Создание таблицы в режиме конструктора

1. На вкладке Таблица нажмите кнопку Создать.

2. Дважды щелкните элемент «Конструктор».

3. Определите в таблице каждое поле:

• Выберите столбец Имя столбца и введите имя поля.

• В столбце Тип данных можно оставить настройку по умолчанию («Текстовый») или выбрать требуемый типа данных в раскрывающемся списке в ячейке столбца Тип данных.

• В столбце Описание введите описание, помещаемое в это поле. Текст описания будет выводиться в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. Ввод описания является необязательным.

• При необходимости, задайте значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.

4. Определите ключевые поля до сохранения таблицы:

• Выделите одно или несколько полей, которые необходимо определить как ключевые. Для выделения одного поля выберите область выделения строки нужного поля. Для выделения нескольких полей нажмите и удерживайте клавишу CTRL и выберите область выделения для каждого поля.

• Нажмите кнопку Ключевое полена панели инструментов.

Примечание.Рекомендуетсяопределять ключевые поля, хотя это вовсе не обязательно. Если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.

5. Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить на панели инструментов, а затем введите имя таблицы.

Типы данных, используемые в поле таблицы

При выборе типа данных, используемых в поле, необходимо учитывать следующее.

• Какие значения должны отображаться в поле? Например, нельзя хранить текст в поле, имеющем числовой тип данных.

• Сколько места необходимо для хранения значений в поле.

• Какие операции должны производиться со значениями в поле. Например, суммировать значения можно в числовых полях и в полях, имеющих валютный формат, а значения в текстовых полях и полях объектов OLE нельзя.

• Нужна ли сортировка или индексирование поля. Сортировать и индексировать поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE невозможно.

• Необходимо ли использование полей в группировке записей в запросах или отчетах. Поля MЕМО, гиперссылки и объекты OLE использовать для группировки записей нельзя.

• Каким образом должны быть отсортированы значения в поле. Числа в текстовых полях сортируются как строки чисел (1, 10, 100, 2, 20, 200 и т.д.), а не как числовые значения. Для сортировки чисел как числовых значений используйте числовые поля или поля, имеющие денежный формат. Также многие форматы дат невозможно отсортировать надлежащим образом, если они были введены в текстовое поле. Для обеспечения сортировки используйте поле типа «Дата/время».

В приведенной ниже таблице указаны все типы данных в Microsoft Access, их использование и размеры.

Тип данных	Используется	Размер
Текстовый	Текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс.	До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определите свойство Размер поля.
Поле MЕМО	Длинный текст или числа, например, пометки или описание.	До 64 000 символов.
Дата/время	Даты и время.	8 байт.
Счетчик	Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи.	4 байта.
Числовой	Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (используйте денежный тип). Для определения числового типа определите свойство Размер поля.	Байт- числа от 0 до 255 (без дробной части). Целое– числа от -32 768 до 32 767 (без дробной части). Длинное целое(значение по умолчанию) – числа от -2 147 483 648 до 2 147 483 647 (без дробной части). С плавающей точкой(4 байт) - числа от -3,402823E38 до -1,401298E–45 для отрицательных значений и от 1,401298E–45 до 3,402823E38 для положительных. С плавающей точкой(8 байт) Числа от -1,79769313486232E308 до –4,94065645841247E для отрицательных значений, и от 1,79769313486231E308 до 4,94065645841247E–324 для положительных.
Денежный	Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.	8 байт.
Логический	Поля, содержащие только одно или два значения, таких как «Да/Нет», «Истина/Ложь», «Включено/Выключено».	1 бит.
Гиперссылки	Поле, в котором хранятся гиперссылки.	До 64 000 символов.
Объекты OLE	Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access.	До 1 гигабайта (ограничено объемом диска).
Мастер подстановок	Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер.	Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта.

Примечание.Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время, обеспечивают определенные ранее форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных определите свойствоФормат. Также можно создать пользовательский формат отображения для всех данных, кроме объектов OLE.