4.4. Форматирование сводных таблиц.
Для изменения форматов сводной таблицы можно использовать стандартную технику форматирования таблиц. Excel сохраняет форматы при реорганизации таблицы и при ее обновлении, если в диалоговом окне Параметрах сводной таблицы установлен флажок Сохранять форматирование (он установлен по умолчанию).
В отличие от обычных таблиц в сводных таблицах запрещено условное форматирование, и при реорганизации таблицы не сохраняются форматы границ.
Excel предлагает более 20 автоформатов сводных таблиц, которые выбираются с помощью команды Формат отчета, на панели инструментов Сводные таблицы, меню Сводная таблица.
В сводных таблицах возможно изменение числовых форматов выделенных ячеек обычным способом изменения числовых форматов. Если необходимо изменить числовой формат для всего поля, следует поступить следующим образом.
Поставить указатель ячейки на любую ячейку данного поля в области данных.
На панели инструментов Сводные таблицы, меню Сводная таблица, выбрать команду Параметры поля.
В диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (см. рис. 4.7) нажать клавишу Формат.
В открывшемся окне Формат ячеек установить необходимый числовой формат.
Надписи внешних полей можно центрировать относительно надписей внутренних полей. Например на рисунке 4.12 заголовки поля Страна Получателя центрированы по вертикали относительно заголовков поля Категория, надписи Австрия Итог, Бразилия Итог отцентрированы по горизонтали. Для того чтобы отформатировать подобным образом сводную таблицу, необходимо в диалоговом окне Параметры сводной таблицы (команда Параметры таблицы меню Сводная таблица, панель инструментов Сводные таблицы), включить флажок Объединять ячейки заголовков.
Рис. 4.12. Центрирование надписей внешних полей по отношению к надписям внутренних полей
При работе со сводными таблицами можно использовать режим выделения, который называется структурным выделением. Структурное выделение сводной таблицы позволяет распространить выделение одного элемента сводной таблицы на все остальные экземпляры этого элемента.
По умолчанию структурное выделение выключено, для того чтобы использовать данный способ форматирования необходимо проделать следующие действия.
С помощью команды Выделить – Разрешить выделение, меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы сделать доступным меню структурного выделения.
В открывшемся меню структурного выделения выбрать элементы выделения: Выделить – Только заголовки, Только данные, Данные и заголовки.
Например, на рисунке 4.12 выделены данные и заголовки итогов по стране (Австрия Итог, Бразилия Итог и т. д.).
4.5. Сортировка и группировка элементов сводных таблиц.
При использовании обычной команды Сортировки меню Данные Excel сортирует все экземпляры элементов поля и сохраняет этот порядок сортировки при преобразовании таблицы.
Например, если в сводной таблице, показанной на рисунке 4.12, нужно расположить все категории товаров в обратном алфавитном порядке, необходимо выделить любой элемент поля Категория, выбрать команду Сортировка в меню Данные, установить переключатель По убыванию. После чего изменится порядок отображения категорий товаров во всех местах сводной таблицы, где эти элементы встречаются.
Кроме обычной сортировки Excel предоставляет возможность сортировать элементы одного поля сводной таблицы в порядке возрастания или убывания значений другого поля сводной таблицы. Например, на рисунке 4.13 элементы поля Категория, каждой группы Страны получателя, расположены в порядке возрастания данных Сумма по полю Стоимость заказа – Общий итог.
Рис. 4.13. Автосортировка поля Категория
Такой порядок сортировки имеет преимущество перед обычной сортировкой и называется автосортировкой. Для того чтобы использовать автовортировку, необходимо выполнить следующие действия.
Выделить ячейку любого элемента поля или кнопку поля, которое необходимо сортировать (в рассматриваемом примере рисунка 4.13 – поле Категория).
Нажать кнопку Параметры поля на панели инструментов Сводные таблицы или выбрать аналогичную команду в меню Сводная таблица.
В открывшемся диалоговом окне Вычисление поля сводной таблицы (см. рис. 4.7) нажать клавишу Дополнительно.
В окне диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы, показанном на рисунке 4.14, установить переключатель по возрастанию (или по убыванию), а затем в свернутом списке с помощью поля выбрать поле, значения которого будут использоваться при автосортировке.
Рис. 4.14. Установка автосортировки с помощью диалогового окна Дополнительные параметры поля сводной таблицы
В рассматриваемом примере основанием для сортировки поля Категория буду служить значения поля Сумма по полю Стоимость заказа.
С помощью этого же диалогового окна (см. рис. 4.14) можно отобразить только несколько наибольших или наименьших элементов поля, основываясь на значениях в области данных сводной таблицы. Для этого необходимо, выделив ячейку элемента нужного поля, открыть описанным ранее способом диалоговое окно Дополнительные параметры поля сводной таблицы, включить Автоотображение лучшей десятки и установить количество наибольших или наименьших отображаемых элементов.
Если в структуре сводной таблицы несколько полей поместить на ось строк или столбцов, то Excel автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка внешнего поля. Например, на рисунке 4.12 элементы поля Категория сгруппированы для каждого элемента поля Страна получателя, по которому добавлен промежуточный итог по группе элементов внутреннего поля.
Кроме того, в случае необходимости Excel позволяет осуществлять группировку:
выбранных элементов полей на оси строк или столбцов;
числовых элементов полей, размещенных на оси строк или столбцов;
по временным диапазонам поля даты, помещенного на оси строк или столбцов.
Для того чтобы сгруппировать выбранные элементы, необходимо:
выделить элементы полей, находящихся на осях, которые нужно группировать;
выбрать команду Группировать в подменю Группа и структура, меню Данные.
В результате будет создано новое поле, в котором выделенные элементы будут сгруппированы в группу с именем Группа1 (см. рис. 4.15).
Рис. 4.15. Создание группы элементов Кондитерские изделия, Напитки и Фрукты
Можно скрыть элементы группы, дважды щелкнув мышью на имени группы (Группа1); чтобы снова вывести элементы группы на экран, необходимо дважды щелкнуть мышью по заголовку группы еще раз. Кроме того, для скрытия или отображения элементов группы используются команды Скрыть детали и Отобразить детали меню Данные, подменю Группа и структура.
Полностью удалить из таблицы поле, содержащее элементы группы, можно, перетащив заголовок поля за пределы таблицы, на рисунке 4.15 это поле Категория.
В случае необходимости, можно поменять имя группы, изменив значение любой ячейки, содержащей имя данной группы. В приведенном примере рисунка 4.15 это ячейка A3.
Чтобы сгруппировать числовые элементы поля, размещенного на оси строк или оси столбцов, необходимо поставить указатель ячейки на любой элемент поля и выбрать команды Группировать в подменю Группа и структура меню Данные. В высветившемся диалоговом окне Группирования, аналогичном показанном на рисунке 4.16, указать шаг группировки числовых данных, первый и последний группируемый элемент.
Рис. 4.16. Группировка числовых элементов поля
Группировка элементов по временным диапазонам производится в том случае, если поле на оси строк или страниц содержит данные типа дата, время. Такой тип данных группируется аналогично числовым элементам, только в выводимом на экран, в результате применение команды Группировать, диалоговом окне Группирование (см. рис. 4.17) необходимо вы- брать временные интервалы группировки от секунды до года.
Рис. 4.17. Группировка поля даты
Для того чтобы удалить все группы и вернуть поле к несгруппированному, виду нужно поставить указатель ячейки на любой сгруппированный элемент и выбрать команду Разгруппировать в меню Данные, подменю Группа и структура.