3.10 Разработка процессных должностных инструкций

Функционально - структурные схемы и модели, и разработанные на их основе регламенты, т.е. стандарты выполнения бизнес-процессов и бизнес-операций создают необходимую исходную информационно-нормативную базу для разработки на новом качественном уровне должностных инструкций, учитывающих не только организационную статику, т.е. закрепленные функции, но также – и динамику процессных действий взаимосвязи и взаимодействия.

Практически в данных условиях необходимо решать организационные задачи выделения и регламентации правил решения локальных бизнес-задач, «привязываемых» к каждому отдельному штатному месту.

При этом инженером-разработчиком должен охватываться следующий круг вопросов:

- выделение и образование штатных мест;

- описание функций, закрепляемых за местами;

- определение полномочий и ответственности для каждого места.

Эти вопросы должны решаться во взаимосвязи с решениями по:

- определению инстанций и определению (выделению) подразделений;

- установлению рациональных границ централизации и децентрализации заданий;

- формированию общей организационной и штатной структуры компании.

Далее представлена должностная инструкция менеджера по закупкам. Функциональные обязанности сотрудника представлены в таблице 2.1 в виде функциональной матрицы.

Директор

ЧП Om-cafe

________________

«17» 11 2011 года

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Заместитель директора

I. Общие положения

1. Заместитель директора относится к категории специалистов.

2. Назначение, освобождение и временное замещение заместителя директора производится приказом директора Компании..

3. В своей деятельности: заместитель директора руководствуется Уставом, настоящей инструкцией, внутренними положениями Компании.

4. В случае временного отсутствия заместителя директора замещают менеджеры предприятия.

II. Функциональные обязанности

Таблица 2.1 – Функциональная матрица

Бизнес-процессы	Операции	Заместитель директора	Входящие документы	Исходящие документы
Расширение ассортимента	Исследование и прогнозирование номенклатуры и ассортимента товаров и услуг	Выявление номенклатуры потребляемых материальных ресурсов. Анализ объёма потребности в материальных ресурсах. Корректное прогнозирование потребности в материальных ресурсах	Отчёт о потребности рынка Анализ конкурентов	Номенклатура потребляемых ресурсов Прогноз потребности
	Составление программы расширения ассортимента товаров и услуг	Сбор заявок с производственных подразделений. Оформление и структурирование базы заявок. Оформление сводной заявки на закупку требуемых для бесперебойного производства материальных ресурсов	Анализ потребности в русурсах	Мероприятия по стимулированию сбыта
	Реализация программы расширения ассортимента товаров и услуг	Анализ сводной заявки подразделений на закупку материальных ресурсов. Проведение точного обоснования составляемого бюджета закупок. Своевременное составление предварительного бюджета закупок и подача его на утверждение	Программа расширения ассортимента	Бюджет закупок
	Оценка эффективности расширения ассортимента товаров и услуг	Заполнение формы заказа. Размещения заказов у поставщиков ресурсов	Сформированный отчет эфективности расширения ассортимента товаров и услуг	Сопроводительная документация Договора поставки Перечень поставщиков

III. Права

Заместительдиректора имеет право на:

1. Обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.

2. Получение от должностных лиц структурных подразделений документов и других сведений, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

3. Вносить предложения по совершенствованию своей работы.

4. Действовать в пределах своей компетенции от имени Компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.

5. Получение необходимой для выполнения своих функциональных обязанностей информации о деятельности Компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.

6. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.

7. Регулирование своего рабочего времени для повышения эффективности работы и без ущерба для выполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Заместитель директора несет ответственность за:

1. Качество и своевременность выполнения своих обязанностей.

2. Неразглашение конфиденциальной информации.

3. Достоверность предоставляемой руководству информации.

4. Соблюдение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.

5. Закрепленные материальные средства.

6. Сотрудник обязан согласовывать со своим руководителем все действия, ведущие к возникновению финансовых обязательств организации перед третьими лицами.

7. Выделенные финансовые средства. Сотрудник отчитывается за их использование перед директором Компании.

V. Квалификационные характеристики

Заместитель директора должен отвечать требованиям следующих квалификационных характеристик должен знать:

1. Ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров и услуг предприятия.

2. Тенденции мировой моды.

3. Производителей и поставщиков товаров

4. Методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования.

5. Этику делового общения.

6. Действующие формы учета и отчетности.

9. Внутренние положения, регламентирующие деятельность Компании уметь:

10. Работать на компьютере, на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).

11. Планировать свою деятельность и расставлять приоритеты.

12. Иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.

13. Анализировать информацию, делать выводы, находить решения.

Директор: ____________________/И.О.Ф./ «17»11 2011 г.