Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Методичка Access.doc
Скачиваний:
54
Добавлен:
27.02.2016
Размер:
3.26 Mб
Скачать

Создание отчетов Теоретические сведения

Отчет – это гибкое средство для организации данных при их выводе на печать.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова мастера выводятся окна диалога с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Создание отчетов можно выполнять следующими способами:

  • с помощью автоотчета (в столбец или ленточного);

  • с помощью мастера;

  • без помощи мастера в режиме конструктора.

Отчеты могут быть открыты в трех режимах: в режиме конструктора, в режиме предварительного просмотра и в режиме просмотра образца. Режим конструктора используют для создания отчета или изменения структуры существующего отчета. Режим предварительного просмотра позволяет просматривать данные в том виде, в котором они будут размещаться на печатных страницах. В режиме просмотра образца выводятся основные элементы макета отчета с образцами данных, демонстрирующих представление данных в отчете. Переключение между режимами отчета производится аналогично переключению между режимами любого другого объекта баз данных: с помощью меню Вид или с использованием кнопки в левом верхнем углу на панели инструментов.

Создание ленточного автоотчета

Задание.Построить отчет, позволяющий вывести список десяти самых дорогих товаров, а также их среднюю и суммарную цену.

Исполнение.Щелкнуть по вкладке «Отчеты», кнопка «Создать», в качестве источника данных выберите запрос «Товары с ценой выше средней». Последовательно выберите сначала опцию «Автоотчет: в столбец» , а затем «Автоотчет: ленточный». Дайте отчетам подходящие имена. Проанализируйте, чем отличаются эти два типа отчетов, в чем их удобства и неудобства.

Доработка отчета в режиме конструктора

Доработаем ленточный отчет: исправим названия полей, введем элементы оформления, добавим поля расчета среднего и суммарного значений.

  1. Просмотрите отчет в масштабе 50%. Вы увидите, что ориентация бумаги альбомная и в нижнем колонтитуле вдоль всей ширины страницы проведена серая разделительная линия. Перейдите в режим конструктора отчета с помощью кнопки в левом верхнем углу экрана или с помощью меню «Вид». Попытайтесь сразу же уменьшить ширину отчета. Вы увидите, что это сделать невозможно, поскольку мешает разделительная линия, а также поле нумерации страниц. Способом, известным по редактированию форм, выполните следующие изменения:

  • укоротите линию до 15 см, сделайте ее штриховой, установите ширину 2 пункта и цвет – синий;

  • в поле для вывода текущей даты установите средний формат даты, шрифт ArialCyr, 12 пт, не наклонный, насыщенность обычная, цвет красный. Установите ширину и высоту поля оптимальной: не больше и не меньше выводимой даты;

  • перетащите поле для вывода страниц отчета влево на 5-6 см, установите ширину поля 6 см, задайте зеленый цвет шрифта на желтом фоне;

  • выровняйте два поля в нижнем колонтитуле по нижнему краю, выделив их и использовав команду «Выровнять» из меню «Формат»;

  • переключитесь в режим предварительного просмотра и просмотрите результаты Вашего труда.

  1. Теперь можно изменять ширину страницы и ориентацию бумаги. С помощью команды «Макет страницы» в меню «Файл» установите книжную ориентацию бумаги и ширину страницы 15 см.

  2. Расширьте область «Примечание отчета» и стащите на нее поле с панели элементов (пиктограмма с буквами ab). Двойным щелчком по полю выведите диалоговое окно свойств. Постройте выражение для вычисления среднего значения цен товаров. Установите денежный формат с двумя знаками после запятой. Дайте соответствующий заголовок полю названия.

  3. Аналогично предыдущему пункту создайте поле для вычисления суммарного значения цен десяти приведенных товаров.

  4. Заключите поля со средним значением и суммой в прямоугольник (тип границы – точечная , ширина 4 пункта, цвет фиолетовый).

  5. Последовательно перейти сначала в режим предварительного просмотра, а затем в режим образца. Обратить внимание на данные. В чем их отличие? Выполнить запрос, на основе которого построен отчет, и выяснить, какой из режимов отчета адекватно отражает результат запроса.

  6. Переместить рамку со всем содержимым из области примечания отчета в область данных. Перейдите в режим предварительного просмотра и обратите внимание на изменение в отчете. Перетащите рамку с содержимым обратно в область примечания отчета.

  7. Если Вы внимательно выполняли предыдущее задание, то Вам не составит труда после каждого из десяти элементов списка товаров вставить тонкую (1 пункт) редкоточечную красную разделительную линию.

  8. Добавьте первый столбец и пронумеруйте в нем имеющиеся в отчете товары.