России и Америки. Согласно приказу директора суточные установлены в следующих нормах: по территории России – 1000 руб, в Нью-Йорке – 80 USD,

• расходы по найму жилого помещения за 5 дней проживания в отеле в Нью-Йорке 1200 (240 * 5) USD,

Официальный курс ЦБ РФ доллара США составил:

• на дату выдачи денежных средств командированному работнику – 29 руб.,

• на дату возврата неизрасходованной подотчетной суммы и утверждения авансового отчета – 29,15 руб.

Сумма аванса, полученного работником, составляет:

• в рублях – 45 000;

• в валюте – 1700 USD.

По расходам, осуществленным на территории РФ, может быть предъявлен к вычету налог на добавленную стоимость. В соответствии с п.7 статьи 171 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) при наличии счетов-фактур, оформленных в общеустановленном порядке.

По возвращении из командировки представлен авансовый отчет, в котором отражены предусмотренные в смете расходы, подтвержденные первичными документами.

Решение примера 1.7 представлено в табл. 6.

Таблица 6

Отражение в учете командировочных расходов

Содержание операции	Сумма, USD	Сумма, руб.	Корреспондирующие счета Дебет Кредит
1. Выдано работнику под отчет в рублях		45000	71	50
2. Выдано работнику под отчет в долларах (1 700 х 29 руб./USD)	1 700	49300	71/вал.	50/вал.
3. Списаны расходы на проезд по территории РФ		4831	20(26,44)	71
4. НДС по проезду на территории РФ		869	19	71
5. Списаны расходы на покупку авиабилетов		36 000	20(26,44)	71
6. Начислены суточные в валюте (80 USD х 6дн. х 29 руб./USD) в пределах норм	480	13920	20(26,44)	71/вал
7. Начислены суточные в рублях за три дня (за день пересечения границы при возвращении из командировки и за 2 дня следования по территории России) в пределах норм		2100	20(26,44)	71
8. Начислены суточные в рублях сверх норм (300х3 дня)		900	20(26,44)	71
9. Списаны расходы на проживание в отеле (240 USD *5дн.*29)	1200	34 800	20(26,44)	71/вал.
10. Возвращены рублевые денежные средства в кассу фирмы (45000-4831-869-36000-3000)		300	50	71
11. Возвращены неизрасходованные валютные денежные средства в кассу фирмы (20*29,15)	20	583	50/вал.	71/вал
12. Отражена курсовая разница по командировочным расходам (20х (29,15 руб. - 29 руб.))		3	71/вал.	91-1

В совокупный годовой доход работника с целью начисления налога на доходы физических лиц необходимо включить суточные сверх норм за три дня в размере 900=00 рублей, а также начислить на эту сумму страховые взносы.