1.4. Учет и документальное оформление командировочных расходов

1.4.1. Служебная командировка и ее документальное оформление

Статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) установлено, что служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Порядок документального оформления и проведения расчетов по загранкомандировкам регламентирован Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008

Для правильного оформления загранкомандировки необходимо:

• приказ директора предприятия о направлении в командировку с указанием фамилии командируемого, цели и срока командировки, страны пребывания (форма № Т-9 или Т-9а, утв. постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты");

• авансовый отчет с приложением документального подтверждения расходов (форма АО-1);

• утвержденное директором служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а), закрытое командировочное удостоверение (форма № Т-10),

• ксерокс загранпаспорта.

При командировке в страны с визовым режимом необходим загранпаспорт, в котором делаются отметки о пересечении границы при следовании за рубеж и обратно. По этим отметкам определяется время нахождения работника в командировке. Ксерокс соответствующих страниц паспорта прикладывается к авансовому отчету. Командировочное удостоверение в этом случае не оформляется.

1.4.2. Обеспечение работника денежными средствами для командировки

В настоящее время существует три способа расчетов с командированными работниками.

1. Использование пластиковых карт.

Согласно Положению об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт. Утв. ЦБ РФ 24.12.2004г. № 266-П, юридическое лицо может осуществлять определенные операции с использованием расчетных карт, кредитных карт.

Данное положение предусматривает получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов и оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории РФ.

При этом делаются бухгалтерские проводки:

Дебет 52/Карты Кредит 52/Текущий валютный счет – перечислена иностранная валюта на карточный счет. (Счет, предусматривающий использование расчетных и кредитных карт. По данному счету в общеустановленном порядке начисляется курсовая разница);

Дебет 60, 71, 76 (в валюте) Кредит 52/Карты или Кредит 66 – осуществлены операции по расчетной или кредитной карте на дату осуществления операции.

Получать в банкоматах наличную валюту с корпоративной карты на территории РФ не предусмотрено.

2. Приобретение и выдача работнику командировочных расходов в иностранной валюте.

Приобретение организацией валюты отражается на счетах учета в общеустановленном порядке. При выдаче средств в иностранной валюте задолженность за работником числится в иностранной валюте с начислением соответствующих курсовых разниц.

Дебет 50/в (в валюте) Кредит 52 – получена валюта в банке на выдачу командировочных расходов;

Дебет 71/в (в валюте) Кредит 50/в – валюта выдана подотчетному лицу.

После утверждения авансового отчета подтвержденные командировочные расходы отражаются по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.

Дебет 20,26 Кредит 71/в – командировочные расходы списаны на счета учета расходов.

3. Выдача направляемому за пределы РФ работнику средств в рублях.

Работник приобретает иностранную валюту самостоятельно в обменных пунктах. В этом случае работодатель должен компенсировать работнику фактические расходы, понесенные для приобретения израсходованного количества валюты.