Основные понятия и терминология баз данных

Прежде чем перейти к рассмотрению возможностей системы управления базами данных Ассеss, ознакомимся с понятиембазы данныхи другими терминами, которые будут встречаться в данном пособии.

В области электронной обработки данных одним из базовых понятий является "информация". Информация, используемая нами в повседневной жизни, хранится в нашей памяти. Мы получаем ее из самых различных источников, например, из книг, газет, каталогов, проспектов, радио, слухов и т.п.Иногда в рамках выполняемой работы используется информация большого объема, отдельные "порции" которой похожи друг на друга по структуре, отличаясь содержанием. Речь может идти о справочнике адресов, биржевой сводке или каталоге товаров "Оtto". При работе с большими объемами информации очень важна скорость поиска информации. Кроме того, поиск адреса в рассортированном по алфавиту списке адресов можно выполнить значительно быстрее, чем тотже поиск в нерассортированном списке. Рост объемов обрабатываемых данных выдвигает на передний план проблему эффективности средств организации данных и доступа к ним.

Компьютер способен обрабатывать разнообразные данные. С помощью программ обслуживания баз данных (например МicrosoftAccess) можно сохранить данные в специальной форме, выбрать из них требуемые сведения, обработать, передать коллегам, распечатать и т.п. При наличии готовой базы данных с помощью МicrosoftAccessможно выполнить в ней поиск данных по задаваемым пользователем критериям. В результате можно получить на экране, к примеру, список всех счетов, со времени открытия которых прошло больше 30-ти дней, или всех парфюмерных магазинов, торгующих по выходным, и подвергнуть эти данные последующей обработке.

Хорошим примером базы данных является телефонный справочник. В нем все элементы расположены в алфавитном порядке по фамилиям. Дополнительно в нем можно получить информацию о номере телефона и адресе абонента. Однако телефонный справочник - это довольно "однобокая" база данных. Представьте себе, что Вам известен только адрес абонента, а фамилию Вы забыли. В таком случае "база данных" телефонного справочника бесполезна, так как данные в ней упорядочены исключительно по фамилиям. Если содержимое телефонного справочника будет подготовлено и сохранено на компьютере, то посредством специальных функций поиска и обработки этих данных пользователь сможет получить доступ к каждому отдельному компоненту адреса и выполнить сортировку по адресам.

Часто сам набор данных,например, адреса клиентов фирмы или наименования товаров, называютбазой данных. При этом следует помнить, что управление базой данных (упорядочение, сортировка, поиск и т.д.)возможно только с помощью специальной программы обслуживания. Когда в данном пособии речь идет обазе данных,то под ней понимается совокупность, состоящая изнабора данныхипрограммы обслуживания.Сам набор данных сохраняется в файле.

База данных включает различные объектыдля ввода, хранения и управления информацией. Ниже приведены различные типы объектов.

Таблица является основой базы данных. Вся информация хранится именно в таблицах. Каждый столбец в таблице содержит один определенный тип информации и называетсяполем. Каждая строка содержит информацию об определенном экземпляре объекта, описываемого в данной таблице, и называетсязаписью.Итак, набор данных состоит из записей, а каждая запись данных -из отдельных полей.Структура всех записей базы одинакова: все они имеют одну и ту же последовательность полей, но содержимое полей у каждой записи свое.

Форма позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в таблицах базы данных. Кроме того, форма позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Также форма позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Благодаря этому существует возможность блокирования доступа к конфиденциальной информации в базе данных.

Запросы предназначены для отбора и обработки необходимых данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию (условию) и нужна для решения конкретной задачи.

Отчеты используются, как правило, для печати информации. Вы можете придать отчету более привлекательный вид (по сравнению с таблицами и формами). Доступные способы оформления информации в отчетах Accessвесьма разнообразны.

Макросыиспользуются в тех случаях, когда при обработке больших объемов данных часто приходится выполнять длинные последовательности действий. Любые действия могут быть оформлены как макросы. Вызов макроса приводит к выполнению соответствующей данному макросу последовательности действий.

Модули используются при решении достаточно сложных задач, когда недостаточны возможности построения командных макросов. Для преодоления возникших трудностей можно попробовать написать собственную процедуру обработки информации на языкеAccessBasic. Такая процедура оформляется как модуль.

Создание базы данныхпроизводится в несколько этапов. Первый этап заключается вопределении структуры базы данных.На нем устанавливается, из каких полей состоит отдельная запись базы данных, и задается тип каждого поля.Различают, в частности,текстовые и числовые поля. Первые предназначены для хранения текста. Возможности обработки в них существенно слабее, чем в числовых полях, в которых можно даже производить вычисления. Наряду с типом поля указываются различные его характеристики, например длина.Длина полядолжна быть установлена таким образом, чтобы хватило места для хранения содержимого поля. Каждое поле имеет своеимя.

Прежде чем определять структуру базы данных, следует оценить информацию, которая должна быть сохранена в записи (блоке данных). Например, при проектировании базы данных телефонного справочника следует подумать о том, достаточен ли размер поля для полного адреса, или название улицы, почтовый индекс и название населенного пункта лучше поместить в отдельных полях. Применение отдельного поля для почтовых индексов целесообразно в тех случаях, когда записи должны быть рассортированы по номерам почтовых индексов.

После разработки структуры базы данных осуществляют ввод данных – это второй этап. Использование специальных форм упрощает как ввод, так и вывод данных отдельных записей.

Поиск информации в базе данных(третий этап) осуществляется на основекритериев поиска,которые применяются к содержимому определенных полей банка данных. При работе с телефонным справочником можно указать критерий, позволяющий отыскать всех абонентов, проживающих по одному адресу. Достаточно указать искомый адрес в качестве критерия поиска для поля "Адрес". Пользуясь указанным критерием, программа управления базой данных переберет все записи базы, разыскивая удовлетворяющие критерию поиска, т.е. содержащие указанный адрес в поле "Адрес".

В качестве результата поискабудут представлены все записи, содержимое поля "Адрес" которых идентично критерию поиска. Совокупность критериев поиска, предназначенных для фильтрации информации из набора данных, представляет собойзапрос.

Запросы могут быть сохранены для повторного использования. Благодаря точно определенным запросам осуществляется быстрая выборка из набора данных. Запросы позволяют отображать на экране только те данные, которые содержатся в определенных полях. В сложной системе банков данных запросы применяются также для того, чтобы дифференцировать права доступа к отдельным полям для различных категорий пользователей. Можно, например, ограничить право доступа к информации, являющейся коммерческой тайной, всем пользователям, за исключением определенного круга лиц. Так, право получать сведения из базы данных с информацией о сотрудниках фирмы можно предоставить только руководству.

Следующий этап –этооформление записей,отобранных по запросу. В рассмотренном выше примере с телефонным справочником целесообразной была бы распечатка адресов в виде адресных этикеток или их подготовка для шаблонного (серийного) письма. В случае обработки данных об обороте фирмы могло быть выполнено оформление полученных сведений о клиентах для включения их в отчет. Здесь открываются самые широкие возможности.

Для решения сложных задач создания одной таблицы с данными бывает недостаточно. Допустим, Вам необходимо составить заявку на товары, в которой должны присутствовать наименования товаров и адреса поставщиков. Если всю эту информацию хранить только в одной таблице, то в каждой записи, наряду с наименованием товара, следовало бы предусмотреть поле для адреса поставщика. Если же один и тот же поставщик имеет несколько видов товаров (вполне реальная ситуация), то многие записи будут хранить дублирующую информацию: один и тот же адрес поставщика для различных наименований товаров. Этот способ организации базы данных имеет явные недостатки:

• При добавлении в базу данных информации о новом товаре уже известного поставщика придется опять вводить его адрес в создаваемую запись.

• Если адрес поставщика изменится, необходимо будет проверить и обновить все записи, содержащие данный адрес.

• При хранении в каждой записи полного адреса поставщика увеличивается объем используемой памяти и затраты времени на управление данными, а поиск записей соответственно замедляется.

• Повышается вероятность появления ошибки (при вводе и обработке).

В подобных ситуациях более эффективной является база данных, построенная по реляционной модели.Преимущество ее заключается в том, что для каждого самостоятельного набора данных создается собственная таблица. В нашем примере это была бы отдельная таблица наименований товаров и отдельная таблица поставщиков. В таблице наименований товара адрес поставщика указывается в виде ссылки –номера записи таблицы поставщиков, содержащей реальный адрес. Этим номером однозначно определяется запись (адрес) в файле поставщиков.

Номер записи называется также первичным ключом.Многие программы управления базами данных, в том числе и Асcess, могут назначать такой номер автоматически, например, по мере ввода записей в базу, просто нумеруя их.

Заботясь об уменьшении объема базы, не следует забывать о ее надежности. Accessнапомнит об этом. Если, к примеру, в файле наименований товаров дается ссылка на поставщика с номером 3,Accessне позволит удалить запись с номером 3в файле поставщиков.

Если запись с номером 3 все-таки была удалена из таблицы поставщиков, то файл наименований товаров содержал бы целый ряд товаров без указания данных о поставщиках (точнее, с некорректным указанием). При попытке удаления записи из файла Accessпросматривает базу данных на наличие ссылок на эту запись из других записей связанных таблиц. Таким образом, проверяется так называемаяссылочная целостность данных.